רואי חשבון דיגיטליים, קונים ומשאבי אנוש: כיצד חברות משתמשות ברובוטים תוכנה

מהי RPA והיכן משתמשים בטכנולוגיה 

RPA (robotic process automation) - רובוטים תוכנה המדמים

פעולות אנושיות בתהליך של אינטראקציה עםמערכות מידע ותוכנות. הם מקיימים אינטראקציה עם ממשקי מחשב באותו אופן כמו בני אדם: הם "מבינים" מה יש על המסך, לוחצים על כפתורים בסדר הנכון, מנווטים בתוך מערכות, מאחזרים ומכניסים את הנתונים הדרושים.

RPA הוא הכרחי לביצוע פעולות שגרתיות,טכנולוגיה זו יכולה לפנות זמן גם למשימות מעניינות ויצירתיות יותר שלא ניתן לבצע ללא אינטליגנציה אנושית – למשל, חיפוש שותפים, תקשורת עם לקוחות, השתתפות בפיתוח מוצרים חדשים. כדי לתכנת את הרובוט, מספיק להקליט סרטון מהצג של עובד שמבצע משימה כלשהי: למשל, פריקת פקודות תשלום או עריכת אישורים. רובוטים יוכלו לעשות זאת בדיוק באותו אופן, רק מהר יותר, מדויק יותר וללא הפסקות לארוחת צהריים ומנוחה. 

RPA יכול לעבוד עם כל ממשק בכלעם זאת, תוכנה, במצבים מסוימים, המורכבות והשונות של התהליך לא יאפשרו להסתדר ללא השתתפות אנושית. לדוגמה, הרובוט לא יוכל לענות עבורכם למיילים, אבל מיון דואר או חיפוש מידע בהודעות זה לגמרי. ובשילוב עם בינה מלאכותית, רובוטים מתקדמים יכולים לבצע משימות מורכבות עוד יותר: למשל לנתח את התוכן של מסמכים ולשלוח אותם לנמענים הנכונים. AI במקרה זה ממלא את תפקיד המוח ומקבל החלטות, ו-RPA מיישם אותן.

חשבונאות וכספים

ישנם רבים במחלקת הנהלת החשבונות והכספיםמשימות ש-RPA יכול לעזור בהן, שכן ישנם תהליכים שגרתיים רבים בתחומים אלו. רובוטי תוכנה יכולים, למשל, למלא באופן עצמאי פקודות תשלום על סמך מידע מהמאגר ולשלוח אותן לבנק. 

אתה יכול גם לבצע אוטומציה עם RPAהיווצרות פעולות של התאמה של חישובים כך שלא יהיו אי התאמות בהם. הרובוט עצמו יוריד מסמכים מ-ERP (Enterprise Resource Planning, מערכת לתכנון משאבים ארגוניים) וממערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות, יקבע את סוגם, תכונות מפתח, יזהה סתירות ויקשר אוטומטית בין קבצים שונים של החברה והספקים שלה. מקרה שימוש נוסף הוא הכנת תעודות לעובדים, למשל, 2-NDFL. בשני המקרים, אוטומציה מפחיתה את עומס העבודה על הצוות, מפחיתה את הזמן להשלמת משימות ומבטלת שגיאות הקשורות לגורם האנושי. 

במקרים מורכבים יותר, נעשה שימוש בשילובRPA ו-AI. דוגמה היא רישום דפי בנק. מטרתה של תמצית כזו אינה שדה רשמי: המבצע מכניס לתוכו מילים בסדר אחר, משתמש בקיצורים. רובוט תוכנה יכול להיכנס לבנק מקוון, לחלץ מידע על פגישות ולהזין אותו למודל AI עם עיבוד שפה טבעית. ה-AI יבחר את הפרמטרים הנדרשים ויעביר אותם בחזרה ל-RPA כך שרובוטי התוכנה יבצעו את פעולת הפיצוץ במערכת הנהלת החשבונות.

