As estatísticas mostram que desde o início da epidemia de coronavírus, o interesse pela comunicação por vídeo em todo o mundo aumentou.
No entanto, se a videochamada ainda não se tornou para vocêferramenta de comunicação habitual, possíveis problemas técnicos podem causar preocupação. E se você não puder ser ouvido ou visto, o computador congela, uma britadeira começa a trabalhar fora da janela e interfere na conversa? Oferecemos 6 hackers que ajudarão a evitar situações embaraçosas e tornar as reuniões no modo de vídeo o mais produtivas e confortáveis possível.
1. Aborde com responsabilidade a escolha da câmera e do fone de ouvido
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Não importa como você ama seus AirPods, durantea videoconferência terá que ser abandonada. Os fones de ouvido com uma conexão sem fio ou uma tomada de 3,5 mm não fornecerão a qualidade de comunicação necessária durante uma conversa de negócios. Nesses dispositivos, a qualidade da captura de som é focada em fins domésticos, e os microfones são declarados apenas "para exibição". Se você deseja se concentrar nas questões do trabalho, em vez de ouvir todas as palavras do interlocutor ou repetir comentários transmitidos inaudivelmente várias vezes, use periféricos USB com fio.
Freqüentemente, ele suporta redução de ruído,o que é simplesmente necessário quando se trabalha em um ambiente urbano, onde a agitação do tráfego e os reparos podem degradar bastante a qualidade da conversa, bem como em escritórios de espaço aberto ou em coworking. E se você está preocupado com a disponibilidade desses equipamentos, apressamo-nos a tranquilizá-lo: os preços de um bom fone de ouvido não mordem há muito tempo, mas ele é vendido em qualquer loja de eletrônicos. O mesmo se aplica às câmeras - até modelos baratos oferecem uma imagem muito melhor do que a câmera de laptop embutida.
2. Coloque o computador em alerta
A qualidade do vídeo depende não apenas da velocidadeConexão à Internet ou câmera de qualidade, mas também no desempenho do seu computador. Para evitar interrupções de áudio ou degradação da imagem, feche os aplicativos que usam muita RAM - navegadores com muitas guias ou Photoshop - antes da conferência.
Dificuldades também podem surgir devido à aberturaaplicativos em seu computador que tenham acesso à sua câmera. Se você não estiver visível durante uma videoconferência, mas tiver certeza de que o equipamento está conectado e funcionando corretamente, verifique quais outros programas estão sendo executados - talvez a câmera esteja usando outro software de videocomunicação, um aplicativo para gravar vídeos ou tirar fotos. Melhor ainda – desligue esses programas antes de iniciar uma conferência para não perder tempo procurando e resolvendo problemas durante uma chamada.
Além disso, você deve se preocupar com a qualidade.e segurança de conexão com a internet. Recomendamos uma conexão de rede com fio e, nos casos em que é impossível usá-la (por exemplo, ao trabalhar no coworking), uma conexão wifi que requer uma senha e garante boa qualidade da conexão. No entanto, se você discutir uma transação importante e trocar arquivos que você não pode admitir de terceiros, precisará recusar o uso da rede pública. Afinal, você nunca pode ter certeza se um invasor está sentado na mesa ao lado, capaz de se infiltrar na sua conversa, obter acesso a dados pessoais e sistemas de pagamento.
3. Use ferramentas de colaboração
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"Melhor ver uma vez" é uma regra queAplicado efetivamente à videoconferência de trabalho. Afinal, é muito mais conveniente mostrar um gráfico do crescimento das vendas ou um layout de página final do que tentar descrevê-los. As soluções modernas de videoconferência para esses fins são complementadas por ferramentas de colaboração convenientes - demonstrando uma tela de computador ou mostrando apresentações, gravando videoconferência, a capacidade de se comunicar em salas de bate-papo e outras funções.
Prepare-se para uma vídeo chamada com um cliente, denuncieantes do chefe ou o anúncio de um novo produto, mas não tem tempo para fazer uma apresentação? Não entre em pânico e não perca tempo preparando slides "de joelhos" - apenas mostre a seus interlocutores toda a área de trabalho com todas as informações necessárias. Algumas soluções de videoconferência permitem que você transmita janelas de aplicativos especializados - por exemplo, se você precisar mostrar um layout ou um modelo 3D complexo. Ao mesmo tempo, não apenas os desenvolvimentos ocidentais têm essa funcionalidade, por exemplo, na solução de comunicação de vídeo TrueConf.
