Cos'è l'RPA e dov'è la tecnologia utilizzata?
RPA (automazione dei processi robotici) - robot software che simulano
L'RPA è indispensabile per eseguire operazioni di routine,Questa tecnologia può anche liberare tempo per attività più interessanti e creative che non possono essere svolte senza l'intelligenza umana, ad esempio la ricerca di partner, la comunicazione con i clienti, la partecipazione allo sviluppo di nuovi prodotti. Per programmare il robot è sufficiente registrare un video dal monitor di un dipendente che esegue qualche compito: ad esempio scaricare ordini di pagamento o redigere certificati. I robot saranno in grado di farlo esattamente nello stesso modo, solo più velocemente, con maggiore precisione e senza pause per pranzo e riposo.
RPA può funzionare con qualsiasi interfaccia in qualsiasiIl software, tuttavia, in alcune situazioni la complessità e la variabilità del processo non consentirà di fare a meno della partecipazione umana. Ad esempio, un robot non sarà in grado di rispondere alle e-mail per te, ma sarà in grado di smistare la posta o cercare informazioni nei messaggi. E in combinazione con l’intelligenza artificiale, i robot avanzati possono svolgere compiti ancora più complessi: ad esempio analizzare il contenuto dei documenti e inviarli ai destinatari giusti. In questo caso, l’intelligenza artificiale svolge il ruolo del cervello e prende decisioni, mentre l’RPA le implementa.
Contabilità e finanza
Ce ne sono molti nel dipartimento contabilità e finanzacompiti in cui RPA può aiutare, poiché ci sono molti processi di routine in queste aree. I robot software possono, ad esempio, compilare autonomamente gli ordini di pagamento sulla base delle informazioni del database e inviarli alla banca.
Puoi anche automatizzare con RPAformazione di atti di riconciliazione dei calcoli in modo che non vi siano discrepanze in essi. Il robot stesso scaricherà i documenti dall'ERP (Enterprise Resource Planning, un sistema per la pianificazione delle risorse aziendali) e dai sistemi di gestione elettronica dei documenti, ne determinerà il tipo, gli attributi chiave, identificherà le contraddizioni e collegherà automaticamente diversi file dell'azienda e dei suoi fornitori. Un altro caso d'uso è la preparazione dei certificati per i dipendenti, ad esempio 2-NDFL. In entrambi i casi, l'automazione riduce il carico di lavoro del personale, riduce i tempi per completare le attività ed elimina gli errori associati al fattore umano.
Per i casi più complessi viene utilizzata una combinazioneRPA e intelligenza artificiale. Un esempio è la pubblicazione di estratti conto bancari. Lo scopo di tale estratto non è un campo formalizzato: l'esecutore vi inserisce le parole in un ordine diverso e utilizza abbreviazioni. Un robot software può accedere a una banca online, estrarre le informazioni sugli appuntamenti e inserirle in un modello di intelligenza artificiale utilizzando l’elaborazione del linguaggio naturale. L'intelligenza artificiale selezionerà i parametri necessari e li trasferirà nuovamente all'RPA in modo che i robot software possano eseguire l'operazione di registrazione nel sistema contabile.
Grazie alla combinazione di AI e RPA, AmericanThermo Fisher Scientific, produttore di apparecchiature, reagenti, materiali di consumo e software, è riuscita a ridurre del 70% i tempi di elaborazione delle fatture per 824mila documenti all'anno. L'azienda ha utilizzato i prodotti Document Understanding e Action Center di uno sviluppatore RPA globale. Permettono di estrarre automaticamente i dati dai file PDA: fatture, ordini di acquisto e documenti correlati, controllare i risultati e interrogare le informazioni mancanti.
Appalti, forniture e gare
Negli appalti è possibile utilizzare l'RPAad esempio, per generare ordini. Nello scenario classico, i dipendenti del reparto trasferiscono manualmente i dati degli ordini (quantità di merci, materiali, ecc.) all'ERP tramite e-mail. Sono necessari circa 10 minuti per trasferire le informazioni da una lettera. Questa procedura può essere eseguita da un robot. RPA si occuperà anche dell'inserimento dei dati sulle controparti da sistemi esterni nell'ERP o potrà svolgere il ruolo di assistente che controllerà queste informazioni e troverà errori.
Il terzo caso comune è la confermaordine. In genere, un dipendente, dopo aver ricevuto informazioni sui beni acquistati, deve controllare il sistema contabile e aggiungervi i valori finali. Il robot può farsi carico di tutto il lavoro dal momento in cui riceve i dati dal fornitore: li filtrerà, li inserirà nel sistema contabile e genererà documenti o email se rileva discrepanze. I robot software possono anche aiutare nel monitoraggio delle gare d’appalto. RPA troverà nella posta le lettere con le informazioni sulle nuove procedure competitive, andrà sul sito del bando, copierà i dettagli e li inserirà nell'ERP o nel CRM.
