Οι στατιστικές δείχνουν ότι από την αρχή της επιδημίας του κοροναϊού, υπήρξε ενδιαφέρον για τηλεδιάσκεψη σε όλο τον κόσμο
Ωστόσο, εάν η βιντεοκλήση δεν έχει γίνει ακόμη για εσάςσυνήθης μέσο επικοινωνίας, τότε πιθανά τεχνικά προβλήματα μπορεί να προκαλέσουν ανησυχία. Τι συμβαίνει αν δεν μπορείτε να ακουστεί ή να δει, ο υπολογιστής παγώνει, ένα jackhammer αρχίζει να εργάζεται έξω από το παράθυρο και παρεμβαίνει στη συνομιλία; Σας προσφέρουμε 6 ζωντανές αμυχές που θα σας βοηθήσουν να αποφύγετε δυσάρεστες καταστάσεις και να κάνετε συναντήσεις σε λειτουργία βίντεο όσο το δυνατόν πιο παραγωγικές και άνετες.
1. Προσέξτε υπεύθυνα την επιλογή της φωτογραφικής μηχανής και των ακουστικών
</ img>
Ανεξάρτητα από το πόσο αγαπάτε τα AirPods σας, κατά τη διάρκειαθα πρέπει να εγκαταλειφθεί η τηλεδιάσκεψη. Ακουστικά με ασύρματη σύνδεση ή υποδοχή 3,5 mm δεν θα παρέχουν την απαραίτητη ποιότητα επικοινωνίας κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής συνομιλίας. Σε τέτοιες συσκευές, η ποιότητα της λήψης ήχου επικεντρώνεται σε οικιακούς σκοπούς και τα μικρόφωνα δηλώνονται μόνο "για εμφάνιση". Αν θέλετε να επικεντρωθείτε σε θέματα εργασίας, αντί να ακούτε πολλές λέξεις του συνομιλητή ή να επαναλαμβάνετε πολλές φορές μη διαβασμένες παρατηρήσεις, χρησιμοποιήστε ενσύρματα περιφερειακά USB.
Συχνά, υποστηρίζει τη μείωση του θορύβου,η οποία είναι απλά απαραίτητη όταν εργάζεστε σε ένα αστικό περιβάλλον όπου το βόμβο της κυκλοφορίας και των εργασιών επισκευής μπορεί να υποβαθμίσει σε μεγάλο βαθμό την ποιότητα της συνομιλίας, καθώς και σε γραφεία ανοιχτού χώρου ή συνεργάτες. Και αν ανησυχείτε για τη διαθεσιμότητα τέτοιου εξοπλισμού, τότε σπεύδουμε να σας καθησυχάσουμε: οι τιμές για ένα καλό ακουστικό δεν δαγκώνουν για μεγάλο χρονικό διάστημα και πωλούνται σε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό κατάστημα. Το ίδιο ισχύει για τις κάμερες - ακόμη και τα φθηνά μοντέλα θα σας δώσουν μια πολύ καλύτερη εικόνα από την ενσωματωμένη κάμερα φορητού υπολογιστή.
2. Βάλτε τον υπολογιστή σε ειδοποίηση
Η ποιότητα του βίντεο εξαρτάται όχι μόνο από την ταχύτηταΣύνδεση στο Internet ή κάμερα ποιότητας, αλλά και στην απόδοση του υπολογιστή σας. Για να αποφύγετε τις διακοπές ήχου ή την υποβάθμιση εικόνας, κλείστε εφαρμογές που χρησιμοποιούν πολλές μνήμες RAM - με πολλές καρτέλες ή Photoshop - πριν από τη διάσκεψη.
Δυσκολίες μπορεί επίσης να προκύψουν λόγω εφαρμογών ανοιχτών στον υπολογιστή που έχουνΕάν δεν μπορείτε να εμφανιστείτε κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης, αλλά γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι ο εξοπλισμός είναι συνδεδεμένος και λειτουργείΣωστά, ελέγξτε ποια άλλα προγράμματα εκτελούνται – η κάμερα μπορεί να χρησιμοποιείΆλλο λογισμικό τηλεδιάσκεψης, εφαρμογή εγγραφής βίντεο ή στιγμιότυπου.Ακόμα καλύτερα, απενεργοποιήστε τέτοια προγράμματα πριν από την έναρξη του συνεδρίου, ώστε να μην χάνετε χρόνο αναζητώντας και διορθώνοντας το πρόβλημα κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Επιπλέον, θα πρέπει να ανησυχείτε για την ποιότητα.και ασφάλεια σύνδεσης στο διαδίκτυο. Συνιστούμε μια ενσύρματη σύνδεση δικτύου και σε περιπτώσεις όπου είναι αδύνατη η χρήση της (για παράδειγμα, όταν εργάζεστε σε συνεργασία), μια σύνδεση wifi που απαιτεί κωδικό πρόσβασης και εξασφαλίζει καλή ποιότητα σύνδεσης. Ωστόσο, εάν πρόκειται να συζητήσετε μια σημαντική συναλλαγή και να ανταλλάξετε αρχεία που δεν μπορείτε να δεχτείτε σε τρίτους με οποιονδήποτε τρόπο, θα πρέπει να αρνηθείτε να χρησιμοποιήσετε το δημόσιο δίκτυο. Εξάλλου, δεν μπορείτε ποτέ να ξέρετε με βεβαιότητα αν ένας επιτιθέμενος κάθεται στο επόμενο τραπέζι, ο οποίος είναι σε θέση να διεισδύσει στη συνομιλία σας, να αποκτήσει πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα και συστήματα πληρωμών.
