Statistikk viser at siden begynnelsen av utbruddet av koronavirusepidemien har det vært interesse for videokonferanser over hele verden
Hvis videosamtalen ennå ikke er blitt noe for degvanlig kommunikasjonsverktøy, da kan tekniske problemer føre til bekymring. Hva om du ikke kan bli hørt eller sett, datamaskinen fryser, en jackhammer begynner å jobbe utenfor vinduet og forstyrrer samtalen? Vi tilbyr deg 6 livhakker som vil bidra til å unngå pinlige situasjoner og gjøre møter i videomodus så produktive og komfortable som mulig.
1. Tilnærming til valg av kamera og headset på en ansvarlig måte
</ img>
Uansett hvordan du elsker AirPods, i løpet avvideokonferanser må forlates. Hodetelefoner med en trådløs tilkobling eller en 3,5 mm-kontakt gir ikke den nødvendige kvaliteten på kommunikasjonen under en forretningssamtale. På slike enheter er kvaliteten på lydfangst fokusert på hjemlige formål, og mikrofoner er kun erklært “for show”. Hvis du vil fokusere på arbeidsspørsmål, snarere enn å lytte til hvert eneste ord i samtalepartneren eller gjenta uhørlig overførte kommentarer flere ganger, bruk kablede USB-periferiutstyr.
Ofte støtter den støyreduksjon,noe som ganske enkelt er nødvendig når du jobber i et urbant miljø der brøyset av trafikk og reparasjonsarbeid sterkt kan forringe kvaliteten på samtalen, så vel som på åpne kontorer eller kolleger. Og hvis du er bekymret for tilgjengeligheten av slikt utstyr, så skynder vi oss å forsikre deg: prisene for et godt headset har ikke bitt på lenge, og det selges i noen elektronikkbutikk. Det samme gjelder kameraer - selv billige modeller vil gi deg et mye bedre bilde enn det innebygde bærbare kameraet.
2. Sett datamaskinen på alarm
Videokvaliteten avhenger ikke bare av hastighetenInternett-tilkobling eller kvalitetskamera, men også på ytelsen til datamaskinen din. For å unngå lydavbrudd eller forringelse av bilder, må du lukke applikasjoner som bruker mye RAM - nettlesere med mange faner eller Photoshop - før konferansen.
Vanskeligheter kan også oppstå på grunn av applikasjoner som er åpne på datamaskinen som har:Hvis du ikke kan sees under en videokonferanse, men du vet med sikkerhet at utstyret er koblet til og fungererRiktig, sjekk hvilke andre programmer som kjører - kameraet bruker kanskjeAnnen programvare for videokonferanser, videoopptak eller stillbilde-app.Enda bedre, slå av slike programmer før konferansestart, slik at du ikke kaster bort tid på å søke etter og fikse problemet under samtalen.
I tillegg bør du bekymre deg for kvalitet.og Internett-tilkoblingssikkerhet. Vi anbefaler en kablet nettverkstilkobling, og i tilfeller der det er umulig å bruke den (for eksempel når du jobber i coworking), en wifi-tilkobling som krever passord og sikrer god tilkoblingskvalitet. Imidlertid, hvis du skal diskutere en viktig transaksjon og utveksle filer som du ikke kan innrømme for tredjepart på noen måte, må du nekte å bruke det offentlige nettverket. Tross alt kan du aldri vite med sikkerhet om en angriper sitter ved neste bord, som er i stand til å infiltrere samtalen, få tilgang til personopplysninger og betalingssystemer.
3. Bruk samarbeidsverktøy
</ img>
"Bedre å se en gang" er en regel somEffektivt brukt til arbeidende videokonferanser. Det er tross alt mye mer praktisk å vise en graf over salgsvekst eller en ferdig sideoppsett enn å prøve å beskrive dem. Moderne videokonferanseløsninger for disse formål blir komplementert med praktiske samarbeidsverktøy - demonstrere en dataskjerm eller vise presentasjoner, spille inn videokonferanser, muligheten til å kommunisere i chatterom og andre funksjoner.
Gjør deg klar for en videosamtale med en klient, rapporterfør sjefen eller kunngjøringen om et nytt produkt, men har du ikke tid til å lage en presentasjon? Ikke få panikk og ikke kast bort tid på å forberede lysbilder “på knærne” - bare vis samtalepartnerne hele skrivebordet med all nødvendig informasjon. Noen videokonferanseløsninger lar deg til og med kringkaste vinduer med spesialiserte applikasjoner - for eksempel hvis du trenger å vise en layout eller en kompleks 3D-modell. Samtidig er det ikke bare vestlige utbygginger som har slik funksjonalitet, for eksempel i videokommunikasjonsløsningen TrueConf.
