Principais problemas de descarte remoto e preparação para negócios
Em um dia, transferimos todos os escritórios para um formato remoto
63% das empresas, de acordo com os resultados de nossa pesquisa com clientes, estão satisfeitas com o formato de trabalho remoto.E 41% estão prontos para deixar esse formato ainda mais.No início, foi um pouco surpreendente.Foram: que todos tentariam o trabalho remoto e perceberiam que não eraÉ claro que nem todas as empresas e pessoas estão preparadas para isso, mas, em geral, nem tudo é ruim.
A maioria afirmou que o principal problema do afastamento é a falta de comunicação pessoal.Em segundo lugar está a baixa motivação e envolvimento, e em terceiro lugar está a dificuldade de controle.Para a grande maioria dos clientes, o Bitrix24 tornou-se essencialmente a principal ferramenta de trabalho, porque perderam a oportunidade de trabalhar offline.Dado que estamos perante uma situação semelhante, tivemos uma enorme responsabilidade.Em primeiro lugar, tivemos que proporcionar um fluxo bastante grande de clientes e carga, já que as ferramentas começaram a ser usadas com muito mais frequência e, em segundo lugar, tivemos que combinar a situação do produto: o que damos aos clientes para que eles possam interagir nesse formato.
Cultura de videochamada e escritório em todas as casas
Devido à situação atual, mudamosatualizações de aplicativos móveis e de desktop.Isto foi importante para, em primeiro lugar, dar a oportunidade de comunicar com mais pessoas, já que antes tínhamos uma chamada em grupo no máximo de quatro pessoas, isto se devia à arquitectura e carga do canal. Tivemos que refazer tudo, e em abril abrimos atendimentos em grupo para 12 pessoas, hoje estão disponíveis para 24 pessoas. Também trabalhamos em “Tarefas e Projetos”: lançamos “Tarefas Móveis” eficazes, pois a carga sobre elas aumentou muito, e um grande número de nossos clientes passaram a utilizar este serviço, atribuindo tarefas uns aos outros e monitorando-as. A próxima parte que colocamos em nossos planos é trabalhar com vendas online. Devido à transição para o online, a demanda por eles tornou-se muito alta. Em seguida, lançamos uma ferramenta chamada “Central de Vendas” e “Terminal CRM” - é a possibilidade de emitir faturas para pagamento em qualquer chat, aceitá-las imediatamente, até o ponto em que um entregador sem caixa registradora através do terminal CRM pode aceitar pagamento sem contato dele. Toda essa diversidade foi drasticamente revista, pois precisávamos dar aos nossos clientes a oportunidade de trabalhar em novas realidades, e não buscar outras ferramentas. Além disso, removemos a limitação do plano gratuito. Antes havia limite de até 12 pessoas, mas agora o número de pessoas no plano gratuito é ilimitado.
Tudo foi para videochamadas, videoconferências e bate-papos.Anteriormente, tínhamos um componente offline quandovocê poderia se reunir com colegas em salas de reunião, você poderia ir até um colega, sentar ao lado do computador dele e ver os detalhes, discutir algo, olhar o código e tomar uma decisão, ajudar ou pedir ajuda, mas agora tudo isso é inacessível. Apesar de já sermos um escritório bastante distribuído, a comunicação foi grande, pois o departamento de marketing se comunica constantemente entre si e com os desenvolvedores, que estão em andares diferentes, e é mais fácil para eles conversarem por videoconferência do que ir um para o outro. Bem, os escritórios se comunicavam online da mesma maneira. Hoje, o número de comunicações cresceu significativamente e é de grande importância para nós. Os processos de negócios também são importantes para nós. Aquelas coisas que fazíamos à moda antiga tiveram que ser transferidas para o formato digital.
