統計によると、コロナウイルスの流行が発生して以来、世界中でビデオコミュニケーションへの関心が高まっています。
ただし、まだビデオ通話が届いていない場合常習的なコミュニケーションツールの場合、技術的な問題が発生する可能性があります。聞こえない、または見えない場合、コンピュータがフリーズし、手持ち削岩機が窓の外で働き始め、会話を妨害しますか？恥ずかしい状況を回避し、ビデオモードでの会議を可能な限り生産的で快適なものにするのに役立つ6つのライフハックを提供します。
1.カメラとヘッドセットの選択に責任を持ってアプローチする
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AirPodsをどのように愛していても、ビデオ会議は放棄する必要があります。ワイヤレス接続または3.5 mmジャックのヘッドセットは、ビジネス会話中に必要な通信品質を提供しません。このようなデバイスでは、サウンドキャプチャの品質は家庭用に重点が置かれており、マイクは「ショー」としてのみ宣言されています。対話者のすべての言葉を聞いたり、聞こえないように送信された発言を数回繰り返すのではなく、仕事の問題に集中したい場合は、有線USB周辺機器を使用してください。
多くの場合、それはノイズ低減をサポートし、これは、交通量の多い喧騒や修理作業が会話の質を大幅に低下させる可能性がある都市環境や、オープンスペースのオフィスやコワーキングで作業する場合に必要です。そして、あなたがそのような機器の入手可能性を心配しているなら、私たちはあなたを安心させるために急いでいます：良いヘッドセットの価格は長い間痛んでいませんが、それはあらゆる電気店で売られています。同じことがカメラにも当てはまります。安価なモデルでも、内蔵のラップトップカメラよりもはるかに優れた画像が得られます。
2.コンピュータを警告する
ビデオ品質は速度だけに依存するわけではありませんインターネット接続または高品質のカメラだけでなく、コンピューターのパフォーマンスにも影響します。会議の前に、オーディオの中断や画像の劣化を回避するために、RAMを多く使用するアプリケーション（多くのタブを備えたブラウザーやPhotoshop）を閉じます。
オープンによる困難も発生する可能性がありますカメラにアクセスできるコンピュータ上のアプリケーション。ビデオ会議中に自分の姿が見えないが、機器が接続され、正しく動作していることは確実である場合は、他のプログラムが実行されているかを確認してください。おそらく、カメラが他のビデオ通信ソフトウェア、ビデオ録画または写真撮影用のアプリケーションを使用している可能性があります。さらに良いのは、–通話中に問題の検索や修正に時間を無駄にしないように、会議を開始する前にそのようなプログラムをオフにしてください。
また、品質にもご注意ください。とインターネット接続のセキュリティ。有線ネットワーク接続を使用することをお勧めします。これを使用できない場合（たとえば、コワーキングで作業している場合）、パスワードを必要とし、良好な接続品質を保証するwifi接続を使用します。ただし、重要な取引について話し合い、いかなる方法でも第三者に認めることができないファイルを交換する場合は、パブリックネットワークの使用を拒否する必要があります。結局のところ、攻撃者が会話に潜入し、個人データと支払いシステムにアクセスできる次のテーブルに座っているかどうかを確実に知ることはできません。
3.コラボレーションツールを使用する
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「一度見た方がいい」というのは効果的なビデオ会議に適用されます。結局のところ、売上高のグラフや完成したページレイアウトを説明するよりも、グラフで示す方がはるかに便利です。これらの目的のための最新のビデオ会議ソリューションは、便利なコラボレーションツール（コンピュータ画面のデモまたはプレゼンテーションの表示、ビデオ会議の記録、チャットルームでの通信機能など）によって補完されます。
クライアントとのビデオ通話の準備をする、レポート上司や新製品の発表の前に、プレゼンテーションをする時間がありませんか？ 「ひざまずいて」スライドを準備するのに慌てる必要はありません。時間を無駄にしないでください。必要なすべての情報をデスクトップ全体に表示してください。一部のビデオ会議ソリューションでは、たとえば、レイアウトや複雑な3Dモデルを表示する必要がある場合など、特殊なアプリケーションのウィンドウをブロードキャストすることもできます。同時に、たとえばTrueConfビデオコミュニケーションソリューションなど、欧米の開発だけがそのような機能を備えているわけではありません。
4.ビデオ会議中にメモを取る
