Les statistiques montrent que depuis le début de l’épidémie de coronavirus, la visioconférence suscite un intérêt dans le monde entier
Cependant, si les appels vidéo ne sont pas encore devenus pour vousoutil de communication habituel, des problèmes techniques éventuels peuvent alors être source de préoccupation. Et si vous ne pouvez pas être entendu ou vu, l'ordinateur se fige, un marteau-piqueur commence à fonctionner à l'extérieur de la fenêtre et interfère avec la conversation? Nous vous proposons 6 hacks de vie qui vous aideront à éviter les situations embarrassantes et à rendre les réunions en mode vidéo aussi productives et confortables que possible.
1. Approche responsable du choix de la caméra et du casque
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Peu importe comment vous aimez vos AirPods, pendantla visioconférence devra être abandonnée. Les casques avec connexion sans fil ou prise 3,5 mm ne fourniront pas la qualité de communication nécessaire lors d'une conversation professionnelle. Dans de tels appareils, la qualité de la capture du son est axée sur les usages domestiques et les microphones sont déclarés uniquement «pour le spectacle». Si vous souhaitez vous concentrer sur les problèmes de travail, plutôt que d'écouter chaque mot de votre interlocuteur ou de répéter plusieurs fois des remarques transmises de manière inaudible, utilisez des périphériques USB câblés.
Souvent, il prend en charge la réduction du bruit,ce qui est tout simplement nécessaire lorsque vous travaillez dans un environnement urbain où le bruit du trafic et les travaux de réparation peuvent dégrader considérablement la qualité de la conversation, ainsi que dans les bureaux à aire ouverte ou le coworking. Et si vous vous inquiétez de la disponibilité d'un tel équipement, alors nous nous empressons de vous rassurer: les prix d'un bon casque n'ont pas mordu depuis longtemps, et il est vendu dans n'importe quel magasin d'électronique. La même chose s'applique aux appareils photo - même les modèles peu coûteux vous fourniront une bien meilleure image que l'appareil photo portable intégré.
2. Mettez l'ordinateur en alerte
La qualité vidéo ne dépend pas seulement de la vitesseConnexion Internet ou caméra de qualité, mais aussi sur les performances de votre ordinateur. Pour éviter les interruptions audio ou la dégradation de l'image, fermez les applications qui utilisent beaucoup de RAM - navigateurs avec de nombreux onglets ou Photoshop - avant la conférence.
Des difficultés peuvent également survenir en raison d’applications ouvertes sur l’ordinateur qui ontSi vous ne pouvez pas être vu lors d’une vidéoconférence, mais que vous savez avec certitude que l’équipement est branché et fonctionnecorrectement, vérifiez quels autres programmes sont en cours d’exécution – l’appareil photo utilise peut-êtreAutre logiciel de visioconférence, application d’enregistrement vidéo ou d’instantané.Mieux encore, désactivez ces programmes avant le début de la conférence afin de ne pas perdre de temps à rechercher et à résoudre le problème pendant l’appel.
De plus, vous devez vous soucier de la qualité.et la sécurité de la connexion Internet. Nous recommandons une connexion réseau filaire, et dans les cas où il est impossible de l'utiliser (par exemple, lorsque vous travaillez en coworking), une connexion wifi qui nécessite un mot de passe et assure une bonne qualité de connexion. Cependant, si vous allez discuter d'une transaction importante et échanger des fichiers que vous ne pouvez en aucun cas admettre à des tiers, vous devrez refuser d'utiliser le réseau public. Après tout, vous ne pouvez jamais savoir avec certitude si un attaquant est assis à la table suivante, qui est capable d'infiltrer votre conversation, d'accéder aux données personnelles et aux systèmes de paiement.
3. Utilisez des outils de collaboration
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"Mieux voir une fois" est une règle quiAppliqué efficacement à la vidéoconférence fonctionnelle. Après tout, il est beaucoup plus pratique d'afficher un graphique de la croissance des ventes ou une mise en page finie que d'essayer de les décrire. Les solutions de visioconférence modernes à ces fins sont complétées par des outils de collaboration pratiques - démontrant un écran d'ordinateur ou montrant des présentations, enregistrant une visioconférence, la capacité de communiquer dans les salles de chat et d'autres fonctions.
Préparez-vous pour un appel vidéo avec un client, signalezavant le patron ou l'annonce d'un nouveau produit, mais vous n'avez pas le temps de faire une présentation? Ne paniquez pas et ne perdez pas de temps à préparer des diapositives «à genoux» - montrez simplement à vos interlocuteurs l'ensemble du bureau avec toutes les informations nécessaires. Certaines solutions de vidéoconférence vous permettent même de diffuser des fenêtres d'applications spécialisées - par exemple, si vous avez besoin d'afficher une mise en page ou un modèle 3D complexe. Dans le même temps, non seulement les développements occidentaux ont une telle fonctionnalité, par exemple, dans la solution de communication vidéo TrueConf.