3. Χρησιμοποιήστε εργαλεία συνεργασίας
</ img>
"Καλύτερα να δεις μια φορά" είναι ένας κανόνας πουΕφαρμόζεται αποτελεσματικά στη συνεργατική τηλεδιάσκεψη. Μετά από όλα, είναι πολύ πιο βολικό να παρουσιάσετε ένα γράφημα αύξησης των πωλήσεων ή μια τελική διάταξη σελίδας από ό, τι προσπαθείτε να τα περιγράψετε. Οι σύγχρονες λύσεις βιντεοδιάσκεψης για αυτούς τους σκοπούς συμπληρώνονται με βολικά εργαλεία συνεργασίας, που αποδεικνύουν οθόνη υπολογιστή ή παρουσιάζουν παρουσιάσεις, μαγνητοσκοπήσεις βίντεο, συζητήσεις σε chat rooms και άλλες λειτουργίες.
Ετοιμαστείτε για μια κλήση βίντεο με έναν πελάτη, αναφοράπριν από το αφεντικό ή την ανακοίνωση ενός νέου προϊόντος, αλλά δεν έχετε χρόνο να κάνετε μια παρουσίαση; Μην πανικοβάλλεστε και μην χάνετε χρόνο προετοιμάζοντας διαφάνειες "στα γόνατά σας" - απλά δείξτε στους συνομιλητές σας ολόκληρη την επιφάνεια εργασίας με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Ορισμένες λύσεις τηλεδιάσκεψης σας επιτρέπουν ακόμη και να μεταδώσετε παράθυρα εξειδικευμένων εφαρμογών - για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε μια διάταξη ή ένα πολύπλοκο 3D μοντέλο. Ταυτόχρονα, όχι μόνο οι δυτικές εξελίξεις έχουν τέτοια λειτουργικότητα, για παράδειγμα, στη λύση επικοινωνίας βίντεο TrueConf.
4. Πάρτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης
</ img>
Η μακρά και αποτελεσματική συνάντηση έχει τελειώσει, εσύσυγκεντρώθηκαν για να βελτιστοποιήσουν τις νέες πληροφορίες και ξαφνικά συνειδητοποίησαν ότι δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό. Οι χειρόγραφες καταχωρήσεις στο ημερολόγιο μοιάζουν με έναν κρυπτογραφημένο κώδικα, οι πληροφορίες που ελπίζατε να θυμάστε ξεχαστούν και οι συνάδελφοί σας δεν έγραψαν τίποτα, οπότε δεν υπάρχει κανένας που να θέτει την ερώτηση. Μια γνωστή κατάσταση; Μην επιτρέπετε να επαναληφθεί: σιγουρευτείτε ότι διατηρείτε ένα πρωτόκολλο και σημειώστε σε αυτό όλες τις συμφωνίες, τις αποφάσεις και τις νέες ιδέες. Αυτό θα σώσει σημαντικά το χρόνο σας και θα σας επιτρέψει να μην χάσετε τίποτα.
Τώρα υπάρχουν πολλά προγράμματα πουπροσφέρουν αυτόματα τη δημιουργία σημειώσεων κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης, αλλά η χρήση τους δεν είναι πάντοτε δικαιολογημένη. Οι αλγόριθμοι αυτοματισμού εξακολουθούν να μην λειτουργούν καθώς οι προγραμματιστές υπόσχονται και το κόστος του λογισμικού είναι αρκετά υψηλό. Για να δημιουργήσετε σημειώσεις, είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιήσετε την ομαδική συζήτηση ενσωματωμένη στη λύση βιντεοδιάσκεψης, στην οποία όλοι οι συμμετέχοντες θα μπορούν να δώσουν τα απαραίτητα σχόλια.
Μετά τη συνάντηση, μπορείτε να αφήσετε σημειώσειςταξινόμηση και αποστολή στους συμμετέχοντες μέσω ταχυδρομείου. Ξεκινήστε συζητώντας το πρωτόκολλο της επόμενης προγραμματισμένης συνάντησης, ελέγξτε την ετοιμότητα των εργασιών, την πρόοδο στην εφαρμογή τους ή συζητήστε τα θέματα που έχουν προκύψει.
