Kuusi vinkkiä videoneuvotteluihin: yleisten virheiden välttäminen

Tilastot osoittavat, että koronavirusepidemian puhkeamisen jälkeen kiinnostus videoviestintään on lisääntynyt ympäri maailmaa.

on kasvanut merkittävästi.Myyjät pitävät sormea ​​pulssissa ja tarjoavat merkitsijöille edullisempia ehtoja samalla kun heidän osakkeidensa arvo kasvaa (ilmeisin esimerkki on Zoom, jonka arvopaperit ovat kallistuneet 15 %). Etäviestinnän edut ovat ilmeisiä: vaarallisen taudin saamisen uhka vähenee nollaan, eikä viestinnän tuottavuus kärsi ollenkaan, ja joskus päinvastoin se kasvaa. Kokoukset ja suunnitteluistunnot, tuoteesittelyt, haastattelut, tapaamiset asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa järjestetään verkossa. Etäkokousten tärkeimpiä etuja ovat terveysturvallisuuden lisäksi ajan ja rahan säästö sekä kätevät toiminnot kommunikointiin ja työhön.

Jos videopuhelusta ei ole vielä tullut sinulletavallinen viestintäväline, mahdolliset tekniset ongelmat voivat aiheuttaa huolta. Entä jos sinua ei kuulla tai nähdä, tietokone jäätyy, jackhammer alkaa toimia ikkunan ulkopuolella ja häiritsee keskustelua? Tarjoamme sinulle 6 elämähackia, jotka auttavat välttämään kiusallisia tilanteita ja tekevät kokoukset videotilassa mahdollisimman tuottavia ja mukavia.

1. Suhtaudu vastuullisesti kameran ja kuulokemikrofonin valintaan


</ img>

Ei väliä kuinka rakastat AirPod-laitteitasi aikanavideokokouksista on luovuttava. Kuulokkeet, joissa on langaton yhteys tai 3,5 mm: n liitäntä, eivät tarjoa tarvittavaa tiedonsiirron laatua yrityskeskustelujen aikana. Tällaisissa laitteissa äänen sieppauksen laatu on keskittynyt kotitalouskäyttöön, ja mikrofonit julistetaan vain "esitystä varten". Jos haluat keskittyä työasioihin sen sijaan, että kuuntelisit jokaista keskustelukumppanin sanaa tai toistat kuulumattomasti lähetettyjä huomautuksia useita kertoja, käytä langallisia USB-oheislaitteita.

Usein se tukee melun vähentämistä,mikä on yksinkertaisesti välttämätöntä työskennellessä kaupunkiympäristössä, jossa liikenteen kuohkeudet ja korjaustyöt voivat huonontaa keskustelujen laatua, samoin kuin avoimen tilan toimistoissa tai työtovereissa. Ja jos olet huolissasi tällaisten laitteiden saatavuudesta, niin kiirehdimme vakuuttamaan sinua: hyvän kuulokemikrofonin hinnat eivät ole pitkään pureneet, mutta sitä myydään missä tahansa elektroniikkakaupassa. Sama asia koskee kameroita - jopa edulliset mallit tarjoavat sinulle paljon paremman kuvan kuin sisäänrakennettu kannettava kamera.

2. Aseta tietokone varoitustilaan

Videon laatu ei riipu pelkästään nopeudestaInternet-yhteys tai laatukamera, mutta myös tietokoneesi suorituskyky. Äänihäiriöiden tai kuvan huonontumisen välttämiseksi sulje ennen konferenssia sovellukset, jotka käyttävät paljon RAM-muistia - selaimet, joissa on useita välilehtiä, tai Photoshop.

Vaikeuksia voi syntyä myös aukiolojen vuoksitietokoneellasi olevia sovelluksia, joilla on pääsy kameraasi. Jos et ole näkyvissä videoneuvottelun aikana, mutta tiedät varmasti, että laite on kytketty ja toimii oikein, tarkista, mitä muita ohjelmia on käynnissä - ehkä kamera käyttää jotain muuta videoviestintäohjelmistoa, sovellusta videoiden tallentamiseen tai kuvien ottamiseen. Parempi vielä &#8211; sammuta tällaiset ohjelmat ennen neuvottelun aloittamista, jotta et tuhlaa aikaa puhelun aikana ongelmien etsimiseen ja korjaamiseen.

