O que é RPA e onde a tecnologia é usada?
RPA (automação robótica de processos) - robôs de software que simulam
O RPA é indispensável para realizar operações de rotina,Esta tecnologia também pode libertar tempo para tarefas mais interessantes e criativas que não podem ser realizadas sem a inteligência humana - por exemplo, procurar parceiros, comunicar com clientes, participar no desenvolvimento de novos produtos. Para programar o robô, basta gravar um vídeo do monitor de um funcionário realizando alguma tarefa: por exemplo, descarregar ordens de pagamento ou emitir certificados. Os robôs serão capazes de fazer isso exatamente da mesma maneira, só que com mais rapidez, precisão e sem pausas para almoço e descanso.
RPA pode trabalhar com qualquer interface em qualquerO software, porém, em algumas situações, a complexidade e variabilidade do processo não permite prescindir da participação humana. Por exemplo, o robô não será capaz de responder a e-mails para você, mas classificar e-mails ou pesquisar informações nas mensagens é algo totalmente necessário. E em combinação com inteligência artificial, robôs avançados podem realizar tarefas ainda mais complexas: por exemplo, analisar o conteúdo de documentos e enviá-los aos destinatários certos. A IA, nesse caso, desempenha o papel do cérebro e toma decisões, e a RPA as implementa.
Contabilidade e Finança
Existem muitos no departamento de contabilidade e finançastarefas nas quais o RPA pode ajudar, já que existem muitos processos rotineiros nessas áreas. Os robôs de software podem, por exemplo, preencher ordens de pagamento de forma independente com base nas informações do banco de dados e enviá-las ao banco.
Você também pode automatizar com RPAformação de atos de conciliação de cálculos para que não haja discrepâncias nos mesmos. O próprio robô fará o download de documentos de ERP (Enterprise Resource Planning, um sistema de planejamento de recursos empresariais) e sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos, determinará seu tipo, principais atributos, identificará contradições e vinculará automaticamente diferentes arquivos da empresa e de seus fornecedores. Outro caso de uso é a preparação de certificados para funcionários, por exemplo, 2-NDFL. Em ambos os casos, a automação reduz a carga de trabalho da equipe, reduz o tempo para concluir tarefas e elimina erros associados ao fator humano.
Para casos mais complexos, uma combinação é usadaRPA e IA. Um exemplo é o lançamento de extratos bancários. O objetivo de tal extrato não é um campo formalizado: o performer insere palavras nele em uma ordem diferente, usa abreviações. Um robô de software pode fazer login em um banco online, extrair informações de agendamento e alimentá-las a um modelo de IA com processamento de linguagem natural. A IA selecionará os parâmetros necessários e os repassará ao RPA para que os robôs de software executem a operação de explosão no sistema de contabilidade.
Por meio da combinação de IA e RPA, a americanafabricante de equipamentos, reagentes, consumíveis e software Thermo Fisher Scientific conseguiu reduzir o tempo de processamento de faturas em 70% para 824.000 documentos por ano. A empresa usou os produtos Document Understanding and Action Center de um desenvolvedor global de RPA. Permitem extrair automaticamente os dados dos ficheiros PDA - facturas, ordens de compra e documentos relacionados, verificar os resultados e solicitar informações em falta.
Compras, entregas e licitações
Nas compras, o RPA pode ser usadopor exemplo, para gerar pedidos. No cenário clássico, os funcionários do departamento transferem manualmente os dados do pedido (quantidade de mercadorias, materiais, etc.) para o ERP por e-mail. Demora aproximadamente 10 minutos para transferir informações de uma carta. Este procedimento pode ser feito por um robô. O RPA também lidará com a inserção de dados sobre contrapartes de sistemas externos no ERP ou pode desempenhar o papel de um assistente que verificará essas informações e encontrará erros.
O terceiro caso comum é a confirmaçãoordem. Normalmente, um funcionário, ao receber informações sobre os bens adquiridos, deve verificar o sistema contábil e adicionar os valores finais a ele. O robô pode assumir todo o trabalho a partir do momento em que recebe os dados do fornecedor: ele irá filtrá-los, inseri-los no sistema de contabilidade e gerar documentos ou e-mails caso encontre discrepâncias. Os robôs de software podem até ajudar no monitoramento de licitações. A RPA encontrará cartas pelo correio com informações sobre novos procedimentos competitivos, acessará o site da licitação, copiará os dados e inserirá no ERP ou CRM.
Um exemplo de empresa que já está usando RPA emnesta direção - a Magnitogorsk Iron and Steel Works. A empresa robotizou o processo de vários estágios de pagamento de suprimentos de sucata. A introdução de 25 robôs de software ajudou a configurar o controle automático sobre as entregas, aumentou a velocidade de processamento de 32.000 transações comerciais e 20.000 arquivos e reduziu consideravelmente os custos de mão de obra.
