Statistike pokazuju da je od izbijanja epidemije koronavirusa interes za video komunikaciju diljem svijeta porastao.
Međutim, ako videopoziv još nije postao za vasuobičajenog komunikacijskog alata, onda mogući problemi mogu izazvati tehničke probleme. Što ako vas se ne čuje ili ne vidi, računalo se smrzne, odbijeni čekić počne raditi izvan prozora i ometa razgovor? Nudimo vam 6 životnih hakova koji će vam pomoći da izbjegnete neugodne situacije i učinite sastanke u video modu što produktivnijim i ugodnijim.
1. Odgovorno pristupite odabiru kamere i slušalice
</ img>
Bez obzira kako volite svoje AirPod-ove, tijekommorat ćete napustiti videokonferencije. Slušalice s bežičnom vezom ili 3,5 mm priključkom neće osigurati potrebnu kvalitetu komunikacije tijekom poslovnog razgovora. U takvim je uređajima kvaliteta snimanja zvuka usmjerena na domaće potrebe, a mikrofoni su deklarirani samo za “show”. Ako se želite usredotočiti na radna pitanja, umjesto da slušate svaku riječ sugovornika ili ponavljate nečujno prenesene primjedbe nekoliko puta, koristite ožičene USB periferne uređaje.
Često podržava smanjenje buke,što je jednostavno potrebno za rad u urbanom okruženju gdje buka prometa i popravki mogu uvelike pogoršati kvalitetu razgovora, kao i u uredima na otvorenom ili u suradnji sa zajednicom. A ako ste zabrinuti zbog dostupnosti takve opreme, onda žurimo da vas uvjerimo: cijene za dobre slušalice već duže vrijeme ne grizu, a ona se prodaje u bilo kojoj trgovini elektronike. Ista stvar odnosi se i na kamere - čak i jeftini modeli pružit će vam puno bolju sliku od ugrađene kamere za prijenosno računalo.
2. Stavite računalo na pripravnost
Kvaliteta videozapisa ne ovisi samo o brziniInternetska veza ili kamera kvalitete, ali i performanse vašeg računala. Da biste izbjegli prekide zvuka ili propadanje slike, prije konferencije zatvorite aplikacije koje koriste puno RAM-a - preglednike s mnogo kartica ili Photoshopa.
Poteškoće mogu nastati i zbog otvorenihaplikacije na vašem računalu koje imaju pristup vašoj kameri. Ako niste vidljivi tijekom videokonferencije, ali sigurno znate da je oprema povezana i radi ispravno, provjerite koji su drugi programi pokrenuti - možda kamera koristi neki drugi softver za video komunikaciju, aplikaciju za snimanje videa ili slikanje. Još bolje – isključite takve programe prije početka konferencije kako ne biste gubili vrijeme na traženje i rješavanje problema tijekom poziva.
Osim toga, trebali biste se brinuti o kvaliteti.sigurnost interneta i interneta. Preporučujemo ožičenu mrežnu vezu, a u slučajevima kada je nemoguće koristiti (na primjer, tijekom rada u coworkingu), WiFi vezu koja zahtijeva lozinku i osigurava dobru kvalitetu veze. Međutim, ako ćete razgovarati o važnoj transakciji i razmjenjivati datoteke koje ni na koji način ne možete priznati trećim stranama, morat ćete odbiti korištenje javne mreže. Uostalom, nikad ne možete sa sigurnošću znati sjedi li za susjednim stolom napadač, koji je u stanju ući u vaš razgovor, dobiti pristup osobnim podacima i platnim sustavima.
3. Koristite alate za suradnju
</ img>
"Bolje je vidjeti jednom" pravilo je kojeUčinkovito se primjenjuje na radne video konferencije. Uostalom, mnogo je prikladnije prikazati grafikon rasta prodaje ili gotov izgled stranice nego pokušati ih opisati. Suvremena rješenja za videokonferencije u ove se svrhe nadopunjuju prikladnim alatima za suradnju - demonstriranjem zaslona računala ili prikazivanjem prezentacija, snimanjem videokonferencija, mogućnošću čavrljanja u chat sobama i drugim funkcijama.
Pripremite se za videopoziv s klijentom, prijavite seprije šefa ili najave novog proizvoda, ali nemate vremena napraviti prezentaciju? Nemojte paničariti i ne gubite vrijeme na pripreme slajdova "na koljenima" - samo pokažite sugovornicima cijelu radnu površinu sa svim potrebnim informacijama. Neka rješenja za video konferencije čak omogućuju emitiranje prozora specijaliziranih aplikacija - na primjer, ako trebate pokazati izgled ili složeni 3D model. Istodobno, ne samo zapadni razvoj ima takvu funkciju, na primjer, u rješenju za video komunikaciju TrueConf.