Lisäksi sinun tulisi huolehtia laadusta.ja Internet-yhteyden suojaus. Suosittelemme langallista verkkoyhteyttä ja tapauksissa, joissa sitä ei ole mahdollista käyttää (esimerkiksi työskennellessäsi työtovereina), wifi-yhteys, joka vaatii salasanan ja varmistaa hyvän yhteyden laadun. Jos aiot kuitenkin keskustella tärkeästä kaupasta ja vaihtaa tiedostoja, joita et voi myöntää kolmansille osapuolille, sinun on kieltäydyttävä käyttämästä julkista verkkoa. Loppujen lopuksi, et voi koskaan tietää varmasti, istuuko vieressä olevassa pöydässä hyökkääjä, joka kykenee tunkeutumaan keskusteluihisi, päästäkseen henkilötietoihin ja maksujärjestelmiin.

3. Käytä yhteistyövälineitä


</ img>

"Parempi nähdä kerran" on sääntö, jokaSovelletaan tehokkaasti toimiviin videoneuvotteluihin. Loppujen lopuksi on paljon helpompaa näyttää kaavio myynnin kasvusta tai valmiista sivun asettelusta kuin yrittää kuvata niitä. Näihin tarkoituksiin tarkoitettuja moderneja videoneuvotteluratkaisuja täydennetään kätevillä yhteistyötyökaluilla - tietokoneen näytön esittelyllä tai esitysten näyttämisellä, videoneuvottelujen nauhoittamisella, chattihuoneiden kyvyllä keskustella ja muilla toiminnoilla.

Valmistaudu videopuheluun asiakkaan kanssa, raporttiennen pomoa tai uuden tuotteen ilmoitusta, mutta sinulla ei ole aikaa tehdä esitys? Älä paniikkia ja hukkaa aikaa diojen valmisteluun “polvillesi” - näytä vain keskustelukumppaneillesi koko työpöytä kaikilla tarvittavilla tiedoilla. Jotkin videoneuvotteluratkaisut sallivat sinun jopa lähettää erikoistuneiden sovellusten ikkunoita - esimerkiksi jos sinun on näytettävä asettelu tai monimutkainen 3D-malli. Samaan aikaan, ei vain länsimaisissa kehityskohteissa on tällaista toiminnallisuutta, esimerkiksi TrueConf-videoliikenneratkaisussa.

4. Tee muistiinpanoja videoneuvottelun aikana


</ img>

Pitkä ja tehokas kokous on ohi, sinäkokoontuivat virtaviivaistamaan uutta tietoa ja huomasivat yhtäkkiä, että et voi tehdä tätä. Päiväkirjan käsinkirjoitetut merkinnät näyttävät koodilta, tiedot, jotka toivoit muistavan, unohdetaan, ja kollegasi eivät kirjoittaneet mitään, joten ketään ei ole kysyttävää. Tunnettu tilanne? Älä salli sen toistamista: pidä muistiinpano pöytäkirjaa ja merkitse siihen kaikki sopimukset, tehdyt päätökset ja uudet ideat. Tämä säästää huomattavasti aikaa ja antaa sinun unohtaa mikään.

Nyt on olemassa monia ohjelmiatarjoavat luoda muistiinpanoja automaattisesti videoneuvotteluiden aikana, mutta niiden käyttö ei ole aina perusteltua. Automaatioalgoritmit eivät edelleenkään toimi niin hyvin kuin kehittäjät lupaavat, ja ohjelmistojen kustannukset ovat melko korkeat. Muistiinpanojen luomiseksi on täysin mahdollista käyttää videoneuvotteluratkaisuun rakennettua ryhmäkeskustelua, jossa kaikki osallistujat voivat antaa tarvittavat kommentit.

