Štatistiky ukazujú, že od vypuknutia epidémie koronavírusu sa záujem o videokomunikáciu na celom svete zvýšil.
Ak sa však videohovor ešte nestal pre vásobvyklým komunikačným nástrojom, potom možné technické problémy môžu spôsobiť obavy. Čo ak nie je počuť ani vidieť, počítač zamrzne, kladivo začne pracovať mimo okna a narúša konverzáciu? Ponúkame 6 životných hackov, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa trápnym situáciám a čo najproduktívnejšie a najkomfortnejšie stretnutia v režime videa.
1. Zodpovedne pristupujte k výberu fotoaparátu a náhlavnej súpravy
</ img>
Bez ohľadu na to, ako milujete svoje AirPods, počasvideokonferencie sa budú musieť opustiť. Headsety s bezdrôtovým pripojením alebo 3,5 mm jack neposkytujú potrebnú kvalitu komunikácie počas obchodného rozhovoru. V takýchto zariadeniach je kvalita záznamu zvuku zameraná na domáce účely a mikrofóny sú deklarované iba „na ukážku“. Ak sa chcete viac sústrediť na pracovné otázky, než počúvať každé slovo hovorcu alebo opakovať opakovane nepočuteľne prenášané poznámky, použite káblové periférie USB.
Často podporuje redukciu šumu,čo je jednoducho nevyhnutné pri práci v mestskom prostredí, kde hlučnosť dopravných a opravárenských prác môže výrazne zhoršiť kvalitu rozhovoru, ako aj pri práci v otvorených priestoroch alebo pri spolupráci. A ak sa obávate o dostupnosť takéhoto vybavenia, ponáhľame sa, aby sme vás upokojili: ceny dobrých náhlavných súprav sa už dlho nehryzú a predávajú sa v akomkoľvek obchode s elektronikou. To isté platí pre fotoaparáty - dokonca aj lacné modely vám poskytnú oveľa lepší obraz ako vstavaná kamera pre laptop.
2. Zapnite počítač
Kvalita videa nezávisí iba od rýchlostiPripojenie na internet alebo kvalitná kamera, ale aj na výkon počítača. Aby ste predišli prerušeniu zvuku alebo zhoršeniu kvality obrazu, pred konferenciou zatvorte aplikácie, ktoré používajú veľa pamäte RAM - prehľadávače s mnohými kartami alebo Photoshop.
Ťažkosti môžu vzniknúť aj v dôsledku otvoreniaaplikácie vo vašom počítači, ktoré majú prístup k vášmu fotoaparátu. Ak počas videokonferencie nie ste viditeľní, ale viete s istotou, že zariadenie je pripojené a funguje správne, skontrolujte, aké ďalšie programy sú spustené – možno kamera používa iný softvér na videokomunikáciu, aplikáciu na nahrávanie videí alebo fotografovanie. Ešte lepšie – pred začatím konferencie takéto programy vypnite, aby ste nestrácali čas hľadaním a odstraňovaním problémov počas hovoru.
Okrem toho by ste sa mali starať o kvalitu.a zabezpečenie internetového pripojenia. Odporúčame káblové sieťové pripojenie av prípadoch, keď ho nie je možné použiť (napríklad pri práci na spolupráci), pripojenie Wi-Fi, ktoré vyžaduje heslo a zaručuje dobrú kvalitu pripojenia. Ak sa však chystáte diskutovať o dôležitých transakciách a vymieňať si súbory, ktoré nemôžete žiadnym spôsobom pripustiť tretím stranám, budete musieť odmietnuť používanie verejnej siete. Napokon, nikdy nemôžete s istotou vedieť, či útočník sedí pri ďalšom stole, ktorý je schopný preniknúť do vašej konverzácie, získať prístup k osobným údajom a platobným systémom.
3. Používajte nástroje na spoluprácu
</ img>
„Lepšie vidieť raz“ je pravidloÚčinne sa uplatňuje pri pracovných videokonferenciách. Koniec koncov, je oveľa pohodlnejšie ukázať graf rastu predaja alebo dokončené rozloženie stránky, ako sa snažiť ich opísať. Moderné videokonferenčné riešenia na tieto účely sú doplnené praktickými nástrojmi pre spoluprácu - predvádzanie obrazovky počítača alebo predvádzanie prezentácií, nahrávanie videokonferencií, možnosť chatovať v chatovacích miestnostiach a ďalšie funkcie.
Pripravte sa na videohovor s klientom, nahláste sapred šéfom alebo pred oznámením nového produktu, ale nemáte čas na prezentáciu? Neprepadajte panike a nestrácajte čas prípravou podložných sklíčok „na kolenách“ - svojim účastníkom len ukážte celú plochu so všetkými potrebnými informáciami. Niektoré riešenia pre videokonferencie vám dokonca umožňujú vysielať okná špecializovaných aplikácií - napríklad, ak potrebujete ukázať rozloženie alebo zložitý 3D model. Súčasne majú takú funkcionalitu nielen západné vývojové trendy, napríklad v riešení videokonferencie TrueConf.
