Statistikker viser, at siden udbruddet af coronavirus-epidemien er interessen for videokommunikation over hele verden steget.
Men hvis videoopkaldet endnu ikke er blevet noget for digsædvanligt kommunikationsværktøj, så kan mulige tekniske problemer give anledning til bekymring. Hvad hvis du ikke kan høres eller ses, computeren fryser, en jackhammer begynder at arbejde uden for vinduet og forstyrrer samtalen? Vi tilbyder dig 6 life hacks, som hjælper dig med at undgå pinlige situationer og gøre møder i videotilstand så produktiv og behagelig som muligt.
1. Anvend ansvarligt valget af kamera og headset
</ img>
Ligegyldigt hvordan du elsker dine AirPods, i løbet afvideokonferencer skal opgives. Headset med en trådløs forbindelse eller et 3,5 mm-stik giver ikke den nødvendige kvalitet af kommunikation under en forretningssamtale. I sådanne enheder er kvaliteten af lydoptagelse fokuseret på hjemlige formål, og mikrofoner er kun erklæret "til visning". Hvis du vil fokusere på arbejdsspørgsmål, snarere end at lytte til alle ord i din samtalepartner eller gentage uhørligt transmitterede bemærkninger flere gange, skal du bruge kablede USB-perifere enheder.
Ofte understøtter det støjreduktion,hvilket simpelthen er nødvendigt, når du arbejder i et bymiljø, hvor brummer i trafik og reparationsarbejde i høj grad kan forringe samtalenes kvalitet, såvel som i åbne rum eller kolleger. Og hvis du er bekymret for tilgængeligheden af sådant udstyr, så skynder vi os at berolige dig: Priserne for et godt headset har ikke bider i længe, og det sælges i enhver elektronikbutik. Den samme ting gælder for kameraer - selv billige modeller giver dig et meget bedre billede end det indbyggede bærbare kamera.
2. Sæt computeren på alarm
Videokvalitet afhænger ikke kun af hastighedInternetforbindelse eller kvalitetskamera, men også på computerens ydelse. For at undgå lydafbrydelser eller forringelse af billeder skal du lukke applikationer, der bruger en masse RAM - browsere med mange faner eller Photoshop - inden konferencen.
Der kan også opstå vanskeligheder på grund af åbningprogrammer på din computer, der har adgang til dit kamera. Hvis du ikke er synlig under en videokonference, men du ved med sikkerhed, at udstyret er tilsluttet og fungerer korrekt, så tjek hvilke andre programmer der kører – måske bruger kameraet andet videokommunikationssoftware, et program til at optage videoer eller tage billeder. Endnu bedre – slå sådanne programmer fra, før du starter en konference for ikke at spilde tid på at søge efter og løse problemer under et opkald.
Derudover skal du bekymre dig om kvalitet.og internetforbindelse sikkerhed. Vi anbefaler en kabelført netværksforbindelse, og i tilfælde, hvor det er umuligt at bruge den (for eksempel når du arbejder i coworking), en wifi-forbindelse, der kræver et kodeord og sikrer god forbindelseskvalitet. Men hvis du vil diskutere en vigtig transaktion og udveksle filer, som du ikke kan indrømme for tredjepart på nogen måde, bliver du nødt til at nægte at bruge det offentlige netværk. Når alt kommer til alt kan du aldrig vide med sikkerhed, om en angriber sidder ved det næste bord, der er i stand til at infiltrere din samtale, få adgang til personlige data og betalingssystemer.
3. Brug samarbejdsværktøjer
</ img>
”Bedre at se en gang” er en regel derEffektivt anvendt til arbejdende videokonferencer. Når alt kommer til alt er det meget mere praktisk at vise en graf over salgsvækst eller en færdig sidelayout end at prøve at beskrive dem. Moderne videokonferencer til disse formål suppleres med praktiske samarbejdsværktøjer - demonstrere en computerskærm eller viser præsentationer, optagelse af videokonferencer, muligheden for at chatte i chatrum og andre funktioner.
Bliv klar til et videoopkald med en klient, rapporterfør chefen eller annonceringen af et nyt produkt, men har du ikke tid til at lave en præsentation? Gå ikke i panik og spild ikke tid på at forberede dias "på dine knæ" - bare vis dine samtalepartnere hele skrivebordet med al den nødvendige information. Nogle videokonferencer giver dig endda mulighed for at udsende vinduer med specialiserede applikationer - for eksempel hvis du har brug for at vise et layout eller en kompleks 3D-model. På samme tid har ikke kun vestlige udviklinger en sådan funktionalitet, f.eks. I TrueConf-videokommunikationsløsningen.
