Statisticile arată că de la izbucnirea epidemiei de coronavirus, interesul pentru comunicarea video în întreaga lume a crescut.
Cu toate acestea, dacă apelul video nu a devenit încă pentru dvs.instrument de comunicare obișnuit, apoi posibile probleme tehnice pot cauza îngrijorare. Ce se întâmplă dacă nu poți fi auzit sau văzut, computerul îngheață, un jackhammer începe să lucreze în afara ferestrei și interferează cu conversația? Vă oferim 6 fire de viață care vă vor ajuta să evitați situațiile jenante și să faceți întâlniri în modul video cât mai productiv și confortabil.
1. Abordați-vă în mod responsabil alegerea camerei și a căștilor
</ img>
Indiferent cum îți plac AirPod-urile, în timpulvideoconferința va trebui abandonată. Căștile cu conexiune wireless sau mufa de 3,5 mm nu vor oferi calitatea necesară a comunicării în timpul unei conversații de afaceri. În astfel de dispozitive, calitatea captării sunetului este concentrată pe scopuri interne, iar microfoanele sunt declarate doar „pentru emisiune”. Dacă doriți să vă concentrați pe problemele de lucru, mai degrabă decât să ascultați fiecare cuvânt al interlocutorului sau să repetați observații transmise inaudibil de mai multe ori, utilizați periferice USB cu fir.
Adesea, acceptă reducerea zgomotului,ceea ce este pur și simplu necesar atunci când lucrați într-un mediu urban în care zgomotul traficului și lucrările de reparații pot degrada mult calitatea conversației, precum și în birouri în spații deschise sau coworking. Și dacă sunteți îngrijorat de disponibilitatea unui astfel de echipament, atunci ne grăbim să vă liniștim: prețurile pentru un set cu cască bun nu au mușcat de mult timp și sunt vândute în orice magazin de electronice. Același lucru este valabil și pentru camerele foto - chiar și modele ieftine vă vor oferi o imagine mult mai bună decât camera încorporată pentru laptop.
2. Puneți computerul în alertă
Calitatea videoclipului depinde nu numai de vitezăConexiune la internet sau cameră de calitate, dar și la performanțele computerului. Pentru a evita întreruperile audio sau degradarea imaginii, închideți aplicațiile care utilizează multă memorie RAM - browsere cu multe file sau Photoshop - înainte de conferință.
Dificultăți pot apărea și din cauza deschideriiaplicații de pe computer care au acces la camera dvs. Dacă nu sunteți vizibil în timpul unei conferințe video, dar știți sigur că echipamentul este conectat și funcționează corect, verificați ce alte programe rulează - poate că camera folosește alt software de comunicație video, o aplicație pentru înregistrarea videoclipurilor sau realizarea de fotografii. Mai bine încă – dezactivați astfel de programe înainte de a începe o conferință pentru a nu pierde timp căutând și remediați problemele în timpul unui apel.
În plus, ar trebui să vă faceți griji pentru calitate.și securitatea conexiunii la internet. Vă recomandăm o conexiune de rețea cu fir și în cazurile în care este imposibil să o utilizați (de exemplu, atunci când lucrați în coworking), o conexiune wifi care necesită o parolă și asigură o calitate bună a conexiunii. Cu toate acestea, dacă aveți de gând să discutați o tranzacție importantă și să schimbați fișiere pe care nu le puteți admite terților în niciun fel, va trebui să refuzați să utilizați rețeaua publică. La urma urmei, nu poți ști niciodată cu siguranță dacă un atacator stă la masa următoare, care este capabil să se infiltreze în conversația ta, să obțină acces la datele cu caracter personal și la sistemele de plată.
3. Folosiți instrumente de colaborare
</ img>
„Mai bine să vezi odată” este o regulă careAplicat eficient la conferințele video de lucru. La urma urmei, este mult mai convenabil să arătați un grafic al creșterii vânzărilor sau a unei machete de pagini terminate decât să încercați să le descrieți. Soluțiile moderne de videoconferință în aceste scopuri sunt completate de instrumente de colaborare convenabile - demonstrarea unui ecran de computer sau prezentarea prezentărilor, înregistrarea conferinței video, capacitatea de comunicare în camerele de chat și alte funcții.
Pregătește-te pentru un apel video cu un client, raporteazăînaintea șefului sau anunțarea unui nou produs, dar nu aveți timp să faceți o prezentare? Nu intrați în panică și nu pierdeți timpul pregătind diapozitive „în genunchi” - arătați-le interlocutorilor pe întregul desktop cu toate informațiile necesare. Unele soluții de conferințe video vă permit chiar să difuzați ferestre de aplicații specializate - de exemplu, dacă trebuie să afișați un aspect sau un model 3D complex. În același timp, nu numai evoluțiile occidentale au o astfel de funcționalitate, de exemplu, în soluția de comunicații video TrueConf.
