Las estadísticas muestran que desde el estallido de la epidemia de coronavirus ha aumentado el interés por la comunicación por vídeo en todo el mundo.
Sin embargo, si la videollamada aún no es para tiherramienta de comunicación habitual, entonces los posibles problemas técnicos pueden causar preocupación. ¿Qué sucede si no puede ser escuchado o visto, la computadora se congela, un martillo neumático comienza a funcionar fuera de la ventana e interfiere con la conversación? Le ofrecemos 6 trucos para la vida que ayudarán a evitar situaciones embarazosas y hacer que las reuniones en modo video sean lo más productivas y cómodas posible.
1. Abordar responsablemente la elección de cámara y auriculares
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No importa cómo ames tus AirPods, durantela videoconferencia tendrá que ser abandonada. Los auriculares con conexión inalámbrica o un conector de 3,5 mm no proporcionarán la calidad de comunicación necesaria durante una conversación de negocios. En tales dispositivos, la calidad de la captura de sonido se centra en fines domésticos, y los micrófonos se declaran solo "para mostrar". Si desea centrarse en los problemas de trabajo, en lugar de escuchar cada palabra del interlocutor o repetir las observaciones transmitidas de forma inaudible varias veces, use periféricos USB con cable.
A menudo, es compatible con la reducción de ruido,lo cual es simplemente necesario cuando se trabaja en un entorno urbano donde el ruido del tráfico y los trabajos de reparación pueden degradar en gran medida la calidad de la conversación, así como en oficinas de espacios abiertos o coworking. Y si le preocupa la disponibilidad de dicho equipo, entonces nos apresuramos a asegurarle: los precios de un buen auricular no han sido elevados durante mucho tiempo, pero se venden en cualquier tienda de electrónica. Lo mismo se aplica a las cámaras: incluso los modelos económicos le proporcionarán una imagen mucho mejor que la cámara para computadora portátil incorporada.
2. Poner la computadora en alerta
La calidad del video depende no solo de la velocidadConexión a Internet o cámara de calidad, pero también en el rendimiento de su computadora. Para evitar interrupciones de audio o degradación de la imagen, cierre las aplicaciones que usan mucha RAM (navegadores con muchas pestañas o Photoshop) antes de la conferencia.
También pueden surgir dificultades debido a la apertura.aplicaciones en su computadora que tengan acceso a su cámara. Si no está visible durante una videoconferencia, pero está seguro de que el equipo está conectado y funciona correctamente, verifique qué otros programas se están ejecutando; tal vez la cámara esté utilizando otro software de comunicación por video, una aplicación para grabar videos o tomar fotografías. Mejor aún – apague dichos programas antes de iniciar una conferencia para no perder el tiempo buscando y solucionando problemas durante una llamada.
Además, debe preocuparse por la calidad.y seguridad de conexión a internet. Recomendamos una conexión de red cableada y, en los casos en que sea imposible usarla (por ejemplo, cuando se trabaja en coworking), una conexión wifi que requiera una contraseña y garantice una buena calidad de conexión. Sin embargo, si va a discutir una transacción importante e intercambiar archivos que no puede admitir a terceros de ninguna manera, deberá negarse a usar la red pública. Después de todo, nunca puede saber con seguridad si un atacante está sentado en la mesa de al lado, quien puede infiltrarse en su conversación, obtener acceso a datos personales y sistemas de pago.
3. Use herramientas de colaboración
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"Mejor ver una vez" es una regla queAplicado efectivamente a videoconferencias de trabajo. Después de todo, es mucho más conveniente mostrar un gráfico del crecimiento de las ventas o un diseño de página terminado que tratar de describirlos. Las soluciones modernas de videoconferencia para estos fines se complementan con prácticas herramientas de colaboración: mostrar una pantalla de computadora o mostrar presentaciones, grabar videoconferencias, la capacidad de chatear en salas de chat y otras funciones.
Prepárese para una videollamada con un cliente, informeantes del jefe o el anuncio de un nuevo producto, pero no tiene tiempo para hacer una presentación? No entre en pánico y no pierda el tiempo preparando diapositivas "de rodillas", solo muestre a sus interlocutores todo el escritorio con toda la información necesaria. Algunas soluciones de videoconferencia incluso le permiten transmitir ventanas de aplicaciones especializadas, por ejemplo, si necesita mostrar un diseño o un modelo 3D complejo. Al mismo tiempo, no solo los desarrollos occidentales tienen dicha funcionalidad, por ejemplo, en la solución de comunicación de video TrueConf.
