Statystyki pokazują, że od wybuchu epidemii koronowirusa na całym świecie wzrosło zainteresowanie komunikacją wideo.
Jeśli jednak rozmowa wideo nie została jeszcze dla Ciebienawykowe narzędzie komunikacji, wówczas potencjalne problemy techniczne mogą budzić obawy. Co jeśli nie można Cię usłyszeć ani zobaczyć, komputer zawiesza się, młot pneumatyczny zaczyna pracować za oknem i przeszkadza w rozmowie? Oferujemy 6 hacków ratunkowych, które pomogą uniknąć kłopotliwych sytuacji i sprawią, że spotkania w trybie wideo będą tak produktywne i wygodne, jak to możliwe.
1. Odpowiedzialne podejście do wyboru aparatu i zestawu słuchawkowego
</ img>
Bez względu na to, jak kochasz swoje słuchawki AirPods podczaswideokonferencje będą musiały zostać porzucone. Zestawy słuchawkowe z połączeniem bezprzewodowym lub gniazdem 3,5 mm nie zapewnią niezbędnej jakości komunikacji podczas rozmowy biznesowej. W takich urządzeniach jakość przechwytywania dźwięku koncentruje się na celach domowych, a mikrofony deklaruje się tylko jako „na pokaz”. Jeśli chcesz skupić się na kwestiach związanych z pracą, zamiast słuchać każdego słowa rozmówcy lub kilkakrotnie powtarzać niesłyszalnie przesłane uwagi, użyj przewodowych urządzeń peryferyjnych USB.
Często wspiera redukcję hałasu,co jest po prostu konieczne podczas pracy w środowisku miejskim, w którym ruch uliczny i prace naprawcze mogą znacznie obniżyć jakość rozmowy, a także w otwartych przestrzeniach biurowych lub coworkingowych. A jeśli martwisz się o dostępność takiego sprzętu, pośpieszmy cię uspokoić: ceny dobrego zestawu słuchawkowego od dawna nie gryzą i jest on sprzedawany w każdym sklepie elektronicznym. To samo dotyczy aparatów - nawet niedrogie modele zapewniają znacznie lepszy obraz niż wbudowany aparat do laptopa.
2. Ustaw komputer w stan gotowości
Jakość wideo zależy nie tylko od prędkościPołączenie z Internetem lub kamera wysokiej jakości, ale także wydajność komputera. Aby uniknąć przerw w dźwięku lub degradacji obrazu, zamknij aplikacje, które używają dużo pamięci RAM - przeglądarki z wieloma kartami lub Photoshop - przed konferencją.
Trudności mogą również pojawić się z powodu otwarciaaplikacje na komputerze, które mają dostęp do aparatu. Jeśli podczas wideokonferencji nie jesteś widoczny, ale masz pewność, że sprzęt jest podłączony i działa poprawnie, sprawdź, jakie inne programy są uruchomione - być może kamera korzysta z innego oprogramowania do komunikacji wideo, aplikacji do nagrywania filmów lub robienia zdjęć. Jeszcze lepiej ─ wyłącz takie programy przed rozpoczęciem konferencji, aby nie tracić czasu na szukanie i naprawianie problemów w trakcie rozmowy.
Ponadto powinieneś martwić się o jakość.oraz bezpieczeństwo połączenia internetowego. Zalecamy przewodowe połączenie sieciowe, a w przypadkach, w których nie można go używać (na przykład podczas pracy w coworkingu), połączenie Wi-Fi, które wymaga hasła i zapewnia dobrą jakość połączenia. Jeśli jednak zamierzasz omówić ważną transakcję i wymienić pliki, których nie możesz w żaden sposób przyznać osobom trzecim, będziesz musiał odmówić korzystania z sieci publicznej. W końcu nigdy nie wiadomo na pewno, czy atakujący siedzi przy następnym stole, który jest w stanie infiltrować rozmowę, uzyskać dostęp do danych osobowych i systemów płatności.
3. Użyj narzędzi do współpracy
</ img>
„Lepiej to zobaczyć raz” jest regułą, żeSkutecznie stosowany do działających wideokonferencji. W końcu znacznie wygodniej jest wyświetlić wykres wzrostu sprzedaży lub gotowy układ strony niż próbować je opisać. Nowoczesne rozwiązania wideokonferencyjne do tych celów są uzupełnione wygodnymi narzędziami do współpracy - demonstrowaniem ekranu komputera lub pokazywaniem prezentacji, nagrywaniem wideokonferencji, możliwością czatowania w pokojach rozmów i innymi funkcjami.
Przygotuj się na rozmowę wideo z klientem, zgłośprzed szefem lub ogłoszeniem nowego produktu, ale nie masz czasu na prezentację? Nie panikuj i nie trać czasu na przygotowywanie slajdów „na kolana” - po prostu pokaż swoim rozmówcom cały pulpit ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Niektóre rozwiązania VKS pozwalają nawet na emisję okien specjalnych aplikacji - na przykład, jeśli chcesz pokazać układ lub złożony model 3D. Jednocześnie nie tylko zachodnie rozwiązania mają taką funkcjonalność, na przykład w rozwiązaniu do komunikacji wideo TrueConf.