Nossa tarefa era fazer com que a pessoa, estando em casa e continuando a trabalhar nos seus negócios, sentisse o efeito de estar no escritório.É por isso que temos uma cultura tãoA regra é que podemos fazer uma videochamada sem avisar. Ou seja, como fazíamos: escrevemos no chat e pedimos para discar, mas agora podemos ligar um para o outro sem aprovação prévia. Isso mantém nossos funcionários atentos e nos permite manter o efeito de presença quando qualquer camarada pode entrar em seu escritório apenas para falar com você. Uma ligação matinal obrigatória no início da jornada de trabalho para a maioria de nossas equipes que trabalham juntas de uma forma ou de outra para se cumprimentarem e discutirem rapidamente um breve plano de ação. Temos um grande número de ligações e comunicações para discutir qualquer assunto; o número de comunicações aumentou dramaticamente. Outra característica interessante, pelo menos em nosso escritório em Moscou, é a história da comunicação informal. Costumávamos ter uma tradição: às cinco da tarde reuníamos-nos na cozinha durante 15 a 20 minutos, só para tomar chá e conversar sobre temas abstratos. Mantivemos esta tradição, mas agora acontece online. Isso funciona muito bem, mantém as pessoas envolvidas na equipe, há sempre o que conversar, compartilhar histórias pessoais ou de trabalho e manter a comunicação pessoal, que tanto falta no trabalho remoto.
Convertemos muitos processos logísticos em digitais.Por exemplo, na assinatura de contratos que temosEles continuam constantemente. O número de eventos que o departamento de marketing realiza nesse período continua o mesmo. Tudo isso também precisa ser organizado, contratos assinados, contas e documentos de fechamento pagos e trocados com todas as contrapartes. Para a maioria conseguimos transferir o faturamento para um documento eletrônico; onde não conseguimos, digitalizamos tudo internamente ao máximo. E hoje, por exemplo, para concordar e assinar um acordo, não preciso fazer nada, exceto o que posso fazer no meu celular. Ou seja, recebo tanto o texto do contrato quanto as notas de acordo com os advogados. Posso verificar e ter certeza de que está tudo em ordem com ele e marcar a caixa “Assinar”, e o contrato será considerado assinado. O mesmo se aplica aos meus colegas que trabalham com estes documentos. Eles fazem tudo online: carregam esses documentos, que entram na cadeia de homologação e seguem para homologação. Transferimos grande parte das nossas operações logísticas online e hoje, para conseguir documentos (cerca de 10%) que ainda ficam em papel e chegam ao escritório do nosso endereço, temos que separá-los manualmente, fazemos de tudo outra coisa digitalmente.
Suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e aproveite as suas próprias ferramentas
A transição para um formato de trabalho remoto aumentou ainda a eficiência do desenvolvimento e a velocidade de liberação de módulos e códigos.Para a maioria das nossas contrapartes, os meus parceiros, estes formatos também se enraizaram muito bem. Portanto, o controle remoto não é tão assustador quanto disseram inicialmente.
Para que tudo funcione bem, temos que suportar uma infra-estrutura bastante grande.O serviço de nuvem deve estar sempre disponível em100%, por isso distribuímos nossa infraestrutura por nove países. Agora são mais de 16 data centers, em todas as localidades, em todos os países onde estamos presentes em termos de infraestrutura. Hoje, mais de 6 milhões de empresas estão cadastradas em nosso serviço em todo o mundo. Trabalhamos em 18 idiomas e em todos os países do mundo: esta é uma fonte separada de orgulho; você provavelmente não conseguirá encontrar um país ou território, ou território não reconhecido no globo, onde não haja pelo menos um de nossos clientes. Além disso, temos dois data centers independentes. Conseguimos construir uma infraestrutura bastante eficiente, hoje são mais de 600 servidores, projetados para milhões de clientes. Ao mesmo tempo, estamos praticamente entre os dez serviços mais carregados da Rússia.
Somos agora pouco mais de 450 pessoas e todos estamos distribuídos ao redor do mundo.Temos nossa sede principal emKaliningrado, porque a nossa empresa vem de lá. A maioria dos funcionários trabalha lá. Além disso, temos escritórios em Moscovo, São Petersburgo, Kiev, Cazaquistão, Bielorrússia e assim por diante. Vários escritórios estão localizados nos EUA e na Europa; além dos escritórios, também contamos com um quadro significativo de trabalhadores remotos há mais de dois anos. Eles eram necessários para fornecer suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana, pois atendendo clientes em todo o mundo, temos que “fechar” todos os fusos horários, e para isso nossa equipe de suporte está muito distribuída geograficamente. A maioria deles está na Rússia, e temos muitos, incluindo falantes nativos de outros idiomas, para se comunicar com clientes em todo o mundo.
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