Le statistiche mostrano che dallo scoppio dell’epidemia di coronavirus, l’interesse per la comunicazione video in tutto il mondo è aumentato.
Tuttavia, se la videochiamata non è ancora diventata per testrumento di comunicazione abituale, quindi possibili problemi tecnici possono causare preoccupazione. Cosa succede se non puoi essere ascoltato o visto, il computer si blocca, un martello pneumatico inizia a funzionare fuori dalla finestra e interferisce con la conversazione? Ti offriamo 6 hack di vita che ti aiuteranno a evitare situazioni imbarazzanti e rendere le riunioni in modalità video il più produttive e confortevoli possibile.
1. Approccio responsabile alla scelta della fotocamera e delle cuffie
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Non importa quanto ami i tuoi AirPods, durantela videoconferenza dovrà essere abbandonata. Le cuffie con connessione wireless o jack da 3,5 mm non forniranno la qualità di comunicazione necessaria durante una conversazione di lavoro. In tali dispositivi, la qualità della cattura del suono è focalizzata su scopi domestici e i microfoni sono dichiarati solo "per spettacolo". Se vuoi concentrarti su problemi di lavoro, piuttosto che ascoltare ogni parola del tuo interlocutore o ripetere ripetutamente commenti non udibili, usa periferiche USB cablate.
Spesso supporta la riduzione del rumore,che è semplicemente necessario quando si lavora in un ambiente urbano in cui il brusio del traffico e le riparazioni possono degradare notevolmente la qualità della conversazione, così come negli uffici open space o nel coworking. E se sei preoccupato per la disponibilità di tali apparecchiature, allora ci affrettiamo a rassicurarti: i prezzi per un buon auricolare non mordono da molto tempo e vengono venduti in qualsiasi negozio di elettronica. Lo stesso vale per le fotocamere: anche i modelli economici ti offriranno un'immagine molto migliore rispetto alla fotocamera per laptop integrata.
2. Mettere il computer in allerta
La qualità del video dipende non solo dalla velocitàConnessione Internet o fotocamera di qualità, ma anche sulle prestazioni del tuo computer. Per evitare interruzioni audio o il deterioramento delle immagini, chiudi le applicazioni che utilizzano molta RAM (browser con molte schede o Photoshop) prima della conferenza.
Potrebbero sorgere difficoltà anche a causa dell'aperturaapplicazioni sul computer che hanno accesso alla fotocamera. Se non sei visibile durante una videoconferenza, ma sai per certo che l'apparecchiatura è collegata e funziona correttamente, controlla quali altri programmi sono in esecuzione: forse la fotocamera utilizza altri software di comunicazione video, un'applicazione per registrare video o scattare foto. Meglio ancora – disattivare tali programmi prima di iniziare una conferenza per non perdere tempo a cercare e risolvere problemi durante una chiamata.
Inoltre, dovresti preoccuparti della qualità.e sicurezza della connessione Internet. Consigliamo una connessione di rete cablata e, nei casi in cui è impossibile utilizzarla (ad esempio, quando si lavora in coworking), una connessione wifi che richiede una password e garantisce una buona qualità della connessione. Tuttavia, se hai intenzione di discutere di un'importante transazione e di scambiare file che non puoi ammettere a terzi in alcun modo, dovrai rifiutare di utilizzare la rete pubblica. Dopotutto, non puoi mai sapere con certezza se un utente malintenzionato è seduto al tavolo successivo, in grado di infiltrarsi nella conversazione, ottenere accesso ai dati personali e ai sistemi di pagamento.
3. Utilizzare gli strumenti di collaborazione
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"Meglio vedere una volta" è una regola cheApplicato efficacemente alla videoconferenza funzionante. Dopotutto, è molto più conveniente mostrare un grafico della crescita delle vendite o un layout di pagina finito piuttosto che cercare di descriverli. Le moderne soluzioni di videoconferenza per questi scopi sono integrate da comodi strumenti di collaborazione: dimostrazione dello schermo di un computer o presentazione di presentazioni, registrazione di videoconferenze, capacità di comunicare in chat room e altre funzioni.
Preparati per una videochiamata con un cliente, segnalaprima del capo o l'annuncio di un nuovo prodotto, ma non hai tempo per fare una presentazione? Non fatevi prendere dal panico e non perdete tempo a preparare le diapositive “in ginocchio” - mostrate ai vostri interlocutori l'intero desktop con tutte le informazioni necessarie. Alcune soluzioni di videoconferenza consentono persino di trasmettere finestre di applicazioni specializzate, ad esempio se è necessario mostrare un layout o un modello 3D complesso. Allo stesso tempo, non solo gli sviluppi occidentali hanno tale funzionalità, ad esempio nella soluzione di comunicazione video TrueConf.
