Belangrijkste problemen met verwijdering op afstand en bedrijfsgereedheid
In één dag hebben we alle kantoren overgezet naar een remote format
Volgens de resultaten van ons klantenonderzoek is 63% van de bedrijven tevreden over het formaat van werken op afstand.En 41% is bereid om dit format voort te zetten.In eerste instantie was het een beetje verrassend. Hoewel er in dit verband voorspellingen waren: dat iedereen zou proberen op afstand te werken en zou begrijpen dat er niets mis mee was, waarna het massale faillissement van kantoorgebouwen zou beginnen. Het is duidelijk dat niet alle bedrijven en mensen hier klaar voor zijn, maar over het algemeen is alles niet slecht.
De meerderheid zei dat het grootste probleem met de afgelegen ligging het gebrek aan persoonlijke communicatie is.Op de tweede plaats staat een lage motivatie enbetrokkenheid, op de derde plaats staat de moeilijkheid van controle. Voor de overgrote meerderheid van de klanten is Bitrix24 in wezen het belangrijkste werkinstrument geworden, omdat ze de mogelijkheid hebben verloren om offline te werken. Gezien het feit dat we met precies dezelfde situatie worden geconfronteerd, hadden we een enorme verantwoordelijkheid. Ten eerste moesten we zorgen voor een vrij grote toestroom van klanten en werkdruk, aangezien de tools steeds vaker gebruikt gingen worden, en ten tweede moesten we ons aan de productsituatie houden: wat geven we de klanten zodat ze kunnen in dit formaat communiceren.
Videobellen met cultuur en kantoor in elk huis
Door de huidige situatie zijn we veranderdupdates van mobiele en desktopapplicaties.Dit was belangrijk om in de eerste plaats de mogelijkheid te geven om met meer mensen te communiceren, aangezien we daarvoor een maximale groepsoproep van vier personen hadden, dit kwam door de architectuur en de belasting van het kanaal. We hebben alles opnieuw moeten doen en in april hebben we groepsoproepen geopend voor 12 personen, vandaag zijn ze beschikbaar voor 24 personen. We hebben ook gewerkt aan 'Taken en projecten': we hebben effectieve 'Mobiele taken' uitgebracht, omdat de belasting ervan enorm toenam, en een groot aantal van onze klanten begon deze dienst te gebruiken, elkaar taken te geven en deze te monitoren. Het volgende onderdeel dat we in onze plannen naar voren schuiven, is het werken met online verkoop. Door de transitie naar online is de vraag ernaar erg groot geworden. Vervolgens hebben we een tool uitgebracht met de naam "Sales Center" en "CRM Terminal" - dit is de mogelijkheid om facturen voor betaling uit te geven in elke chat en deze onmiddellijk te accepteren, zelfs tot het punt waarop een koerier zonder kassa via de CRM-terminal kan accepteren contactloze betaling van hem. Al deze diversiteit werd drastisch herzien, omdat we onze klanten de kans moesten geven om in een nieuwe realiteit te werken, en niet op zoek te gaan naar andere hulpmiddelen. Bovendien hebben we de beperking op het gratis abonnement verwijderd. Voorheen was er een limiet van maximaal 12 personen, maar nu is het aantal mensen met het gratis abonnement onbeperkt.
Alles is verplaatst naar videogesprekken, videoconferenties en chats.Voorheen hadden we een offline component toen weJe kunt collega's ontmoeten in vergaderruimten, je kunt naar een collega toegaan, naast zijn computer zitten en de details bekijken, iets bespreken, naar de code kijken en een beslissing nemen, helpen of om hulp vragen, maar nu is dit allemaal ontoegankelijk. Ondanks het feit dat we al een redelijk verdeeld kantoor zijn, was de hoeveelheid communicatie groot, omdat de marketingafdeling voortdurend met elkaar communiceert, en met de ontwikkelaars, die op verschillende verdiepingen zitten, en het voor hen gemakkelijker is om via videoconferentie te praten dan naar elkaar toe gaan. Welnu, de kantoren communiceerden op dezelfde manier online met elkaar. Tegenwoordig is het aantal communicatie aanzienlijk toegenomen en is het van groot belang voor ons. Ook bedrijfsprocessen zijn voor ons belangrijk. De dingen die we op de ouderwetse manier deden, moesten worden omgezet naar digitaal formaat.