4. Ta notater under en videokonferanse
</ img>
Det lange og effektive møtet er over, dusamlet for å effektivisere ny informasjon og innså plutselig at du ikke kan gjøre dette. De håndskrevne oppføringene i dagboken ser ut som en kode, informasjonen som du håpet å huske er glemt, og kollegaene dine skrev ikke noe som helst, så det er ingen som stiller spørsmålet. En kjent situasjon? Ikke la den gjentas. Husk å føre en protokoll og noter den alle avtaler, beslutninger og nye ideer. Dette vil spare tiden din betydelig, og lar deg ikke miste synet av noe.
Nå er det mange programmer somtilbyr å automatisk lage notater under videokonferanser, men bruken deres er ikke alltid berettiget. Automatiseringsalgoritmer fungerer fortsatt ikke så bra som utviklerne lover, og kostnadene for programvare er ganske høye. For å lage notater er det fullt mulig å bruke gruppechatten innebygd i videokonferanseløsningen, der alle deltakere vil kunne gi de nødvendige kommentarene.
Etter møtet kan du legge igjen notatersortere og sende til deltakere på mail. Begynn med å diskutere protokollen fra neste planlagte møte, sjekk beredskapen til oppgavene, gå videre med implementeringen av dem, eller diskutere problemene som oppsto.
5. Skap en arbeidsstemning
</ img>
Du kan gjennomføre videokonferanser hjemme, spesielthvis byen din er i karantene eller du bare ikke liker å besøke kontoret. I en slik situasjon, velg en applikasjon som lar deg ikke falle ut av arbeidsflyten og opprettholde alvoret i forhandlingene. Noen VKS-løsninger (Zoom, TrueConf) støtter erstatning av bakgrunnen bak ryggen på farten - du trenger bare å velge et rom med en vanlig vegg. Advarsel også dine kjære om å ikke tilfeldigvis vises i rammen eller distrahere deg og dine samtalepartnere med høye spørsmål om smørbrød og kaffe.
Før du svarer på et innkommende videosamtale, må du forsikre deg om at skrivebordet er rent. Dette vil bidra til å konsentrere deg om arbeidsoppgaver, og også spare deg for å lage unødvendige lyder under kommunikasjonen.
6. Gjør valget mellom å lage konferanser på farten
</ img>
Planlagt videokonferansePlanen blir gradvis en saga blott. Dette skyldes kompleksiteten i prosedyren: du må velge alle nødvendige parametere, sende ut invitasjoner, sørge for at alle mottar dem og trygt blir med i samtalen til det bestemte tidspunktet. Videre krever eventuelle justeringer repetisjon av visse trinn og kompliserer prosessen.
Det er mye mer praktisk å bruke programvareprogramvare som viser statusen til samtalepartnerne dine (offline, online, opptatt osv.) og inviterer dem til samtale “på farten” med bare et par klikk. I tillegg vil statusen hjelpe deg med å avgjøre om du vil ringe en ekstern ansatt akkurat nå - i dette tilfellet vil du ikke distrahere ham under et viktig møte eller en tur mens du kjører.
I det tørre resten
Følg bare seks anbefalinger, kan du gjøre kommunikasjon i videoformat så behagelig som mulig, og også erklære deg selv som en kjenner av bedriftens online etikette.
- Ikke spar på kameraet og headsettet for deg selv og dine ansatte. Det er mye lettere å konsentrere seg om jobb hvis du ikke trenger å spørre hvert femte minutt: "Kan jeg høre?"
- Før videokonferanser, lukk alle ressurskrevende applikasjoner - nettlesere med et stort antall faner eller Photoshop, så vel som programmer som bruker videokameraet.
- Bruk skjermdeling, fildeling og meldingsdeling, videokonferanser osv. Disse verktøyene vil øke effektiviteten til møter og arbeid generelt.
- Ikke glem å ta notater i en gruppeprat under en videokonferanse og minne kollegene dine om det. Det vil være mye lettere å huske ny informasjon og reflektere over ideene du mottar.
- Ikke kast bort tid på å bestille et møteromhallen og den komplekse organisasjonen av videokonferanser for å løse hverdagens problemer. Opprett gruppesamtaler rett fra arbeidsplassen din uten tap av effektivitet.
- Bruk løsninger som lar deg lage konferanser uten forutgående planlegging - dette vil spare deg for tid og bli kvittMange organisatoriske forsinkelser.
Og viktigst av alt - velg programvare designet for bedriftskommunikasjon, og ikke for samtaler til familie og venner. Vi ønsker deg en vellykket videokonferanse!
Foto: Unsplash
</ p></ p>