4. Prendi appunti durante una videoconferenza
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La riunione lunga ed efficace è finita, turaccolti per semplificare le nuove informazioni e improvvisamente si sono resi conto che non puoi farlo. Le voci scritte a mano nel diario sembrano una cifra, le informazioni che speravi di ricordare sono state dimenticate e i tuoi colleghi non hanno scritto nulla, quindi non c'è nessuno a cui porre la domanda. Una situazione familiare? Non permettere che venga ripetuto: assicurati di mantenere un protocollo e annota in esso tutti gli accordi, le decisioni prese e le nuove idee. Ciò farà risparmiare notevolmente tempo e ti permetterà di non perdere di vista nulla.
Ora ci sono molti programmi cheoffrono di creare automaticamente note durante le videoconferenze, ma il loro uso non è sempre giustificato. Gli algoritmi di automazione continuano a non funzionare come promettono gli sviluppatori e il costo del software è piuttosto elevato. Per creare note, è del tutto possibile utilizzare la chat di gruppo integrata nella soluzione di videoconferenza, in cui tutti i partecipanti saranno in grado di fornire i commenti necessari.
Dopo l'incontro, puoi lasciare degli appuntiordina e invia ai partecipanti via mail. Inizia discutendo il protocollo della prossima riunione programmata, controlla la prontezza dei compiti, i progressi nella loro attuazione o discute i problemi che sono sorti.
5. Creare un'atmosfera di lavoro
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Puoi condurre videoconferenze a casa, in particolarese la tua città è in quarantena o semplicemente non ti piace visitare l'ufficio. In una situazione del genere, scegli un'applicazione che ti consenta di non uscire dal flusso di lavoro e mantenere la serietà delle negoziazioni. Alcune soluzioni VKS (Zoom, TrueConf) supportano la sostituzione al volo dello sfondo dietro la schiena - devi solo scegliere una stanza con una parete semplice. Inoltre avvisa i tuoi cari di non apparire accidentalmente nella cornice o distrarre te e i tuoi interlocutori con domande forti su sandwich e caffè.
Prima di rispondere a una videochiamata in arrivo, assicurati che la tua scrivania sia pulita. Ciò ti aiuterà a concentrarti sulle attività lavorative e ti salverà anche dalla creazione di suoni non necessari durante la comunicazione.
6. Fai la scelta di creare conferenze al volo
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Videoconferenza programmataIl programma sta gradualmente diventando un ricordo del passato. Ciò è dovuto alla complessità della procedura: è necessario selezionare tutti i parametri necessari, inviare inviti, assicurarsi che tutti li ricevano e si uniscano in sicurezza alla conversazione al momento stabilito. Inoltre, eventuali adeguamenti richiedono la ripetizione di alcuni passaggi e complicano il processo.
È molto più comodo usare il softwaresoftware che mostra lo stato dei tuoi interlocutori (offline, online, occupato, ecc.) e li invita alla conversazione "al volo" in un paio di clic. Inoltre, lo stato ti aiuterà a determinare se chiamare un dipendente remoto in questo momento - in questo caso, non lo distrarrai durante una riunione importante o un viaggio durante la guida.
La linea di fondo
Quindi, aderendo a solo sei raccomandazioni, puoi rendere la comunicazione in formato video il più confortevole possibile e anche dichiararti un conoscitore dell'etichetta online aziendale.
- Non risparmiare sulla fotocamera e sulle cuffie per te e i tuoi dipendenti. È molto più facile concentrarsi sul lavoro se non è necessario chiedere ogni cinque minuti: "Posso sentire?"
- Prima della videoconferenza, chiudi tutte le applicazioni a uso intensivo di risorse: browser con un numero elevato di schede o Photoshop, nonché programmi che utilizzano la videocamera.
- Usa la condivisione dello schermo, la condivisione di file e messaggi, le videoconferenze, ecc. Questi strumenti aumenteranno in modo significativo l'efficacia delle riunioni e del lavoro in generale.
- Non dimenticare di prendere appunti in una chat di gruppo durante una videoconferenza e ricordartelo ai tuoi colleghi. Sarà molto più facile ricordare nuove informazioni e riflettere sulle idee ricevute.
- Non perdere tempo a prenotare una sala riunionila sala e la complessa organizzazione della videoconferenza per risolvere i problemi quotidiani. Crea chiamate di gruppo direttamente dal tuo posto di lavoro senza alcuna perdita di efficienza.
- Utilizza soluzioni che ti consentano di creare conferenze senza pianificazione preventiva – Ciò ti farà risparmiare tempo e ti libererà da molti ritardi organizzativi.
E, soprattutto, scegli un software progettato per la comunicazione aziendale e non per le chiamate a familiari e amici. Ti auguriamo una videoconferenza di successo!
Foto: Unsplash
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