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長く効果的な会議が終わりました新しい情報を合理化するために集まり、突然これを行うことができないことに気付きました。日記の手書きのエントリは暗号のように見え、覚えておきたい情報は忘れられており、同僚は何も書かなかったため、質問する人はいません。身近な状況？繰り返さないでください。必ずプロトコルを守り、すべての合意、決定、新しいアイデアをメモしてください。これはあなたの時間を大幅に節約し、何かを見失うことを防ぎます。
今、多くのプログラムがありますビデオ会議中にメモを自動的に作成することを提案しますが、その使用が常に正当化されるわけではありません。自動化アルゴリズムは、開発者の約束どおりには機能せず、ソフトウェアのコストは非常に高くなります。メモを作成するために、ビデオ会議ソリューションに組み込まれたグループチャットを使用することは非常に可能です。このグループチャットでは、すべての参加者が必要なコメントを付けることができます。
会議後、メモを残すことができますソートして、メールで参加者に送信します。最初に予定されている次の会議のプロトコルについて話し合うか、タスクの準備状況、実装の進捗状況を確認するか、発生した問題について話し合います。
5.作業環境を作成する
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特に自宅でビデオ会議を行うことができますあなたの街が隔離されている場合、またはあなたが単にオフィスを訪れたくない場合。このような状況では、ワークフローから外れないようにし、交渉の深刻さを維持できるアプリケーションを選択してください。一部のVKSソリューション（ズーム、TrueConf）は、オンザフライで背中の後ろの背景を置き換えることをサポートしています-壁のない部屋を選択するだけです。また、サンドイッチやコーヒーに関する大きな質問で、誤ってフレームに表示されたり、あなたとあなたの対談者の注意をそらしたりしないように、愛する人に警告してください。
着信ビデオ通話に応答する前に、机がきれいになっていることを確認してください。これは、作業タスクに集中するのに役立ち、コミュニケーション中に不要なサウンドを作成することからもあなたを救います。
6.オンザフライで会議を作成することを選択します
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スケジュールされたビデオ会議スケジュールは徐々に過去のものになりつつあります。これは手順が複雑なためです。必要なパラメータをすべて選択し、招待状を送信し、全員がそれらを受信し、時間通りに安全に会話に参加するようにします。さらに、調整には特定のステップを繰り返す必要があり、プロセスが複雑になります。
ソフトウェアを使用する方がはるかに便利です対談者のステータス（オフライン、オンライン、ビジーなど）を表示し、数回クリックするだけで「オンザフライ」で会話に招待するソフトウェア。さらに、このステータスは、リモートの従業員に今すぐ電話するかどうかを判断するのに役立ちます。この場合、重要な会議や運転中の旅行中に彼の注意をそらすことはありません。
乾燥した残渣に
したがって、6つの推奨事項のみを順守することで、ビデオ形式でのコミュニケーションを可能な限り快適にし、企業のオンラインエチケットの愛好家であることを宣言できます。
- 自分と従業員のためにカメラとヘッドセットを保存しないでください。 5分ごとに「聞こえますか？」と尋ねる必要がない場合は、仕事に集中する方がはるかに簡単です。
- ビデオ会議の前に、リソースを集中的に使用するすべてのアプリケーションを閉じます-多数のタブを備えたブラウザーやPhotoshop、およびカムコーダーを使用するプログラム。
- 画面共有、ファイルとメッセージの共有、ビデオ会議などを使用します。これらのツールは、会議や作業の効率を大幅に向上させます。
- ビデオ会議中にグループチャットでメモを取り、同僚に思い出させることを忘れないでください。新しい情報を覚えて、受け取ったアイデアを反映するのがはるかに簡単になります。
- 会議室の予約に時間を無駄にしないでくださいホールと日常的な問題を解決するためのビデオ会議の複雑な組織。効率を損なうことなく、職場から直接グループ通話を作成できます。
- 事前の計画なしで会議を開催できるソリューションを使用します。これにより時間を節約し、組織的な遅れを大幅に解消できます。
そして最も重要なことは、家族や友人への電話ではなく、企業コミュニケーション用に設計されたソフトウェアを選択することです。ビデオ会議の成功をお祈りします！
写真：Unsplash
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