4. Robte si poznámky počas videokonferencie
</ img>
Dlhé a efektívne stretnutie skončilozhromaždili s cieľom zefektívniť nové informácie a zrazu si uvedomili, že to nemôžete urobiť. Rukou napísané položky v denníku vyzerajú ako kód, na informácie, na ktoré ste dúfali, že ste ich zabudli, sa zabudlo a vaši kolegovia nič nenapísali, takže nie je nikto, kto by sa ich mal na niečo opýtať. Známa situácia? Nedovoľte, aby sa opakoval: nezabudnite si ponechať protokol a zaznamenať v ňom všetky dohody, prijaté rozhodnutia a nové nápady. Tým sa výrazne ušetrí váš čas a umožní vám nestratiť zo zreteľa nič.
Teraz existuje veľa programov, ktoréponúkajú automatické vytváranie poznámok počas videokonferencií, ale ich použitie nie je vždy opodstatnené. Algoritmy automatizácie stále nefungujú tak, ako sľubujú vývojári, a náklady na softvér sú dosť vysoké. Na vytváranie poznámok je celkom možné použiť skupinový chat zabudovaný do riešenia pre videokonferencie, v ktorom všetci účastníci budú môcť poskytnúť potrebné komentáre.
Po stretnutí môžete zanechať poznámkytriediť a posielať účastníkom poštou. Začnite diskusiou o protokole nasledujúcej plánovanej schôdze, skontrolujte pripravenosť úloh, pokrok v ich implementácii alebo diskutujte o vzniknutých problémoch.
5. Vytvorte pracovnú atmosféru
</ img>
Videokonferencie môžete viesť najmä domaak je vaše mesto v karanténe alebo jednoducho nechcete navštíviť kanceláriu. V takom prípade si vyberte aplikáciu, ktorá vám umožní nespadnúť z pracovného toku a zachovať serióznosť rokovaní. Niektoré riešenia VKS (Zoom, TrueConf) podporujú výmenu pozadia za chrbtom za chodu - stačí si vybrať izbu s obyčajnou stenou. Varujte tiež svojich blízkych, aby sa náhodou neobjavili v ráme alebo aby vás a vašich účastníkov rozptyľovali hlasnými otázkami o sendvičoch a káve.
Pred prijatím prichádzajúceho videohovoru sa uistite, že je váš stôl čistý. Pomôže to sústrediť sa na pracovné úlohy a ušetrí vás aj od zbytočných zvukov počas komunikácie.
6. Vykonajte nepretržité vytváranie konferencií
</ img>
Plánované videokonferencieČasový rozvrh sa postupne stáva minulosťou. Je to kvôli zložitosti postupu: musíte vybrať všetky potrebné parametre, rozposlať pozvánky, uistiť sa, že ich každý dostane a bezpečne sa pripojiť ku konverzácii v určenom čase. Okrem toho si akékoľvek úpravy vyžadujú opakovanie určitých krokov a komplikujú proces.
Je oveľa pohodlnejšie používať softvérsoftvér, ktorý zobrazuje stav vašich partnerov (offline, online, zaneprázdnený atď.) a pozýva ich do konverzácie „za chodu“ za pár kliknutí. Okrem toho vám stav pomôže určiť, či máte zavolať vzdialenému zamestnancovi práve teraz - v takom prípade ho nebudete rozptyľovať počas dôležitej schôdzky alebo cesty počas jazdy.
Pointa
Ak teda dodržujete iba šesť odporúčaní, môžete čo najpohodlnejšiu komunikáciu vo videoobsahu a vyhlásiť za znalca firemnej online etikety.
- Neukladajte si fotoaparát a headset pre seba a svojich zamestnancov. Je oveľa jednoduchšie sústrediť sa na prácu, ak sa nemusíte pýtať každých päť minút: „Počujem?“
- Pred videokonferenciami zatvorte všetky aplikácie náročné na zdroje - prehliadače s veľkým počtom kariet alebo Photoshop, ako aj programy, ktoré používajú videokameru.
- Používajte zdieľanie obrazovky, zdieľanie súborov a správ, videokonferencie atď. Tieto nástroje významne zvýšia účinnosť stretnutí a práce vo všeobecnosti.
- Počas videokonferencie nezabudnite robiť poznámky v skupinovom rozhovore a upozorniť na to svojich kolegov. Bude oveľa ľahšie zapamätať si nové informácie a zamyslieť sa nad prijatými nápadmi.
- Nestrácajte čas rezervovaním zasadacej miestnostihala a komplexná organizácia videokonferencií na riešenie každodenných problémov. Vytvárajte skupinové hovory priamo z vášho pracoviska bez straty efektívnosti.
- Používajte riešenia, ktoré vám umožňujú vytvárať konferencie bez predchádzajúceho plánovania – To vám ušetrí čas a zbavíte sa mnohých organizačných zdržaní.
A čo je najdôležitejšie - vyberte softvér určený na firemnú komunikáciu, a nie na volania rodinám a priateľom. Prajeme vám úspešnú videokonferenciu!
Foto: Unsplash
</ p></ p>