4. Faça anotações durante uma videoconferência
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A reunião longa e eficaz terminou, vocêreunidos para otimizar novas informações e de repente percebemos que você não pode fazer isso. As entradas manuscritas no diário parecem um código, as informações que você esperava lembrar são esquecidas e seus colegas não escreveram nada, portanto não há ninguém para fazer a pergunta. Uma situação familiar? Não permita que seja repetido: mantenha um protocolo e anote todos os acordos, decisões tomadas e novas idéias. Isso economizará significativamente seu tempo e permitirá que você não perca nada de vista.
Agora existem muitos programas quese oferecem para criar automaticamente anotações durante a videoconferência, mas seu uso nem sempre é justificado. Os algoritmos de automação ainda não funcionam tão bem quanto os desenvolvedores prometem, e o custo do software é bastante alto. Para criar anotações, é bem possível usar o bate-papo em grupo incorporado à solução de videoconferência, na qual todos os participantes poderão fazer os comentários necessários.
Após a reunião, você pode deixar anotaçõesclassifique e envie aos participantes por correio. Comece discutindo o protocolo da próxima reunião agendada, verifique a disponibilidade das tarefas, avance na implementação ou discuta os problemas que surgiram.
5. Crie uma atmosfera de trabalho
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Você pode realizar videoconferências em casa, especialmentese sua cidade está em quarentena ou você simplesmente não gosta de visitar o escritório. Em tal situação, escolha um aplicativo que permita que você não caia no fluxo de trabalho e mantenha a seriedade das negociações. Algumas soluções VKS (Zoom, TrueConf) suportam a substituição do fundo nas costas em tempo real - você só precisa escolher uma sala com uma parede lisa. Além disso, avise seus entes queridos a não aparecerem acidentalmente no quadro ou a distraírem você e seus interlocutores com perguntas altas sobre sanduíches e café.
Antes de atender uma chamada de vídeo recebida, verifique se sua mesa está limpa. Isso ajudará a se concentrar nas tarefas de trabalho e também evitará a criação de sons desnecessários durante a comunicação.
6. Faça a escolha de criar conferências dinamicamente
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Videoconferência agendadao cronograma está gradualmente se tornando uma coisa do passado. Isso se deve à complexidade do procedimento: você precisa selecionar todos os parâmetros necessários, enviar convites, garantir que todos os recebam e ingressar com segurança na conversa na hora marcada. Além disso, qualquer ajuste requer a repetição de certas etapas e complica o processo.
É muito mais conveniente usar softwaresoftware que exibe o status de seus interlocutores (offline, online, ocupado, etc.) e convide-os para conversas "dinamicamente" em apenas alguns cliques. Além disso, o status ajudará você a determinar se deve ligar para um funcionário remoto agora - nesse caso, você não o distrairá durante uma reunião importante ou uma viagem enquanto estiver dirigindo.
No resíduo seco
Portanto, seguindo apenas seis recomendações, você pode tornar a comunicação em formato de vídeo o mais confortável possível e também se declarar um conhecedor da etiqueta on-line corporativa.
- Não economize na câmera e no fone de ouvido para você e seus funcionários. É muito mais fácil se concentrar no trabalho se você não precisar perguntar a cada cinco minutos: "Posso ouvir?"
- Antes da videoconferência, feche todos os aplicativos que consomem muitos recursos - navegadores com um grande número de guias ou Photoshop, além de programas que usam a câmera de vídeo.
- Use o compartilhamento de tela, compartilhamento de arquivos e mensagens, videoconferência etc. Essas ferramentas aumentarão significativamente a eficácia das reuniões e o trabalho em geral.
- Não se esqueça de tomar notas em um bate-papo em grupo durante uma videoconferência e lembre seus colegas sobre isso. Será muito mais fácil lembrar novas informações e refletir sobre as idéias recebidas.
- Não perca tempo reservando uma sala de reuniõeso salão e a complexa organização da videoconferência para resolver os problemas do dia a dia. Crie chamadas de grupo diretamente do seu local de trabalho sem perda de eficiência.
- Utilize soluções que permitam criar conferências sem planejamento prévio – Isso economizará seu tempo e eliminará muitos atrasos organizacionais.
E o mais importante - escolha um software projetado para comunicação corporativa, e não para chamadas para familiares e amigos. Desejamos a você uma videoconferência de sucesso!
Foto: Unsplash
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