4. Prenez des notes lors d'une vidéoconférence
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La réunion longue et efficace est terminée, vousréunis pour rationaliser les nouvelles informations et soudainement réalisé que vous ne pouvez pas le faire. Les entrées manuscrites du journal ressemblent à un code, les informations dont vous espériez vous souvenir sont oubliées, et vos collègues n'ont rien écrit du tout, donc il n'y a personne pour poser la question. Une situation familière? Ne laissez pas cela se répéter: assurez-vous de garder un protocole et notez-y tous les accords, les décisions prises et les nouvelles idées. Cela vous fera gagner un temps considérable et vous permettra de ne rien perdre de vue.
Maintenant, il existe de nombreux programmes quiproposer de créer automatiquement des notes lors de la visioconférence, mais leur utilisation n'est pas toujours justifiée. Les algorithmes d'automatisation ne fonctionnent toujours pas aussi bien que le promettent les développeurs, et le coût du logiciel est assez élevé. Pour créer des notes, il est tout à fait possible d'utiliser le chat de groupe intégré à la solution de visioconférence, dans lequel tous les participants pourront donner les commentaires nécessaires.
Après la réunion, vous pouvez laisser des notestrier et envoyer aux participants par courrier. Commencez par discuter du protocole de la prochaine réunion prévue, vérifiez l'état de préparation des tâches, progressez dans leur mise en œuvre ou discutez des problèmes qui se sont posés.
5. Créez une atmosphère de travail
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Vous pouvez organiser des vidéoconférences à domicile, en particuliersi votre ville est mise en quarantaine ou que vous n'aimez tout simplement pas visiter le bureau. Dans une telle situation, choisissez une application qui vous permet de ne pas tomber du workflow et de maintenir le sérieux des négociations. Certaines solutions VKS (Zoom, TrueConf) prennent en charge le remplacement de l'arrière-plan derrière votre dos à la volée - il vous suffit de choisir une pièce avec un mur uni. Avertissez également vos proches de ne pas apparaître accidentellement dans le cadre ou de vous distraire ainsi que vos interlocuteurs avec des questions bruyantes sur les sandwichs et le café.
Avant de répondre à un appel vidéo entrant, assurez-vous que votre bureau est propre. Cela vous aidera à vous concentrer sur les tâches de travail et vous évitera de créer des sons inutiles pendant la communication.
6.Faites le choix de créer des conférences à la volée
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Vidéoconférence planifiéeLe calendrier devient progressivement une chose du passé. Cela est dû à la complexité de la procédure: vous devez sélectionner tous les paramètres nécessaires, envoyer des invitations, vous assurer que tout le monde les reçoit et rejoint la conversation en toute sécurité à l'heure fixée. De plus, tout ajustement nécessite la répétition de certaines étapes et complique le processus.
Il est beaucoup plus pratique d'utiliser un logiciellogiciel qui affiche le statut de vos interlocuteurs (hors ligne, en ligne, occupé, etc.) et les invite à une conversation «à la volée» en quelques clics. De plus, le statut vous aidera à déterminer si vous devez appeler un employé à distance dès maintenant - dans ce cas, vous ne le distrayerez pas lors d'une réunion importante ou d'un voyage en conduisant.
Dans le résidu sec
Ainsi, en adhérant à seulement six recommandations, vous pouvez rendre la communication au format vidéo aussi confortable que possible, et également vous déclarer comme un connaisseur de l'étiquette en ligne des entreprises.
- N'économisez pas sur l'appareil photo et le casque pour vous et vos employés. Il est beaucoup plus facile de se concentrer sur le travail si vous n'avez pas à demander toutes les cinq minutes: "Puis-je entendre?"
- Avant la vidéoconférence, fermez toutes les applications gourmandes en ressources - les navigateurs avec un grand nombre d'onglets ou Photoshop, ainsi que les programmes qui utilisent le caméscope.
- Utilisez le partage d'écran, le partage de fichiers et de messages, la vidéoconférence, etc. Ces outils augmenteront considérablement l'efficacité des réunions et du travail en général.
- N'oubliez pas de prendre des notes lors d'une conversation de groupe lors d'une vidéoconférence et de le rappeler à vos collègues. Il sera beaucoup plus facile de se souvenir de nouvelles informations et de réfléchir aux idées reçues.
- Ne perdez pas de temps à réserver une salle de réunionla salle et l'organisation complexe de la visioconférence pour résoudre les problèmes quotidiens. Créez des appels de groupe directement depuis votre lieu de travail sans perte d'efficacité.
- Utilisez des solutions qui vous permettent de créer des conférences sans planification préalable - cela vous fera gagner du temps et vous débarrassera debeaucoup de retards organisationnels.
Et surtout - choisissez un logiciel conçu pour la communication d'entreprise et non pour les appels à la famille et aux amis. Nous vous souhaitons une vidéoconférence réussie!
Photo: Unsplash
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