RH
Entre os casos da nossa experiência está o controle dos trabalhadorestempo dos funcionários. Sem RPA, o pessoal de RH processa manualmente os dados dos sistemas corporativos e de controle de acesso, reúne-os no Excel para comparar o tempo planejado e real gasto pelos funcionários em diferentes instalações da empresa e preparar um relatório semanal sobre a carga do equipamento. O robô faz todas essas operações automaticamente e pode preparar relatórios resumidos diários, semanais e mensais. Ele coleta dados de vários sistemas de informação empresariais. Uma tarefa na qual uma pessoa passa 8 horas, ela conclui em apenas alguns minutos e identifica 40% mais violações.
Outro caso ilustrativo é a preparação de documentosao processar transferências temporárias de funcionários e combinar seus cargos. Normalmente, um especialista do departamento de RH precisa aceitar inscrições de funcionários em formato de papel, inserir dados no sistema de informação, criar um acordo para alterar o contrato de trabalho no sistema, carregá-lo, preencher manualmente pedidos de transferência temporária ou combinação de profissões e gerar um pacote de documentos. No processo, você precisa verificar registros em papel, livros de referência e descrições de cargos.
Com RPA, o processo pode ser construído de forma diferente:o robô do software pegará os dados do ERP, comparará com o cadastro dos registros processados no Excel e gerará automaticamente uma lista de funcionários que precisam ser transferidos e pacotes de documentos para eles. Ele correlacionará todos os dados e ainda enviará acordos e pedidos aos responsáveis. Uma pessoa gastará mais de 15 horas nessas tarefas e um robô as completará em duas.
Em quais setores a RPA já está sendo implementada na Rússia
O principal setor de soluções RPA globalmente eO mercado russo hoje é financeiro. É nesta área que os colaboradores muitas vezes se ocupam com tarefas repetitivas e semelhantes – introdução de dados, geração de relatórios, realização de cálculos, abertura de contas – e estes processos são duplicados em diferentes filiais. VTB, Alfa Bank, Moscow Credit Bank, Rosbank e outros já estão usando robôs de software.
A indústria também está usando ativamente o digitalfuncionários: as holdings estão implementando RPA em centros de serviços compartilhados, tesourarias centralizadas e outras funções onde ocorre o processamento centralizado de dados. Na indústria de manufatura, o RPA pode ser usado para automatizar processos relacionados à montagem, embalagem e entrega de mercadorias, monitoramento da tecnologia de produção e gestão da qualidade. Além do grupo MMK PJSC, o RPA está sendo implementado, por exemplo, pela Norilsk Nickel, TMK, OMK, Rosneft, Tatneft, Uralchem, UMMC, Ural Steel e muitos outros.
Quem pode se beneficiar da tecnologia
Corporações com grandes volumes de dados erepetindo operações, o RPA reduzirá custos e agilizará significativamente o trabalho, aumentando sua qualidade. Para as pequenas e médias empresas, os investimentos em robotização não são tão necessários, embora a introdução de robôs de software possa ajudar a formalizar os processos de negócios e libertar-se da rotina.
Ключевое преимущество RPA — в том, что при масштабировании бизнеса, увеличении числа клиентов и росте заказов программный робот будет так же эффективно выполнять свои задачи. Количество операций для него совсем неважно. Так что если у компании есть понимание, что объемы рутины будут только расти или не будут уменьшаться, придется вкладываться в наем персонала, — стоит рассмотреть возможность инвестиций в RPA. Перед этим важно провести анализ своих потребностей и возможностей, а также оценить потенциальные выгоды и риски.
Российский рынок RPA после ухода зарубежных вендоров
В 2022 году после ухода с российского рынка иностранных игроков компаниям нужно было срочно переходить на отечественных поставщиков RPA-платформ. В «Нексте» мы тоже стали активно искать замену для наших клиентов, ориентируясь на особенности каждой из платформ и потребности конкретных заказчиков.
Лидером среди российских RPA-решений можно считать платформу Primo RPA: она учитывает запросы клиентов и оперативно совершенствует продукт. Еще я бы отметил PIX Robotix и Sherpa RPA — эти платформы сумели оперативно среагировать на изменения рынка и предложить работоспособные продукты.
В целом, локальный рынок RPA сейчас находится в стадии развития. Отечественные вендоры продолжат активно конкурировать и совершенствовать функционал платформ. По прогнозам «ИБА», к 2024 году более 90% российских компаний, использующих программных роботов, перейдут на отечественный софт. Это может привести к росту объема рынка до 60 млрд рублей.
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