ست نصائح لمؤتمرات الفيديو: تجنب الأخطاء الشائعة

تشير الإحصائيات إلى أنه منذ تفشي وباء فيروس كورونا، زاد الاهتمام باتصالات الفيديو حول العالم.

نمت بشكل ملحوظ.يراقب البائعون النبض ويقدمون شروطا أكثر ملاءمة للمشتركين، في حين أن قيمة أسهمهم آخذة في النمو (المثال الأكثر وضوحا هو شركة زووم، التي أصبحت أوراقها المالية أكثر تكلفة بنسبة 15٪). إن مزايا الاتصال عن بعد واضحة: يتم تقليل خطر الإصابة بمرض خطير إلى الصفر، ولا تتأثر إنتاجية الاتصال على الإطلاق، وأحيانا، على العكس من ذلك، تصبح أعلى. تُعقد الاجتماعات وجلسات التخطيط وعروض المنتجات والمقابلات والاجتماعات مع العملاء والشركاء عبر الإنترنت. ومن بين المزايا الرئيسية للاجتماعات عن بعد، بالإضافة إلى السلامة الصحية، توفير الوقت والمال، فضلاً عن الوظائف المريحة للتواصل والعمل.

ومع ذلك ، إذا لم تصبح مكالمة الفيديو لك بعدأداة الاتصال المعتادة ، ثم المشاكل التقنية المحتملة قد تسبب القلق. ماذا لو لم يكن بالإمكان سماعك أو رؤيتك ، تجمد جهاز الكمبيوتر ، وبدأ جهاز ثقب الصخور في العمل خارج النافذة ويتداخل مع المحادثة؟ نحن نقدم لك 6 عمليات اختراق للحياة ستساعد على تجنب المواقف المحرجة وتجعل الاجتماعات في وضع الفيديو مثمرة ومريحة قدر الإمكان.

1. الاقتراب بمسؤولية اختيار الكاميرا وسماعة الرأس


</ img>

مهما كنت تحب AirPods الخاصة بك ، أثناءيجب التخلي عن مؤتمرات الفيديو. لن توفر سماعات الرأس التي تحتوي على اتصال لاسلكي أو مقبس مقاس 3.5 مم الجودة اللازمة للاتصال أثناء محادثة العمل. في مثل هذه الأجهزة ، تركز جودة التقاط الصوت على الأغراض المنزلية ، ويتم الإعلان عن الميكروفونات "للعرض" فقط. إذا كنت تريد التركيز على قضايا العمل ، بدلاً من الاستماع إلى كل كلمة لمحاورك أو تكرار الملاحظات المنقولة بشكل غير مسموع عدة مرات ، فاستخدم الأجهزة الطرفية السلكية USB.

في كثير من الأحيان ، يدعم الحد من الضوضاء ،وهو أمر ضروري ببساطة عند العمل في بيئة حضرية حيث يمكن أن تؤدي ضجة المرور وأعمال الإصلاح إلى تدهور جودة المحادثة إلى حد كبير ، وكذلك في المكاتب المفتوحة أو العمل الجماعي. وإذا كنت قلقًا بشأن توفر مثل هذه المعدات ، فإننا نسارع إلى طمأنتك: لم تكن أسعار سماعة جيدة جيدة لفترة طويلة ، ويتم بيعها في أي متجر إلكترونيات. ينطبق الشيء نفسه على الكاميرات - حتى الموديلات غير المكلفة ستوفر لك صورة أفضل بكثير من كاميرا الكمبيوتر المحمول المدمجة.

2. ضع الكمبيوتر في حالة تأهب

جودة الفيديو لا تعتمد فقط على السرعةاتصال إنترنت أو كاميرا عالية الجودة ، ولكن أيضًا على أداء جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لتجنب الانقطاعات الصوتية أو انحطاط الصورة ، أغلق التطبيقات التي تستخدم الكثير من ذاكرة الوصول العشوائي - المتصفحات التي تحتوي على العديد من علامات التبويب أو Photoshop - قبل المؤتمر.

