Toppproblemer med fjernhåndtering og forretningsberedskap
På en dag overførte vi alle kontorer til et eksternt format
Ifølge resultatene fra kundeundersøkelsen er 63% av selskapene fornøyd med det eksterne arbeidsformatet.Og 41 % er klare til å fortsette dette formatet.Først var det litt overraskende. Selv om det var prognoser i denne forbindelse: at alle ville prøve fjernarbeid og forstå at det ikke var noe galt med det, hvoretter massekonkurs av kontorbygg ville begynne. Det er klart at ikke alle bedrifter og folk er klare for dette, men generelt er ikke alt dårlig.
Flertallet sa at hovedproblemet med fjernhet er mangelen på personlig kommunikasjon.På andreplass er lav motivasjon oginvolvering, på tredje plass er vanskeligheten med å kontrollere. For de aller fleste klienter har Bitrix24 i hovedsak blitt det viktigste arbeidsverktøyet, fordi de har mistet muligheten til å jobbe offline. Med tanke på at vi står i akkurat samme situasjon, hadde vi et enormt ansvar. For det første måtte vi sørge for en ganske stor tilstrømning av kunder og arbeidsmengde, siden verktøyene begynte å bli brukt mye oftere og oftere, og for det andre måtte vi forholde oss til produktsituasjonen: hva gir vi til kundene slik at de kan samhandle i dette formatet.
Videosamtaler kultur og kontor i hvert hjem
På grunn av den nåværende situasjonen har vi endret ossoppdateringer av mobil- og skrivebordsapplikasjoner.Dette var viktig for for det første å gi mulighet til å kommunisere med flere, siden vi før det hadde et maks gruppeanrop på fire personer, dette var på grunn av arkitekturen og belastningen på kanalen. Vi måtte gjøre om alt, og i april åpnet vi gruppesamtaler for 12 personer, i dag er de tilgjengelige for 24 personer. Vi jobbet også med "Oppgaver og prosjekter": vi ga ut effektive "Mobiloppgaver", ettersom belastningen på dem økte kraftig, og et stort antall av våre kunder begynte å bruke denne tjenesten, ga hverandre oppgaver og overvåket dem. Den neste delen vi legger frem i planene våre er å jobbe med nettsalg. På grunn av overgangen til nett, har etterspørselen etter dem blitt veldig høy. Deretter ga vi ut et verktøy kalt "Sales Center" og "CRM Terminal" - dette er muligheten til å utstede fakturaer for betaling i hvilken som helst chat, umiddelbart godta det, selv til det punktet hvor en kurer uten kassaapparat gjennom CRM-terminalen kan akseptere kontaktløs betaling fra ham. Alt dette mangfoldet ble dramatisk revidert, fordi vi trengte å gi våre kunder muligheten til å jobbe i nye virkeligheter, og ikke lete etter andre verktøy. I tillegg har vi fjernet begrensningen på gratisplanen. Tidligere var det en grense på opptil 12 personer, men nå er antallet personer på gratisplanen ubegrenset.
Alt har flyttet til videosamtaler, videokonferanser og chatter.Tidligere hadde vi en offline-komponent når vikunne møte med kolleger i møterom, du kunne gå opp til en kollega, sitte ved siden av datamaskinen hans og se på detaljene, diskutere noe, se på koden og ta en avgjørelse, hjelpe eller be om hjelp, men nå er alt dette utilgjengelig. Til tross for at vi allerede er et ganske distribuert kontor, var kommunikasjonsmengden stor, fordi markedsavdelingen hele tiden kommuniserer med hverandre, og utviklerne, som er i forskjellige etasjer, og det er lettere for dem å snakke via videokonferanse. enn å gå til hverandre. Vel, kontorene kommuniserte med hverandre på nett på samme måte. I dag har antall kommunikasjoner økt betydelig og er av stor betydning for oss. Forretningsprosesser er også viktige for oss. De tingene vi gjorde på den gamle måten måtte overføres til digitalt format.