Onze taak was om de persoon, die thuis is en aan zijn zaken blijft werken, het effect van zijn aanwezigheid op kantoor te laten voelen.Daarom hebben we zo’n cultuurDe regel is dat we zonder waarschuwing een videogesprek kunnen voeren. Dat wil zeggen, zoals we vroeger deden: we schreven in de chat en vroegen om te bellen, maar nu kunnen we elkaar bellen zonder voorafgaande toestemming. Dit houdt onze medewerkers alert en stelt ons in staat het effect van aanwezigheid te behouden wanneer een kameraad uw kantoor binnen kan komen om met u te praten. Een verplichte ochtendoproep aan het begin van de werkdag voor de meeste van onze teams die op de een of andere manier samenwerken om elkaar te begroeten en snel een kort plan van aanpak te bespreken. We hebben een groot aantal telefoontjes en communicaties om eventuele problemen te bespreken; het aantal communicaties is dramatisch toegenomen. Een ander interessant kenmerk, althans in ons kantoor in Moskou, is het verhaal van informele communicatie. Vroeger hadden we een traditie: om vijf uur ’s avonds kwamen we 15-20 minuten samen in de keuken, gewoon om thee te drinken en over abstracte onderwerpen te kletsen. Deze traditie hebben we behouden, maar nu gebeurt het online. Dit werkt prima, het houdt mensen betrokken bij het team, er is altijd iets om over te praten, persoonlijke of werkverhalen te delen en persoonlijke communicatie te onderhouden, die bij werken op afstand zo ontbreekt.
We hebben veel logistieke processen digitaal omgezet.Bijvoorbeeld bij het ondertekenen van contracten die we hebbenZe gaan voortdurend door. Het aantal evenementen dat de marketingafdeling in deze periode uitvoert, blijft nog steeds hetzelfde. Dit alles moet ook worden georganiseerd, contracten worden ondertekend, rekeningen en afsluitingsdocumenten worden betaald en uitgewisseld met alle tegenpartijen. Voor het merendeel konden we de omzet overbrengen naar een elektronisch document, terwijl dat niet lukte, hebben we alles intern maximaal gedigitaliseerd. En vandaag de dag hoef ik bijvoorbeeld, om akkoord te gaan en een overeenkomst te ondertekenen, niets anders te doen dan wat ik op mijn mobiele telefoon kan doen. Dat wil zeggen, ik ontvang zowel de tekst van het contract als de aantekeningen over overeenstemming met advocaten. Ik kan kijken en ervoor zorgen dat alles bij hem in orde is en het selectievakje 'Ondertekenen' aanvinken, en het contract wordt als ondertekend beschouwd. Hetzelfde geldt voor mijn collega’s die met deze documenten werken. Ze doen alles online: ze uploaden deze documenten, die in de goedkeuringsketen terechtkomen en ter goedkeuring komen. We hebben het grootste deel van onze logistieke activiteiten online overgedragen, en om documenten (ongeveer 10%) die nog steeds op papier staan, te krijgen en op ons kantoor op ons adres aan te komen, moeten we ze vandaag de dag met de hand sorteren. We doen er alles aan anders digitaal.
24/7 ondersteuning en profiteer van uw eigen tools
De overgang naar een format voor werken op afstand verhoogde zelfs de efficiëntie van de ontwikkeling en de snelheid waarmee modules en codes werden vrijgegeven.Bij de meeste van onze tegenpartijen, mijn partners, hebben deze formaten ook behoorlijk wortel geschoten. Daarom is afstandsbediening niet zo eng als ze aanvankelijk zeiden.
Om alles goed te laten werken, moeten we een vrij grote infrastructuur ondersteunen.De cloudservice moet altijd beschikbaar zijn100%, daarom hebben we onze infrastructuur over negen landen verdeeld. Nu zijn er meer dan 16 datacenters, op elke locatie, in elk land waar we qua infrastructuur aanwezig zijn. Tegenwoordig zijn wereldwijd meer dan 6 miljoen bedrijven bij onze service geregistreerd. We werken in 18 talen en in elk land ter wereld: dit is een aparte bron van trots; u kunt waarschijnlijk geen land of gebied, of niet-erkend gebied op de wereld vinden, waar niet minstens één van onze klanten is. Daarnaast beschikken wij over twee onafhankelijke datacenters. We zijn erin geslaagd een redelijk efficiënte infrastructuur op te bouwen; nu zijn er meer dan 600 servers, ontworpen voor miljoenen klanten. Tegelijkertijd behoren we praktisch tot de tien meest geladen diensten in Rusland.
We zijn nu iets meer dan 450 mensen en we zijn allemaal over de hele wereld verspreid.We hebben ons hoofdkantoor inKaliningrad, omdat ons bedrijf daar vandaan komt. De meeste medewerkers werken er. Daarnaast hebben we kantoren in Moskou, St. Petersburg, Kiev, Kazachstan, Wit-Rusland enzovoort. Er zijn verschillende kantoren gevestigd in de VS en Europa. Naast kantoren beschikken we al meer dan twee jaar over een aanzienlijke staf van externe medewerkers. Ze waren nodig om klanten 24/7 technische ondersteuning te bieden, omdat we klanten over de hele wereld moeten bedienen en alle tijdzones moeten ‘sluiten’, en hiervoor is ons ondersteuningsteam zeer geografisch verspreid. De meeste van hen bevinden zich in Rusland, en we hebben er veel, inclusief moedertaalsprekers van andere talen, om met klanten over de hele wereld te communiceren.
Zie ook:
Bekijk de meest uitgebreide catalogus van miljarden sterren in de Melkweg
De Doomsday-gletsjer bleek gevaarlijker te zijn dan wetenschappers dachten. We vertellen het belangrijkste
Door de grootste magnetische storm kun je het noorderlicht vanuit Moskou zien