Statistiky ukazují, že od vypuknutí epidemie koronaviru se zájem o videokomunikaci po celém světě zvýšil.
Pokud se však videohovor ještě nestal pro vásobvyklý komunikační nástroj, pak možné technické problémy mohou způsobit obavy. Co když není slyšet ani vidět, počítač zamrzne, sbíječka začne pracovat mimo okno a ruší konverzaci? Nabízíme vám 6 životních hacků, které vám pomohou vyhnout se trapným situacím a učinit schůzky v režimu videa co nejproduktivnější a nejpohodlnější.
1. Odpovědně přistupujte k výběru fotoaparátu a náhlavní soupravy
</ img>
Bez ohledu na to, jak milujete své AirPods, běhemvideokonference budou muset být zrušeny. Headsety s bezdrátovým připojením nebo 3,5 mm jack neposkytují potřebnou kvalitu komunikace během obchodní konverzace. V takových zařízeních je kvalita záznamu zvuku zaměřena na domácí účely a mikrofony jsou deklarovány pouze „pro show“. Pokud se chcete zaměřit spíše na pracovní záležitosti, než na poslouchání každého slova partnera nebo opakování neslyšitelně přenášených poznámek několikrát, použijte kabelové periferie USB.
Často podporuje redukci šumu,což je jednoduše nutné při práci v městském prostředí, kde bzučení dopravních a opravárenských prací může výrazně snížit kvalitu rozhovoru, stejně jako v kancelářích nebo spolupracovat v otevřeném prostoru. A pokud se obáváte o dostupnost takového vybavení, spěcháme, abychom vás ujistili: ceny dobrých headsetů se dlouho nekousaly a prodávají se v jakémkoli obchodě s elektronikou. Totéž platí pro fotoaparáty - dokonce i levné modely vám poskytnou mnohem lepší obraz než vestavěná kamera pro notebook.
2. Zapněte počítač
Kvalita videa závisí nejen na rychlostiPřipojení k internetu nebo kvalitní fotoaparát, ale také na výkon vašeho počítače. Abyste předešli přerušení zvuku nebo degradaci obrazu, před konferencí uzavřete aplikace, které používají velké množství paměti RAM - prohlížeče s mnoha kartami nebo Photoshop.
Potíže mohou nastat také kvůli otevřeníaplikace v počítači, které mají přístup k vašemu fotoaparátu. Pokud nejste během videokonference vidět, ale víte jistě, že je zařízení připojeno a funguje správně, zkontrolujte, jaké další programy běží – možná kamera používá jiný software pro video komunikaci, aplikaci pro nahrávání videí nebo pořizování snímků. Ještě lépe – vypněte takové programy před zahájením konference, abyste neztráceli čas hledáním a řešením problémů během hovoru.
Kromě toho byste se měli starat o kvalitu.a zabezpečení připojení k internetu. Doporučujeme kabelové síťové připojení a v případech, kdy není možné jej použít (například při práci na coworkingu), wifi připojení, které vyžaduje heslo a zajišťuje dobrou kvalitu připojení. Pokud však budete diskutovat o důležité transakci a vyměňovat si soubory, které nemůžete žádným způsobem připustit třetím stranám, budete muset veřejnou síť odmítnout. Koneckonců, nikdy nemůžete s jistotou vědět, zda útočník sedí u vedlejšího stolu, který je schopen infiltrovat vaši konverzaci, získat přístup k osobním údajům a platebním systémům.
3. Používejte nástroje pro spolupráci
</ img>
„Lepší vidět jednou“ je pravidloÚčinně aplikován na pracovní videokonference. Koneckonců, je mnohem pohodlnější ukázat graf růstu prodeje nebo dokončené rozvržení stránky, než se je pokusit popsat. Moderní videokonferenční řešení pro tyto účely jsou doplněna vhodnými nástroji pro spolupráci - demonstrace obrazovky počítače nebo prezentace, nahrávání videokonferencí, schopnost chatovat v chatovacích místnostech a další funkce.
Připravte se na videohovor s klientem, nahlastepřed šéfem nebo ohlášením nového produktu, ale nemáte čas na prezentaci? Nepropadejte panice a neztrácejte čas přípravou snímků „na kolenou“ - jen ukázejte svým partnerům celou plochu se všemi potřebnými informacemi. Některá řešení videokonferencí dokonce umožňují vysílat okna specializovaných aplikací - například pokud potřebujete ukázat rozvržení nebo složitý 3D model. Současně mají takové funkce nejen západní vývoj, například v řešení videokonference TrueConf.