דרך השילוב של AI ו-RPA, האמריקאייצרנית ציוד, ריאגנטים, חומרים מתכלים ותוכנה Thermo Fisher Scientific הצליחה לצמצם את זמן עיבוד החשבוניות ב-70% עבור 824,000 מסמכים בשנה. החברה השתמשה במוצרי Document Understanding ו- Action Center ממפתח RPA עולמי. הם מאפשרים לחלץ אוטומטית נתונים מקבצי PDA - חשבוניות, הזמנות רכש ומסמכים קשורים, לבדוק את התוצאות ולבקש מידע חסר.

רכש, משלוחים ומכרזים

ברכש, ניתן להשתמש ב-RPAלמשל, להפקת הזמנות. בתרחיש הקלאסי, עובדי המחלקה מעבירים באופן ידני נתוני הזמנה (כמות סחורה, חומרים וכו') ל-ERP מהמייל. העברת מידע ממכתב אחד לוקח בערך 10 דקות. הליך זה יכול להיעשות על ידי רובוט. RPA גם תתמודד עם הזנת נתונים על צדדים נגדיים ממערכות חיצוניות ל-ERP או יכולה למלא תפקיד של עוזר שיבדוק מידע זה וימצא שגיאות. 

המקרה הנפוץ השלישי הוא אישורלְהַזמִין. בדרך כלל, עובד, לאחר שקיבל מידע על סחורה שנרכשה, חייב לבדוק את מערכת החשבונאות ולהוסיף לה את הערכים הסופיים. הרובוט יכול להשתלט על כל העבודה מרגע קבלת הנתונים מהספק: הוא יסנן אותם, יכניס אותם למערכת הנהלת החשבונות ויפיק מסמכים או מיילים אם ימצא אי התאמות. רובוטי תוכנה יכולים אפילו לעזור בניטור מכרזים. RPA תמצא בדואר מכתבים עם מידע על הליכים תחרותיים חדשים, תיכנס לאתר המכרז, תעתיק את הפרטים ותזין אותם ל-ERP או CRM. 

דוגמה לחברה שכבר משתמשת ב-RPA בבכיוון זה - מפעלי הברזל והפלדה של מגניטוגורסק. החברה רובוטה את התהליך הרב-שלבי של תשלום עבור אספקת גרוטאות מתכת. הצגתם של 25 רובוטי תוכנה סייעה להגדיר בקרה אוטומטית על משלוחים, להגביר את מהירות העיבוד של 32,000 עסקאות עסקיות ו-20,000 קבצים ולהפחית מאוד את עלויות העבודה.

משאבי אנוש

בין המקרים מניסיוננו היא בקרת עובדיםזמן העובדים. ללא RPA, אנשי משאבי אנוש מעבדים באופן ידני נתונים מהמערכות הארגוניות ובקרת הגישה,  מפגיש אותם ב-Excel כדי להשוות את הזמן המתוכנן והממשי של העובדים במתקנים ארגוניים שונים ולהכין דוח שבועי על עומס הציוד. הרובוט עושה את כל הפעולות הללו באופן אוטומטי ויכול להכין דוחות סיכום יומיים, שבועיים וחודשיים. הוא אוסף נתונים ממספר מערכות מידע ארגוניות. משימה שאדם מקדיש עליה 8 שעות, הוא מסיים תוך דקות ספורות ומזהה עוד 40% הפרות. 

מקרה המחשה נוסף הוא הכנת מסמכיםבעת עיבוד העברות זמניות של עובדים ושילוב תפקידיהם. בדרך כלל, מומחה מחלקת משאבי אנוש צריך לקבל פניות מעובדים בפורמט נייר, להזין נתונים למערכת המידע, ליצור הסכם לשינוי חוזה העבודה במערכת, להעלות אותו, למלא ידנית הזמנות להעברה זמנית או לשילוב מקצועות. ליצור חבילה של מסמכים. בתהליך, עליך לבדוק פנקסי נייר, ספרי עיון, תיאורי תפקיד. 

עם RPA, התהליך יכול להיבנות בצורה שונה:רובוט התוכנה ייקח נתונים מה-ERP, ישווה אותם לפנקס הרשומות המעובדות באקסל ויפיק עבורם רשימה של עובדים שצריך להעביר וחבילות מסמכים עבורם. זה יתאם את כל הנתונים ואף ישלח הסכמים והזמנות לגורמים האחראים. אדם ישקיע יותר מ-15 שעות במשימות אלו, ורובוט ישלים אותן תוך שתיים. 