Kokouksen jälkeen voit jättää muistiinpanojalajitella ja lähettää osallistujille postitse. Aloita keskustelemalla seuraavan suunnitellun kokouksen pöytäkirjasta, tarkista tehtävien valmius, edistyminen niiden toteuttamisessa tai keskustele esiin nousseista aiheista.

5. Luo työilmapiiri


</ img>

Voit järjestää videoneuvotteluja etenkin kotonajos kaupunki on karanteenissa tai et vain halua käydä toimistossa. Valitse tällaisessa tilanteessa sovellus, jonka avulla et voi pudota työnkulusta ja ylläpitää neuvottelujen vakavuutta. Jotkut VKS-ratkaisut (Zoom, TrueConf) tukevat taustan korvaamista selässäsi lennossa - sinun täytyy vain valita huone tavallisella seinällä. Varoita myös rakkaitasi, etteivät ne vahingossa ilmesty kehykseen tai häiritse sinua ja keskustelukumppaneitasi kovien kysymysten kanssa voileipistä ja kahvista.

Ennen kuin vastaat saapuvaan videopuheluun, varmista, että työpöytäsi on puhdas. Tämä auttaa keskittymään työtehtäviin ja säästää myös tarpeettomien äänien luomisesta viestinnän aikana.

6. Tee valinta konferenssien luomisesta lennossa


</ img>

Aikataulun mukaiset videoneuvottelutAikataulusta on vähitellen tullut menneisyyttä. Tämä johtuu menettelyn monimutkaisuudesta: sinun on valittava kaikki tarvittavat parametrit, lähetettävä kutsut, varmistettava, että kaikki vastaanottavat ne ja liittyä turvallisesti keskusteluun sovitulla ajankohtana. Lisäksi kaikki säädöt vaativat tiettyjen vaiheiden toistamisen ja monimutkaistavat prosessia.

Ohjelmistojen käyttö on paljon helpompaaohjelmisto, joka näyttää keskustelukumppaneidesi tilan (offline, online, kiireinen jne.) ja kutsuu heidät keskusteluun "lennossa" vain muutamalla napsautuksella. Lisäksi tila auttaa sinua määrittämään, soitetaanko etätyöntekijälle heti - tässä tapauksessa et häiritse häntä tärkeän kokouksen tai matkan aikana ajon aikana.

Kuivassa jäännöksessä

Joten noudattamalla vain kuutta suositusta, voit tehdä viestinnästä videoformaatissa mahdollisimman mukavaa ja julistaa itsesi myös yrityksen online-etiketin tuntijana.

  1. Älä säästä kameraan ja kuulokemikrofoniin itsellesi ja työntekijöillesi. On paljon helpompaa keskittyä työhön, jos sinun ei tarvitse kysyä viiden minuutin välein: ”Kuulenko?”
  2. Sulje ennen videoneuvottelua kaikki resursseja vaativat sovellukset - selaimet, joissa on suuri määrä välilehtiä tai Photoshop, sekä ohjelmat, jotka käyttävät videokameraa.
  3. Käytä näytönjakoa, tiedostojen ja viestien jakamista, videoneuvotteluita jne. Nämä työkalut lisäävät merkittävästi kokousten ja yleisen työn tehokkuutta.
  4. Muista tehdä muistiinpanoja ryhmäkeskusteluun videoneuvottelun aikana ja muistuttaa kollegoillesi siitä. Uuden tiedon muistaminen ja saatujen ideoiden pohtiminen on paljon helpompaa.
  5. Älä tuhlaa aikaa kokoushuoneen varaamiseenaula ja videoneuvottelujen monimutkainen järjestäminen arjen ongelmien ratkaisemiseksi. Luo ryhmäpuhelut suoraan työpaikallasi menettämättä tehokkuutta.
  6. Käytä ratkaisuja, joiden avulla voit luoda konferensseja ilman ennakkosuunnittelua &#8211; Näin säästät aikaa ja pääset eroon monista organisatorisista viiveistä.

Ja mikä tärkeintä - valitse ohjelmisto, joka on suunniteltu yritysviestintään, ei puheluille perheen ja ystävien kanssa. Toivotamme sinulle onnistunutta videokokousta!

Kuva: Unsplash

</ p></ p>