Vår oppgave var å få personen til å være hjemme og fortsette å jobbe med sine saker, føle effekten av å være på kontoret.Det er derfor vi har en slik kulturellRegelen er at vi kan foreta en videosamtale uten forvarsel. Det vil si som vi pleide å gjøre: vi skrev i chatten og ba om å ringe, men nå kan vi ringe hverandre uten forhåndsgodkjenning. Dette holder våre ansatte på tærne og lar oss opprettholde effekten av tilstedeværelse når en kamerat kan komme inn på kontoret ditt bare for å snakke med deg. En obligatorisk morgensamtale i begynnelsen av arbeidsdagen for de fleste av teamene våre som jobber sammen på en eller annen måte for å hilse på hverandre og raskt diskutere en kort handlingsplan. Vi har et stort antall samtaler og kommunikasjoner for å diskutere eventuelle problemer. Antallet kommunikasjoner har økt dramatisk. En annen interessant funksjon, i det minste på vårt Moskva-kontor, er historien om uformell kommunikasjon. Vi pleide å ha en tradisjon: klokken fem om kvelden samlet vi oss på kjøkkenet i 15–20 minutter, bare for å drikke te og prate om abstrakte emner. Vi har beholdt denne tradisjonen, men nå skjer det på nettet. Dette fungerer utmerket, det holder folk involvert i teamet, det er alltid noe å snakke om, dele personlige historier eller jobbhistorier og opprettholde personlig kommunikasjon, som er så mangelfull i fjernarbeid.
Vi har konvertert mange logistikkprosesser til digitale.For eksempel om å signere kontrakter som vi harDe fortsetter konstant. Antall arrangementer som markedsavdelingen gjennomfører i denne perioden er fortsatt det samme. Alt dette må også organiseres, kontrakter signeres, regninger og avsluttende dokumenter betales og utveksles med alle motparter. For flertallet klarte vi å overføre omsetning til et elektronisk dokument der vi ikke kunne, vi digitaliserte alt internt maksimalt. Og i dag, for eksempel, for å bli enige og signere en avtale, trenger jeg ikke å gjøre noe annet enn det jeg kan gjøre i mobilen. Det vil si at jeg mottar både kontraktstekst og merknader om avtale med advokater. Jeg kan se og forsikre meg om at alt er i orden med ham og krysse av i "Sign"-boksen, og kontrakten vil bli ansett som signert. Det samme gjelder mine kolleger som jobber med disse dokumentene. De gjør alt på nettet: de laster opp disse dokumentene, som går inn i godkjenningskjeden og kommer for godkjenning. Vi har overført det meste av logistikkvirksomheten vår på nett, og i dag, for å få dokumenter (ca. 10 %) som fortsatt er i papirformat og ankomme kontoret vårt på adressen vår, må vi sortere dem for hånd, vi gjør alt ellers digitalt.
Support døgnet rundt og dra nytte av dine egne verktøy
Overgangen til et eksternt arbeidsformat økte til og med effektiviteten av utviklingen og hastigheten på utgivelsen av moduler og koder.For de fleste av våre motparter, mine partnere, har disse formatene også slått ganske godt rot. Derfor er fjernkontroll ikke så skummelt som de først sa.
For at alt skal fungere bra, må vi støtte en ganske stor infrastruktur.Skytjenesten skal alltid være tilgjengelig på100 %, og det er grunnen til at vi har distribuert infrastrukturen vår på tvers av ni land. Nå er det mer enn 16 datasentre, på hvert sted, i hvert land der vi er til stede når det gjelder infrastruktur. I dag er mer enn 6 millioner selskaper registrert i vår tjeneste rundt om i verden. Vi jobber på 18 språk og i alle land i verden: dette er en egen kilde til stolthet du kan sannsynligvis ikke finne et land eller territorium, eller ukjent territorium på kloden, der det ikke er minst én av våre kunder. I tillegg har vi to uavhengige datasentre. Vi klarte å bygge en ganske effektiv infrastruktur; nå er det mer enn 600 servere designet for millioner av klienter. Samtidig er vi praktisk talt blant de ti mest belastede tjenestene i Russland.
Vi er nå i overkant av 450 mennesker, og vi er alle distribuert over hele verden.Vi har vårt hovedkontor iKaliningrad, fordi selskapet vårt kommer derfra. De fleste av de ansatte jobber der. I tillegg har vi kontorer i Moskva, St. Petersburg, Kiev, Kasakhstan, Hviterussland og så videre. Flere kontorer er lokalisert i USA og Europa i tillegg til kontorer, har vi også hatt en betydelig stab av fjernarbeidere i mer enn to år. De var nødvendige for å kunne gi kunder 24/7 teknisk støtte, fordi vi betjener kunder over hele verden, og vi må "stenge" alle tidssoner, og for dette er supportteamet vårt veldig geografisk fordelt. De fleste av dem er i Russland, og vi har mange, inkludert andre språk som morsmål, til å kommunisere med kunder over hele verden.
Se også:
Sjekk ut den mest omfattende katalogen med milliarder stjerner i Melkeveien
Dommedagsbreen viste seg å være farligere enn forskere trodde. Vi forteller det viktigste
Den største magnetiske stormen lar deg se nordlyset fra Moskva