4. Rób notatki podczas wideokonferencji
</ img>
Długie i skuteczne spotkanie się skończyłozebrane w celu usprawnienia nowych informacji i nagle zdały sobie sprawę, że nie możesz tego zrobić. Odręczne wpisy w dzienniku wyglądają jak kod, informacja, którą chciałeś zapamiętać, została zapomniana, a twoi koledzy w ogóle nic nie napisali, więc nie ma nikogo, kto mógłby zadać pytanie. Znajoma sytuacja? Nie pozwól, aby się powtórzył: pamiętaj o zachowaniu protokołu i zanotuj w nim wszystkie umowy, podjęte decyzje i nowe pomysły. Pozwoli to znacznie zaoszczędzić czas i pozwoli ci niczego nie stracić z oczu.
Teraz istnieje wiele programów, któreoferują automatyczne tworzenie notatek podczas wideokonferencji, ale ich użycie nie zawsze jest uzasadnione. Algorytmy automatyzacji nadal nie działają tak dobrze, jak obiecują programiści, a koszt oprogramowania jest dość wysoki. Aby tworzyć notatki, całkiem możliwe jest użycie czatu grupowego wbudowanego w rozwiązanie wideokonferencyjne, w którym wszyscy uczestnicy będą mogli przekazać niezbędne komentarze.
Po spotkaniu możesz zostawić notatkiposortuj i wyślij uczestnikom pocztą. Zacznij od omówienia protokołu następnego zaplanowanego spotkania, sprawdź gotowość zadań, postępy w ich realizacji lub omów problemy, które się pojawiły.
5. Stwórz atmosferę pracy
</ img>
Szczególnie możesz prowadzić wideokonferencje w domujeśli Twoje miasto jest poddane kwarantannie lub po prostu nie lubisz odwiedzać biura. W takiej sytuacji wybierz aplikację, która pozwala nie spaść z przepływu pracy i zachować powagę negocjacji. Niektóre rozwiązania VKS (Zoom, TrueConf) obsługują zastępowanie tła za plecami w locie - wystarczy wybrać pokój o zwykłej ścianie. Ostrzegaj także swoich bliskich, aby przypadkowo nie pojawili się w kadrze ani nie rozpraszali Ciebie i Twoich rozmówców głośnymi pytaniami na temat kanapek i kawy.
Przed odebraniem połączenia wideo upewnij się, że biurko jest czyste. Pomoże to skoncentrować się na zadaniach roboczych, a także uchroni cię przed tworzeniem niepotrzebnych dźwięków podczas komunikacji.
6. Wybierz tworzenie konferencji na bieżąco
</ img>
Zaplanowane wideokonferencjeHarmonogram stopniowo staje się przeszłością. Wynika to ze złożoności procedury: musisz wybrać wszystkie niezbędne parametry, wysłać zaproszenia, upewnić się, że wszyscy je otrzymają i bezpiecznie dołączą do rozmowy w wyznaczonym czasie. Co więcej, wszelkie korekty wymagają powtórzenia niektórych kroków i komplikują proces.
O wiele wygodniej jest korzystać z oprogramowaniaoprogramowanie, które wyświetla status rozmówców (offline, online, zajęty itp.) i zaprasza ich do rozmowy „w locie” za pomocą kilku kliknięć. Ponadto status pomoże ci zdecydować, czy w tej chwili zadzwonić do zdalnego pracownika - w tym przypadku nie rozproszysz go podczas ważnego spotkania lub podróży podczas jazdy.
W suchej pozostałości
Postępując zgodnie z tylko sześcioma zaleceniami, możesz sprawić, by komunikacja w formacie wideo była jak najbardziej wygodna, a także zadeklarować się jako koneser korporacyjnej etykiety online.
- Nie oszczędzaj na aparacie i zestawie słuchawkowym dla siebie i swoich pracowników. O wiele łatwiej jest skoncentrować się na pracy, jeśli nie musisz pytać co pięć minut: „Czy słyszę?”
- Przed wideokonferencją zamknij wszystkie aplikacje wymagające dużej ilości zasobów - przeglądarki z dużą liczbą kart lub Photoshop, a także programy korzystające z kamery.
- Używaj udostępniania ekranu, plików i wiadomości, wideokonferencji itp. Narzędzia te znacznie zwiększą efektywność spotkań i ogólnie pracy.
- Nie zapomnij robić notatek na czacie grupowym podczas konferencji wideo i przypominać o tym kolegom. O wiele łatwiej będzie zapamiętać nowe informacje i zastanowić się nad otrzymanymi pomysłami.
- Nie trać czasu na rezerwację pokoju konferencyjnegosala i kompleksowa organizacja wideokonferencji w celu rozwiązania codziennych problemów. Twórz połączenia grupowe bezpośrednio z miejsca pracy bez utraty wydajności.
- Korzystaj z rozwiązań, które pozwalają na tworzenie konferencji bez wcześniejszego planowania – Dzięki temu zaoszczędzisz czas i pozbędziesz się wielu opóźnień organizacyjnych.
A co najważniejsze - wybierz oprogramowanie przeznaczone do komunikacji korporacyjnej, a nie do połączeń z rodziną i przyjaciółmi. Życzymy udanej wideokonferencji!
Zdjęcie: Unsplash
</ p></ p>