4. Tome notas durante una videoconferencia
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La reunión larga y efectiva ha terminado, ustedse reunieron para optimizar la nueva información y de repente me di cuenta de que no puedes hacer esto. Las entradas escritas a mano en el diario parecen un código, se olvida la información que esperaba recordar y sus colegas no escribieron nada, por lo que no hay nadie para hacer la pregunta. ¿Una situación familiar? No permita que se repita: asegúrese de mantener un protocolo y anote en él todos los acuerdos, decisiones tomadas y nuevas ideas. Esto le ahorrará mucho tiempo y le permitirá no perder de vista nada.
Ahora hay muchos programas queofrecen crear automáticamente notas durante la videoconferencia, pero su uso no siempre está justificado. Los algoritmos de automatización aún no funcionan tan bien como prometen los desarrolladores, y el costo del software es bastante alto. Para crear notas, es bastante posible utilizar el chat grupal integrado en la solución de videoconferencia, en el que todos los participantes podrán dar los comentarios necesarios.
Después de la reunión, puede dejar notas.ordenar y enviar a los participantes por correo. Comience discutiendo el protocolo de la próxima reunión programada, verifique la preparación de las tareas, avance en su implementación o discuta los problemas que han surgido.
5. Crear un ambiente de trabajo
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Puede realizar videoconferencias en casa, especialmentesi su ciudad está en cuarentena o simplemente no le gusta visitar la oficina. En tal situación, elija una aplicación que le permita no caerse del flujo de trabajo y mantener la seriedad de las negociaciones. Algunas soluciones VKS (Zoom, TrueConf) admiten la sustitución del fondo detrás de la espalda sobre la marcha; solo necesita elegir una habitación con una pared lisa. También advierta a sus seres queridos que no aparezcan accidentalmente en el marco ni que los distraiga a usted y a sus interlocutores con preguntas fuertes sobre sándwiches y café.
Antes de contestar una videollamada entrante, asegúrese de que su escritorio esté limpio. Esto ayudará a concentrarse en las tareas de trabajo y también evitará que cree sonidos innecesarios durante la comunicación.
6. Elija crear conferencias sobre la marcha
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Videoconferencia programadaEl horario se está convirtiendo gradualmente en una cosa del pasado. Esto se debe a la complejidad del procedimiento: debe seleccionar todos los parámetros necesarios, enviar invitaciones, asegurarse de que todos los reciban y unirse a la conversación de manera segura a la hora indicada. Además, cualquier ajuste requiere la repetición de ciertos pasos y complica el proceso.
Es mucho más conveniente usar softwaresoftware que muestra el estado de sus interlocutores (fuera de línea, en línea, ocupado, etc.) y los invita a una conversación "sobre la marcha" con solo un par de clics. Además, el estado lo ayudará a determinar si debe llamar a un empleado remoto en este momento; en este caso, no lo distraerá durante una reunión importante o un viaje mientras conduce.
En el residuo seco
Entonces, siguiendo solo seis recomendaciones, puede hacer que la comunicación en formato de video sea lo más cómoda posible, y también declararse como un conocedor de la etiqueta corporativa en línea.
- No guarde en la cámara y auriculares para usted y sus empleados. Es mucho más fácil concentrarse en el trabajo si no tiene que preguntar cada cinco minutos: "¿Puedo escuchar?"
- Antes de la videoconferencia, cierre todas las aplicaciones que consuman muchos recursos: navegadores con una gran cantidad de pestañas o Photoshop, así como los programas que usan la videocámara.
- Use el uso compartido de pantalla, uso compartido de archivos y mensajes, videoconferencia, etc. Estas herramientas aumentarán significativamente la efectividad de las reuniones y el trabajo en general.
- No olvide tomar notas en un chat grupal durante una videoconferencia y recuérdeles a sus colegas al respecto. Será mucho más fácil recordar nueva información y reflexionar sobre las ideas recibidas.
- No pierda el tiempo reservando una sala de reunionesLa sala y la compleja organización de videoconferencias para resolver problemas cotidianos. Cree llamadas grupales directamente desde su lugar de trabajo sin pérdida de eficiencia.
- Utilice soluciones que le permitan crear conferencias sin planificación previa – Esto le ahorrará tiempo y eliminará muchos retrasos organizativos.
Y lo más importante: elija un software diseñado para la comunicación corporativa y no para llamadas a familiares y amigos. ¡Le deseamos una videoconferencia exitosa!
Foto: Unsplash
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