4. Tag notater under en videokonference
</ img>
Det lange og effektive møde er forbi, digsamlet for at strømline ny information og pludselig indså, at du ikke kan gøre dette. De håndskrevne poster i dagbogen ser ud som en kode, de oplysninger, du håbede på at huske, er glemt, og dine kolleger skrev overhovedet ikke noget, så der er ingen til at stille spørgsmålet. En velkendt situation? Lad ikke den gentages: Sørg for at opbevare en protokol og notere den alle aftaler, beslutninger og nye ideer. Dette sparer din tid betydeligt og giver dig mulighed for ikke at miste noget af syne.
Nu er der mange programmer, dertilbyder at automatisk oprette noter under videokonferencer, men deres anvendelse er ikke altid berettiget. Automatiseringsalgoritmer fungerer stadig ikke så godt, som udviklerne lover, og omkostningerne til software er ganske høje. For at oprette noter er det meget muligt at bruge den gruppechat, der er indbygget i videokonferenceløsningen, hvor alle deltagere vil være i stand til at give de nødvendige kommentarer.
Efter mødet kan du efterlade notatersorter og send til deltagerne pr. mail. Start med at diskutere protokollen fra det næste planlagte møde, kontroller, om opgaverne er klar, fremskridt med deres implementering eller diskuter de problemer, der er opstået.
5. Skab en arbejdsatmosfære
</ img>
Du kan især gennemføre videokonferencer derhjemmehvis din by er i karantæne, eller du bare ikke kan lide at besøge kontoret. I en sådan situation skal du vælge en applikation, der giver dig mulighed for ikke at falde ud af arbejdsgangen og bevare alvoret i forhandlingerne. Nogle VKS-løsninger (Zoom, TrueConf) understøtter erstatning af baggrunden bag ryggen på farten - du skal bare vælge et rum med en almindelig væg. Advar også dine kære om ikke at komme til syne i rammen eller distrahere dig og dine samtalepartnere med høje spørgsmål om sandwich og kaffe.
Før du besvarer et indgående videoopkald, skal du sørge for, at dit skrivebord er rent. Dette vil hjælpe med at koncentrere dig om arbejdsopgaver og også spare dig for at skabe unødvendige lyde under kommunikationen.
6. Gør valget mellem at oprette konferencer på farten
</ img>
Planlagt videokonferencePlanlægning bliver gradvist fortiden. Dette skyldes procedurens kompleksitet: du skal vælge alle de nødvendige parametre, sende invitationer, sørge for, at alle modtager dem og sikkert deltager i samtalen på det aftalte tidspunkt. Desuden kræver enhver justering gentagelse af visse trin og komplicerer processen.
Det er meget mere praktisk at bruge softwaresoftware, der viser status for dine samtalepartnere (offline, online, optaget osv.) og inviterer dem til samtale “på farten” med bare et par klik. Derudover hjælper status dig med at bestemme, om du skal ringe til en ekstern medarbejder lige nu - i dette tilfælde vil du ikke distrahere ham under et vigtigt møde eller en tur under kørslen.
I den tørre rest
Så hvis du kun overholder seks anbefalinger, kan du gøre kommunikation i videoformat så behageligt som muligt og også erklære dig selv som en kenderen af virksomhedens online etikette.
- Gem ikke kameraet og headsettet for dig selv og dine medarbejdere. Det er meget lettere at koncentrere sig om arbejde, hvis du ikke behøver at spørge hvert femte minut: "Kan jeg høre?"
- Før videokonference, skal du lukke alle ressourceintensive applikationer - browsere med et stort antal faner eller Photoshop, såvel som programmer, der bruger videokameraet.
- Brug skærmdeling, deling af filer og meddelelser, videokonferencer osv. Disse værktøjer vil øge effektiviteten af møder og arbejde generelt.
- Glem ikke at tage notater i en gruppechat under en videokonference og mind dine kolleger om det. Det vil være meget lettere at huske ny information og reflektere over de modtagne ideer.
- Spild ikke tid med at booke et mødelokalehallen og den komplekse organisering af videokonferencer til at løse daglige problemer. Opret gruppeopkald lige fra din arbejdsplads uden tab af effektivitet.
- Brug løsninger, der giver dig mulighed for at oprette konferencer uden forudgående planlægning – Dette vil spare dig tid og slippe af med en masse organisatoriske forsinkelser.
Og vigtigst af alt - vælg software designet til virksomhedskommunikation og ikke til opkald til familie og venner. Vi ønsker dig en vellykket videokonference!
Foto: Unsplash
</ p></ p>