4. Vodite bilješke tijekom video konferencije
</ img>
Dug i učinkovit sastanak je završen, tiskupili se da pojednostavimo nove informacije i odjednom shvatili da ne možete to učiniti. Rukom pisani unosi u dnevnik izgledaju kao kod, podaci koje ste se nadali upamtiti su zaboravljeni, a vaši kolege nisu ništa napisali, tako da nema nikoga tko bi postavio pitanje. Poznata situacija? Ne dopustite da se to ponovi: obavezno vodite protokol i zabilježite u njemu sve dogovore, donesene odluke i nove ideje. To će vam značajno uštedjeti vrijeme i omogućiti vam da ništa ne izgubite iz vida.
Sada postoje mnogi programi kojinude automatsko stvaranje bilješki tijekom video konferencija, ali njihova upotreba nije uvijek opravdana. Algoritmi za automatizaciju još uvijek ne rade onako kako programeri obećavaju, a troškovi softvera prilično su visoki. Za stvaranje bilješki sasvim je moguće koristiti grupni chat ugrađen u rješenje za videokonferencije u kojem će svi sudionici moći dati potrebne komentare.
Nakon sastanka možete ostaviti bilješkerazvrstati i poslati sudionicima poštom. Započnite raspravom o protokolu sljedećeg zakazanog sastanka, provjerite spremnost zadataka, napredak u njihovoj provedbi ili raspravu o problemima koji su se pojavili.
5. Stvorite radnu atmosferu
</ img>
Video konferencije, osobito, možete voditi kod kućeako je vaš grad u karanteni ili jednostavno ne želite posjetiti ured. U takvoj situaciji odaberite aplikaciju koja vam omogućuje da ne ispadate iz tijeka rada i zadržite ozbiljnost pregovora. Neka VKS rješenja (Zoom, TrueConf) podržavaju zamjenu pozadine iza leđa u pokretu - samo trebate odabrati sobu s običnim zidom. Upozorite i svoje najmilije da se slučajno ne pojave u kadru ili ne ometaju vas i vaše sugovornike glasnim pitanjima o sendvičima i kavi.
Prije odgovaranja na dolazni video poziv provjerite je li stol čist. To će vam pomoći da se koncentrirate na radne zadatke, a također će vas spasiti od stvaranja nepotrebnih zvukova tijekom komunikacije.
6. Donesite izbor stvaranja konferencija u letu
</ img>
Zakazane video konferencijeRaspored postupno postaje stvar prošlosti. To je zbog složenosti postupka: trebate odabrati sve potrebne parametre, poslati pozivnice, osigurati da ih svi prime i sigurno se pridružiti razgovoru u dogovoreno vrijeme. Štoviše, svaka prilagodba zahtijeva ponavljanje određenih koraka i komplicira postupak.
Mnogo je povoljnije koristiti softversoftver koji prikazuje status vaših sugovornika (offline, online, zauzet itd.) i poziva ih u razgovor "u letu" u samo nekoliko klikova. Pored toga, status će vam pomoći da odredite hoćete li odmah nazvati udaljenog zaposlenika - u tom slučaju nećete ga odvratiti za vrijeme važnog sastanka ili putovanja tijekom vožnje.
U suhom ostatku
Dakle, pridržavajući se samo šest preporuka, komunikaciju u video formatu možete učiniti što udobnijom, a također se izjasniti kao poznavačem korporativnog internetskog etiketa.
- Ne štedite na kameri i slušalici za sebe i svoje zaposlenike. Mnogo se lakše koncentrirati na posao ako ne morate pitati svakih pet minuta: "Mogu li čuti?"
- Prije videokonferencije zatvorite sve aplikacije s mnogo resursa - preglednike s velikim brojem kartica ili Photoshopa, kao i programe koji koriste kamkorder.
- Koristite dijeljenje zaslona, dijeljenje datoteka i poruka, video konferencije itd. Ovi alati značajno će povećati učinkovitost sastanaka i rada općenito.
- Ne zaboravite voditi bilješke u grupnom chatu tijekom video konferencije i podsjetiti svoje kolege na to. Bit će mnogo lakše sjetiti se novih informacija i razmišljati o dobivenim idejama.
- Ne gubite vrijeme na rezervaciju sobe za sastankedvorana i složena organizacija videokonferencija za rješavanje svakodnevnih pitanja. Stvarajte grupne pozive izravno s radnog mjesta bez gubitka u učinkovitosti.
- Koristite rješenja koja vam omogućuju stvaranje konferencija bez prethodnog planiranja – To će vam uštedjeti vrijeme i riješiti se mnogih organizacijskih kašnjenja.
I najvažnije - odaberite softver dizajniran za korporativnu komunikaciju, a ne za pozive obitelji i prijateljima. Želimo vam uspješnu videokonferenciju!
Foto: Unsplash
</ p></ p>