قد تنشأ صعوبات أيضًا بسبب الفتحالتطبيقات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك والتي يمكنها الوصول إلى الكاميرا الخاصة بك. إذا لم تكن مرئيًا أثناء مؤتمر الفيديو، لكنك تعلم على وجه اليقين أن الجهاز متصل ويعمل بشكل صحيح، فتحقق من البرامج الأخرى قيد التشغيل - ربما تستخدم الكاميرا برنامجًا آخر لاتصالات الفيديو، أو تطبيقًا لتسجيل مقاطع الفيديو أو التقاط الصور. والأفضل من ذلك &#8211; قم بإيقاف تشغيل مثل هذه البرامج قبل بدء المؤتمر حتى لا تضيع الوقت في البحث عن المشكلات وإصلاحها أثناء المكالمة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تقلق بشأن الجودة.وأمن اتصال الإنترنت. نوصي باتصال شبكة سلكية ، وفي الحالات التي يكون فيها من المستحيل استخدامها (على سبيل المثال ، عند العمل في العمل الجماعي) ، اتصال wifi يتطلب كلمة مرور ويضمن جودة اتصال جيدة. ومع ذلك ، إذا كنت ستناقش معاملة مهمة وتبادل ملفات لا يمكنك قبولها لأطراف ثالثة بأي شكل من الأشكال ، فسيتعين عليك رفض استخدام الشبكة العامة. بعد كل شيء ، لا يمكنك أبدًا معرفة ما إذا كان المهاجم يجلس على الطاولة التالية ، وهو قادر على اختراق محادثتك ، والوصول إلى البيانات الشخصية وأنظمة الدفع.

3. استخدام أدوات التعاون


</ img>

"الأفضل أن ترى مرة واحدة" هي القاعدة التيتطبيق فعال لعقد مؤتمرات الفيديو. بعد كل شيء ، من الملائم أكثر عرض رسم بياني لنمو المبيعات أو تخطيط صفحة نهائي من محاولة وصفها. يتم استكمال حلول مؤتمرات الفيديو الحديثة لهذه الأغراض بأدوات تعاون ملائمة - عرض شاشة الكمبيوتر أو عرض العروض التقديمية ، وتسجيل مؤتمرات الفيديو ، والقدرة على التواصل في غرف الدردشة والوظائف الأخرى.

استعد لمكالمة فيديو مع عميل ، أبلغقبل الرئيس أو الإعلان عن منتج جديد ، ولكن ليس لديك الوقت لتقديم عرض تقديمي؟ لا داعي للذعر ولا تضيع الوقت في إعداد الشرائح "على ركبتيك" - ما عليك سوى إظهار محاوريك سطح المكتب بالكامل مع جميع المعلومات الضرورية. تسمح لك بعض حلول مؤتمرات الفيديو ببث نوافذ التطبيقات المتخصصة - على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى عرض تخطيط أو نموذج ثلاثي الأبعاد معقد. في الوقت نفسه ، ليس فقط التطورات الغربية لديها مثل هذه الوظائف ، على سبيل المثال ، في حل اتصال الفيديو TrueConf.

4. تدوين الملاحظات خلال مؤتمر بالفيديو


</ img>

انتهى الاجتماع الطويل والفعال ، أنتجمعت لتبسيط المعلومات الجديدة وأدركت فجأة أنه لا يمكنك القيام بذلك. تبدو الإدخالات المكتوبة بخط اليد في اليوميات وكأنها رمز ، وتم نسيان المعلومات التي كنت تأمل في تذكرها ، ولم يكتب زملاؤك أي شيء على الإطلاق ، لذلك لا يوجد أحد يطرح السؤال. موقف مألوف؟ لا تسمح بتكرارها: تأكد من الاحتفاظ ببروتوكول ولاحظ فيه جميع الاتفاقات والقرارات المتخذة والأفكار الجديدة. هذا سيوفر وقتك بشكل كبير ويسمح لك بعدم إغفال أي شيء.

الآن هناك العديد من البرامج التيعرض إنشاء ملاحظات تلقائيًا أثناء مؤتمرات الفيديو ، ولكن استخدامها ليس له ما يبرره دائمًا. لا تزال خوارزميات الأتمتة لا تعمل بشكل جيد كما وعد المطورون ، وتكلفة البرامج عالية جدًا. لإنشاء ملاحظات ، من الممكن تمامًا استخدام الدردشة الجماعية المضمنة في حل مؤتمرات الفيديو ، حيث سيتمكن جميع المشاركين من إبداء التعليقات اللازمة.