Un esempio di un'azienda che sta già utilizzando la RPAin questa direzione - Magnitogorsk Iron and Steel Works. L'azienda ha robotizzato il processo in più fasi di pagamento delle forniture di rottami metallici. L’introduzione di 25 robot software ha contribuito a impostare il controllo automatico sulle consegne, ad aumentare la velocità di elaborazione di 32mila transazioni commerciali e 20mila file e a ridurre notevolmente i costi della manodopera.
risorse umane
Tra i casi della nostra esperienza c'è il controllo operaiotempo dei dipendenti. Senza RPA, il personale HR elabora manualmente i dati provenienti dai sistemi aziendali e di controllo degli accessi, li riunisce in Excel per confrontare il tempo pianificato ed effettivo trascorso dai dipendenti in diverse strutture aziendali e preparare un rapporto settimanale sul carico delle apparecchiature. Il robot esegue tutte queste operazioni in modo automatico e può preparare report riepilogativi giornalieri, settimanali e mensili. Raccoglie dati da diversi sistemi informativi aziendali. Un'attività su cui una persona impiega 8 ore, viene completata in pochi minuti e identifica il 40% in più di violazioni.
Un altro caso illustrativo è la preparazione dei documentidurante l'elaborazione dei trasferimenti temporanei di dipendenti e la combinazione delle loro posizioni. In genere, uno specialista del dipartimento Risorse umane deve accettare le domande dei dipendenti in formato cartaceo, inserire i dati nel sistema informativo, creare un accordo per modificare il contratto di lavoro nel sistema, caricarlo, compilare manualmente gli ordini per il trasferimento temporaneo o la combinazione di professioni e generare un pacchetto di documenti. Nel processo, è necessario controllare registri cartacei, libri di consultazione, descrizioni dei lavori.
Con RPA il processo può essere costruito in modo diverso:il robot software prenderà i dati dall'ERP, li confronterà con il registro dei record elaborati in Excel e genererà automaticamente un elenco dei dipendenti che devono essere trasferiti e pacchetti di documenti per loro. Correlerà tutti i dati e invierà anche accordi e ordini alle persone responsabili. Una persona impiegherà più di 15 ore a svolgere queste attività e un robot le completerà in due.
In quali settori l’RPA viene già implementato in Russia?
Il settore principale per le soluzioni RPA a livello globale eIl mercato russo oggi è finanziario. È in quest'area che i dipendenti sono spesso impegnati in attività ripetitive e simili - immissione di dati, generazione di report, esecuzione di calcoli, apertura di conti - e questi processi sono duplicati in diverse filiali. VTB, Alfa Bank, Mosca Credit Bank, Rosbank e altri stanno già utilizzando robot software.
Anche l’industria utilizza attivamente il digitaledipendenti: le aziende stanno implementando l’RPA nei centri di servizi condivisi, nelle tesorerie centralizzate e in altre funzioni in cui avviene l’elaborazione centralizzata dei dati. Nell'industria manifatturiera, l'RPA può essere utilizzata per automatizzare i processi relativi all'assemblaggio, all'imballaggio e alla consegna delle merci, al monitoraggio della tecnologia di produzione e alla gestione della qualità. Oltre al gruppo MMK PJSC, RPA è implementata, ad esempio, da Norilsk Nickel, TMK, OMK, Rosneft, Tatneft, Uralchem, UMMC, Ural Steel e molti altri.
Chi aiuterà la tecnologia?
Aziende con grandi volumi di dati eRipetendo le operazioni, RPA ridurrà i costi e accelererà notevolmente il lavoro, aumentandone la qualità. Per le piccole e medie imprese gli investimenti nella robotizzazione non sono così necessari, anche se l'introduzione di robot software può aiutare a formalizzare i processi aziendali e a liberarsi dalla routine.
Il vantaggio principale dell'RPA è che quandoAmpliando l'attività, aumentando il numero di clienti e gli ordini in crescita, il robot software svolgerà i suoi compiti in modo altrettanto efficace. Il numero di operazioni non è affatto importante per lui. Quindi, se l'azienda capisce che il volume del lavoro di routine aumenterà o non diminuirà e dovrà investire nell'assunzione di personale, vale la pena considerare la possibilità di investire in RPA. Prima di fare ciò, è importante analizzare le proprie esigenze e capacità, nonché valutare i potenziali vantaggi e rischi.
Mercato RPA russo dopo la partenza dei venditori stranieri
Nel 2022 dopo aver lasciato il mercato russoattori stranieri, le aziende avevano urgentemente bisogno di passare ai fornitori nazionali di piattaforme RPA. In Next abbiamo anche iniziato a cercare attivamente un sostituto per i nostri clienti, concentrandoci sulle caratteristiche di ciascuna piattaforma e sulle esigenze di clienti specifici.
Il leader tra le soluzioni RPA russe può essereconsidera la piattaforma Primo RPA: tiene conto delle richieste dei clienti e migliora velocemente il prodotto. Vorrei sottolineare anche PIX Robotix e Sherpa RPA: queste piattaforme sono state in grado di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato e di offrire prodotti realizzabili.
Nel complesso, il mercato locale degli RPA è attualmente stabilefasi di sviluppo. I fornitori nazionali continueranno a competere attivamente e a migliorare la funzionalità delle piattaforme. Secondo le previsioni dell’IBA, entro il 2024 oltre il 90% delle aziende russe che utilizzano robot software passeranno al software domestico. Ciò potrebbe portare ad un aumento del volume del mercato fino a 60 miliardi di rubli.
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Foto di copertina: Immagine di Drazen Zigic su Freepik