באילו תעשיות RPA כבר מיושם ברוסיה

המגזר העיקרי לפתרונות RPA ברחבי העולם והשוק הרוסי כיום הוא פיננסי. בתחום זה עובדים לרוב עסוקים במשימות חוזרות ודומות - הזנת נתונים, הפקת דוחות, ביצוע חישובים, פתיחת חשבונות - ותהליכים אלו משוכפלים בסניפים שונים. VTB, Alfa Bank, Moscow Credit Bank, Rosbank ואחרים כבר משתמשים ברובוטים תוכנה. 

גם התעשייה משתמשת באופן פעיל בדיגיטלעובדים: אחזקות מיישמות RPA במרכזי שירות משותפים, אוצרות ריכוזיות ופונקציות אחרות בהן מתרחש עיבוד נתונים מרכזי. בתעשיית הייצור, RPA יכול לשמש לאוטומציה של תהליכים הקשורים להרכבה, אריזה ואספקה ​​של סחורות, ניטור טכנולוגיית ייצור וניהול איכות. בנוסף לקבוצת MMK PJSC, RPA מיושמת, למשל, על ידי Norilsk Nickel, TMK, OMK, Rosneft, Tatneft, Uralchem, UMMC, Ural Steel ועוד רבים אחרים. 

מי יכול להפיק תועלת מהטכנולוגיה

תאגידים עם כמויות גדולות של נתונים ופעולות חוזרות, RPA יפחית עלויות ויזרז משמעותית את העבודה, ויגדיל את איכותה. עבור עסקים קטנים ובינוניים, השקעות ברובוטיזציה אינן הכרחיות כל כך, אם כי הכנסת רובוטי תוכנה יכולה לסייע בפורמליזציה של תהליכים עסקיים ולהשתחרר מהשגרה. 

היתרון העיקרי של RPA הוא זה מתיבהגדלת העסק, הגדלת מספר הלקוחות והגדלת ההזמנות, רובוט התוכנה יבצע את משימותיו באותה יעילות. מספר הניתוחים אינו חשוב לו כלל. אז אם החברה מבינה שהיקף העבודה השוטף רק יגדל או לא יקטן, ותצטרך להשקיע בהעסקת עובדים, כדאי לשקול אפשרות להשקיע ב-RPA. לפני שתעשה זאת, חשוב לנתח את הצרכים והיכולות שלך, כמו גם להעריך את היתרונות והסיכונים הפוטנציאליים. 

שוק ה-RPA הרוסי לאחר עזיבתם של ספקים זרים

בשנת 2022 לאחר שעזב את השוק הרוסישחקנים זרים, חברות נדרשות בדחיפות לעבור לספקים מקומיים של פלטפורמות RPA. ב-Next, התחלנו גם לחפש באופן אקטיבי תחליף ללקוחותינו, תוך התמקדות בתכונות של כל אחת מהפלטפורמות ובצרכים של לקוחות ספציפיים.

המוביל בין פתרונות RPA הרוסיים יכול להיותשקול את פלטפורמת Primo RPA: היא לוקחת בחשבון בקשות של לקוחות ומשפרת במהירות את המוצר. אציין גם את PIX Robotix ו-Sherpa RPA - הפלטפורמות הללו הצליחו להגיב במהירות לשינויים בשוק ולהציע מוצרים מעשיים.

בסך הכל, שוק ה-RPA המקומי נמצא כעתשלבי התפתחות. ספקים מקומיים ימשיכו להתחרות באופן פעיל ולשפר את הפונקציונליות של הפלטפורמות. על פי תחזיות IBA, עד שנת 2024 יותר מ-90% מהחברות הרוסיות המשתמשות ברובוטים תוכנה יעברו לתוכנה מקומית. זה יכול להוביל לגידול בנפח השוק ל-60 מיליארד רובל. 

קרא עוד:

עיר אגדית שטבעה לפני למעלה מ-650 שנה ונמצאה בים הצפוני

חפצים נדירים מאוד שנמצאו במדבר: בני למעלה מ-4,300 שנה

נקרא ממתיק פופולרי שפוגע ב-DNA האנושי

תמונת שער: תמונה מאת Drazen Zigic ב-Freepik