بعد الاجتماع ، يمكنك ترك الملاحظاتفرز وإرسال إلى المشاركين عن طريق البريد. ابدأ بمناقشة بروتوكول الاجتماع المجدول التالي ، وتحقق من جاهزية المهام ، والتقدم في تنفيذها ، أو ناقش القضايا التي أثيرت.

5. خلق جو عمل


</ img>

يمكنك إجراء مؤتمرات الفيديو في المنزل ، خاصةإذا كانت مدينتك معزولة أو لا تحب زيارة المكتب. في مثل هذه الحالة ، اختر تطبيقًا يسمح لك بعدم الخروج من سير العمل والحفاظ على جدية المفاوضات. تدعم بعض حلول VKS (Zoom و TrueConf) استبدال الخلفية خلف ظهرك أثناء التنقل - ما عليك سوى اختيار غرفة بجدار عادي. حذر أيضًا أحبائك من الظهور بغير قصد في الإطار أو تشتيت انتباهك ومحاوريك بأسئلة صاخبة حول السندويشات والقهوة.

قبل الرد على مكالمة فيديو واردة ، تأكد من نظافة مكتبك. سيساعدك ذلك على التركيز على مهام العمل ، كما يوفر عليك من إنشاء أصوات غير ضرورية أثناء التواصل.

6. قم بالاختيار من إنشاء المؤتمرات على الطاير


</ img>

مؤتمرات الفيديو المجدولةالجدول الزمني أصبح شيئًا من الماضي تدريجيًا. هذا بسبب تعقيد الإجراء: تحتاج إلى تحديد جميع المعلمات الضرورية ، وإرسال الدعوات ، والتأكد من تلقي الجميع لها والانضمام إلى المحادثة بأمان في الوقت المحدد. علاوة على ذلك ، فإن أي تعديلات تتطلب تكرار خطوات معينة وتعقيد العملية.

إنه أكثر ملاءمة لاستخدام البرامجبرنامج يعرض حالة محاوريك (غير متصل بالإنترنت أو متصل أو مشغول أو ما إلى ذلك) ويدعوهم إلى المحادثة "بسرعة" بمجرد بضع نقرات. بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك الحالة على تحديد ما إذا كنت تريد الاتصال بموظف بعيد في الوقت الحالي - في هذه الحالة ، لن تشتت انتباهه أثناء اجتماع مهم أو رحلة أثناء القيادة.

في المخلفات الجافة

لذلك ، بالالتزام بست توصيات فقط ، يمكنك جعل التواصل بتنسيق الفيديو مريحًا قدر الإمكان ، وإعلان نفسك أيضًا كخبير في آداب التعامل عبر الإنترنت للشركات.

  1. لا تحفظ على الكاميرا وسماعة الرأس لنفسك ولموظفيك. من الأسهل التركيز على العمل إذا لم يكن عليك أن تسأل كل خمس دقائق: "هل يمكنني أن أسمع؟"
  2. قبل مؤتمر الفيديو ، أغلق جميع التطبيقات كثيفة الاستخدام للموارد - المتصفحات التي تحتوي على عدد كبير من علامات التبويب أو Photoshop ، بالإضافة إلى البرامج التي تستخدم كاميرا الفيديو.
  3. استخدام مشاركة الشاشة ومشاركة الملفات والرسائل ومؤتمرات الفيديو وما إلى ذلك. ستعمل هذه الأدوات على زيادة فعالية الاجتماعات والعمل بشكل عام.
  4. لا تنس تدوين الملاحظات في محادثة جماعية أثناء مؤتمر فيديو وتذكير زملائك بذلك. سيكون من الأسهل تذكر معلومات جديدة والتفكير في الأفكار الواردة.
  5. لا تضيع الوقت في حجز غرفة اجتماعاتالقاعة والتنظيم المعقد لعقد مؤتمرات الفيديو لحل القضايا اليومية. قم بإنشاء مكالمات جماعية مباشرة من مكان عملك دون أي خسارة في الكفاءة.
  6. استخدم الحلول التي تتيح لك إنشاء مؤتمرات دون تخطيط مسبق &#8211; سيوفر لك هذا الوقت ويتخلص من الكثير من التأخير التنظيمي.

والأهم من ذلك - اختر برنامجًا مصممًا للاتصال المؤسسي ، وليس للمكالمات إلى العائلة والأصدقاء. نتمنى لكم محادثة فيديو ناجحة!

الصورة: Unsplash

</ p></ p>