4. Dělejte si poznámky během videokonference
</ img>
Dlouhé a efektivní setkání skončiloshromáždili, aby zefektivnili nové informace a najednou si uvědomili, že to nemůžete udělat. Ručně psané záznamy v deníku vypadají jako šifra, informace, na které jste doufali, že si pamatujete, jsou zapomenuté, a vaši kolegové nic nenapsali, takže se nikdo nemůže na něco zeptat. Známá situace? Nedovolte, aby se opakoval: nezapomeňte si ponechat protokol a poznamenat si v něm všechny dohody, rozhodnutí a nové nápady. To významně ušetří váš čas a umožní vám neztratit z dohledu nic.
Nyní existuje mnoho programů, kterénabízejí automatické vytváření poznámek během videokonference, ale jejich použití není vždy odůvodněné. Algoritmy automatizace stále nefungují tak, jak slibují vývojáři, a náklady na software jsou poměrně vysoké. K vytváření poznámek je docela možné použít skupinový chat zabudovaný do řešení videokonference, ve kterém všichni účastníci budou moci poskytnout potřebné komentáře.
Po schůzce můžete zanechat poznámkytřídit a posílat účastníkům poštou. Začněte diskusí o protokolu příští plánované schůzky, zkontrolujte připravenost úkolů, pokrok v jejich provádění nebo diskutujte o vzniklých problémech.
5. Vytvořte pracovní atmosféru
</ img>
Videokonference můžete vést hlavně domapokud je vaše město v karanténě nebo prostě nechcete navštívit kancelář. V takovém případě vyberte aplikaci, která vám umožní nevynechat pracovní postup a zachovat serióznost vyjednávání. Některá řešení VKS (Zoom, TrueConf) podporují nahrazení pozadí za zády za chodu - stačí si vybrat pokoj s prostou stěnou. Varujte také své blízké, aby se náhodou neobjevily v rámečku nebo aby vás a vaše partnery rušili hlasitými otázkami o sendvičích a kávě.
Před přijetím příchozího videohovoru se ujistěte, že je váš stůl čistý. To vám pomůže soustředit se na pracovní úkoly a také vás ušetří od vytváření zbytečných zvuků během komunikace.
6. Proveďte výběr vytváření konferencí za běhu
</ img>
Plánované videokonferenceČasový rozvrh se postupně stává minulostí. Je to kvůli složitosti postupu: musíte vybrat všechny potřebné parametry, rozeslat pozvánky, ujistit se, že je každý obdrží a bezpečně se připojit ke konverzaci v určený čas. Jakékoli úpravy navíc vyžadují opakování určitých kroků a proces komplikují.
Je mnohem pohodlnější používat softwaresoftware, který zobrazuje stav vašich partnerů (offline, online, zaneprázdněný atd.) a zve je do konverzace „za chodu“ pouhými několika kliknutími. Kromě toho vám stav pomůže určit, zda máte zavolat vzdálenému zaměstnanci právě teď - v tomto případě ho nebudete rušit během důležité schůzky nebo cesty během jízdy.
V suchém zbytku
Pokud tedy dodržujete pouze šest doporučení, můžete učinit komunikaci ve video formátu co nejpohodlnější a také se prohlásit za znalce firemní online etikety.
- Neukládejte na kameru a sluchátka pro sebe a své zaměstnance. Je mnohem snazší soustředit se na práci, pokud se nemusíte každých pět minut ptát: „Slyším?“
- Před videokonferencemi ukončete všechny aplikace náročné na zdroje - prohlížeče s velkým počtem karet nebo Photoshop, jakož i programy, které používají videokameru.
- Používejte sdílení obrazovky, sdílení souborů a zpráv, videokonference atd. Tyto nástroje výrazně zvýší účinnost schůzek a práce obecně.
- Během videokonference nezapomeňte dělat poznámky ve skupinovém chatu a připomenout to svým kolegům. Bude mnohem snazší zapamatovat si nové informace a zamyslet se nad přijatými nápady.
- Neztrácejte čas rezervací zasedací místnostihala a komplexní organizace videokonferencí k řešení každodenních problémů. Vytvářejte skupinové hovory přímo z vašeho pracoviště bez ztráty účinnosti.
- Používejte řešení, která vám umožní vytvářet konference bez předchozího plánování – Ušetříte tak čas a zbavíte se mnoha organizačních zdržení.
A co je nejdůležitější - vyberte software určený pro firemní komunikaci, nikoli pro volání rodinám a přátelům. Přejeme vám úspěšnou videokonferenci!
Fotografie: Unsplash
</ p></ p>