4. Ia notițe în timpul unei conferințe video
</ img>
Întâlnirea lungă și eficientă s-a încheiat, dumneavoastrăs-au adunat pentru a eficientiza informațiile noi și am realizat brusc că nu puteți face acest lucru. Înscrierile scrise de mână în jurnal arată ca un cod, informațiile pe care sperați să le amintiți sunt uitate, iar colegii dvs. nu au scris nimic deloc, așa că nu este nimeni care să pună întrebarea. O situație familiară? Nu permiteți repetarea acestuia: asigurați-vă că păstrați un protocol și notați în el toate acordurile, deciziile luate și ideile noi. Acest lucru vă va economisi semnificativ timpul și vă va permite să nu pierdeți din vedere nimic.
Acum există multe programe careoferirea de a crea automat note în timpul conferinței video, dar utilizarea lor nu este întotdeauna justificată. Algoritmii de automatizare încă nu funcționează la fel de bine cum promit dezvoltatorii, iar costul software-ului este destul de mare. Pentru a crea note, este foarte posibil să folosiți chat-ul de grup încorporat în soluția de videoconferință, în care toți participanții vor putea să dea comentariile necesare.
După întâlnire, puteți lăsa notesortează și trimite participanților prin poștă. Începeți prin a discuta despre protocolul următoarei reuniuni programate, verificați pregătirea sarcinilor, progresa în implementarea lor sau discutați problemele care au apărut.
5. Creați o atmosferă de lucru
</ img>
Puteți organiza conferințe video acasă, în specialdacă orașul tău este pus în carantină sau pur și simplu nu îți place să vizitezi biroul. Într-o astfel de situație, alegeți o aplicație care vă permite să nu ieșiți din fluxul de lucru și să mențineți seriozitatea negocierilor. Unele soluții VKS (Zoom, TrueConf) acceptă înlocuirea fundalului din spatele spatelui dvs., trebuie doar să alegeți o cameră în care există un perete simplu. De asemenea, avertizați-i pe cei dragi să nu apară accidental în cadru sau să vă distrageți atenția și interlocutorii cu întrebări zgomotoase despre sandvișuri și cafea.
Înainte de a răspunde la un apel video primit, asigurați-vă că biroul dvs. este curat. Acest lucru vă va ajuta să vă concentrați asupra sarcinilor de lucru și, de asemenea, vă va salva de la a crea sunete inutile în timpul comunicării.
6. Faceți alegerea creării de conferințe din zbor
</ img>
Conferință video programatăProgramul devine treptat un lucru din trecut. Acest lucru se datorează complexității procedurii: trebuie să selectați toți parametrii necesari, să trimiteți invitații, să vă asigurați că toți îi primesc și să se alăture în siguranță conversației la ora stabilită. Mai mult, orice ajustări necesită repetarea anumitor pași și complică procesul.
Este mult mai convenabil să folosești softwaresoftware care afișează starea interlocutorilor dvs. (offline, online, ocupat etc.) și îi invită la conversații „din mers” în doar câteva clicuri. În plus, statutul vă va ajuta să determinați dacă să apelați un angajat la distanță chiar acum - în acest caz, nu îl veți distrage în timpul unei întâlniri importante sau a unei călătorii în timpul conducerii.
În reziduul uscat
Așadar, respectând doar șase recomandări, puteți face comunicarea în format video cât mai confortabil și, de asemenea, declarați-vă un cunoscător al etichetelor online corporative.
- Nu economisiți aparatul foto și căștile pentru dvs. și angajații dvs. Este mult mai ușor să vă concentrați asupra muncii dacă nu trebuie să întrebați la fiecare cinci minute: „Pot să aud?”
- Înainte de conferința video, închideți toate aplicațiile care consumă resurse - browsere cu un număr mare de file sau Photoshop, precum și programe care folosesc camera video.
- Folosiți partajarea ecranului, partajarea de fișiere și mesaje, conferințe video etc. Aceste instrumente vor crește în mod semnificativ eficacitatea reuniunilor și a muncii în general.
- Nu uitați să luați note într-un chat de grup în timpul unei conferințe video și să le reamintiți colegilor despre asta. Va fi mult mai ușor să vă amintiți informațiile noi și să reflectați la ideile primite.
- Nu pierdeți timpul pentru rezervarea unei săli de întâlniresala și organizarea complexă a videoconferinței pentru rezolvarea problemelor cotidiene. Creați apeluri de grup chiar de la locul de muncă, fără pierderi de eficiență.
- Utilizați soluții care vă permit să creați conferințe fără planificare prealabilă – Acest lucru vă va economisi timp și veți scăpa de o mulțime de întârzieri organizaționale.
Și cel mai important - alegeți software conceput pentru comunicarea corporativă și nu pentru apeluri către familie și prieteni. Vă dorim o videoconferință de succes!
Foto: Unsplash
</ p></ p>