5. Δημιουργήστε ατμόσφαιρα εργασίας
</ img>
Μπορείτε να πραγματοποιήσετε τηλεδιασκέψεις στο σπίτι, ειδικάεάν η πόλη σας βρίσκεται σε καραντίνα ή απλά δεν σας αρέσει να επισκέπτεστε το γραφείο. Σε μια τέτοια περίπτωση, επιλέξτε μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να μην πέσετε από τη ροή εργασίας και να διατηρήσετε τη σοβαρότητα των διαπραγματεύσεων. Ορισμένες λύσεις VKS (Zoom, TrueConf) υποστηρίζουν την αντικατάσταση του φόντου πίσω από την πλάτη σας - απλά πρέπει να επιλέξετε ένα δωμάτιο με απλό τοίχο. Προειδοποιήστε επίσης τους αγαπημένους σας να μην εμφανίζονται τυχαία στο πλαίσιο ή να σας αποσπά την προσοχή από τους συνομιλητές σας με δυνατά ερωτήματα σχετικά με σάντουιτς και καφέ.
Πριν απαντήσετε σε μια εισερχόμενη κλήση βίντεο, βεβαιωθείτε ότι το γραφείο σας είναι καθαρό. Αυτό θα σας βοηθήσει να επικεντρωθείτε στα καθήκοντα εργασίας και επίσης να σας αποτρέψουμε από τη δημιουργία περιττών ήχων κατά την επικοινωνία.
6. Κάντε την επιλογή της δημιουργίας διασκέψεων εν πτήσει
</ img>
Προγραμματισμένη τηλεδιάσκεψηΤο πρόγραμμα γίνεται σταδιακά ένα παρελθόν. Αυτό οφείλεται στην πολυπλοκότητα της διαδικασίας: πρέπει να επιλέξετε όλες τις απαραίτητες παραμέτρους, να στείλετε προσκλήσεις, να βεβαιωθείτε ότι όλοι τους λαμβάνουν και να συνδεθούν με ασφάλεια στην συζήτηση εγκαίρως. Επιπλέον, οποιεσδήποτε προσαρμογές απαιτούν την επανάληψη ορισμένων βημάτων και περιπλέκουν τη διαδικασία.
Είναι πολύ πιο βολικό να χρησιμοποιείτε λογισμικόλογισμικό που εμφανίζει την κατάσταση των συνομιλητών σας (εκτός σύνδεσης, σε απευθείας σύνδεση, απασχολημένος κλπ.) και να τους προσκαλέσετε να συνομιλήσουν "με το χέρι" με μερικά μόνο κλικ. Επιπλέον, η κατάσταση θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε αν θα καλέσετε έναν απομακρυσμένο υπάλληλο αυτή τη στιγμή - σε αυτή την περίπτωση, δεν θα τον αποσπάσετε από απόσταση κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής συνάντησης ή ενός ταξιδιού κατά την οδήγηση.
Στο ξηρό υπόλειμμα
Έτσι, ακολουθώντας μόνο έξι συστάσεις, μπορείτε να κάνετε την επικοινωνία σε μορφή βίντεο όσο το δυνατόν πιο άνετη και επίσης να δηλώσετε τον εαυτό σας ως γνώστη της εταιρικής ηλεκτρονικής εθιμοτυπίας.
- Μην αποθηκεύετε τη φωτογραφική μηχανή και τα ακουστικά για τον εαυτό σας και τους υπαλλήλους σας. Είναι πολύ πιο εύκολο να επικεντρωθείτε στην εργασία εάν δεν χρειάζεται να ρωτήσετε κάθε πέντε λεπτά: "Μπορώ να ακούσω;"
- Πριν από την τηλεδιάσκεψη, κλείστε όλες τις εφαρμογές έντασης πόρων - προγράμματα περιήγησης με μεγάλο αριθμό καρτελών ή Photoshop, καθώς και προγράμματα που χρησιμοποιούν τη βιντεοκάμερα.
- Χρησιμοποιήστε κοινή χρήση οθόνης, κοινή χρήση αρχείων και μηνυμάτων, τηλεδιάσκεψη κ.λπ. Αυτά τα εργαλεία θα αυξήσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα των συναντήσεων και την εργασία γενικά.
- Μην ξεχάσετε να σημειώνετε σε ομαδική συνομιλία κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης και να υπενθυμίζετε στους συναδέλφους σας για αυτό. Θα είναι πολύ πιο εύκολο να θυμάστε νέες πληροφορίες και να αναλογιστείτε τις ιδέες που έλαβε.
- Μην χάσετε χρόνο κράτηση αίθουσα συνεδριάσεωντην αίθουσα και τη σύνθετη οργάνωση της τηλεδιάσκεψης για την επίλυση καθημερινών προβλημάτων. Δημιουργήστε ομαδικές κλήσεις απευθείας από το χώρο εργασίας σας χωρίς απώλειες στην αποδοτικότητα.
- Χρησιμοποιήστε λύσεις που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε συνέδρια χωρίς προηγούμενο προγραμματισμό - αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα απαλλαγείτε απόπολλές οργανωτικές καθυστερήσεις.
Και το πιο σημαντικό - επιλέξτε λογισμικό σχεδιασμένο για εταιρική επικοινωνία και όχι για κλήσεις προς την οικογένεια και τους φίλους. Σας ευχόμαστε μια επιτυχημένη τηλεδιάσκεψη!
Φωτογραφία: Unsplash
</ p></ p>