Статистике показују да је од избијања епидемије корона вируса интересовање за видео комуникацију широм света порасло.
Међутим, ако видео комуникација још увек није постала за васпознати комуникацијски алат, могући технички проблеми могу изазвати забринутост. Шта ако вас се не чује и не види, рачунар се заледи, одбијач почне радити ван прозора и омета разговор. Нудимо вам 6 животних хакова који ће вам помоћи да избегнете неугодне ситуације и учините видео састанке што продуктивнијим и удобнијим.
1. Одговорно одаберите камеру и слушалице
</ имг>
Колико год вољели своје АирПод-ове, токомод видео конференција мораће се напустити. Слушалице са бежичном везом или прикључком од 3,5 мм неће пружити потребан квалитет током пословног позива. У таквим уређајима квалитет хватања звука усмерен је на кућне потребе, а микрофони су проглашени само за приказивање. Ако желите да се усредсредите на радна питања, уместо да више пута слушате сваку реч саговорника или понављате неразумљиве знакове, користите жичану УСБ периферну опрему.
Често подржава функцију поништавања буке,што је једноставно неопходно при раду у урбаном окружењу, где брујање друмског саобраћаја и поправки могу у великој мери погоршати квалитет разговора, као и у канцеларијама на отвореном или у цоворкинг просторима. А ако сте забринути због доступности такве опреме, журимо вас да вас уверимо: цене добрих слушалица већ дуго не гризу, али се продају у било којој продавници електронике. Исто важи и за камеру - чак и јефтини модели пружиће вам много бољу слику од уграђене камере за лаптоп.
2. Доведите рачунар у приправност
Квалитет видео записа не односи се само на брзинуинтернет конекција или квалитетна камера, али и перформансе вашег рачунара. Да бисте избегли прекиде звука или погоршање слике, затворите све апликације које користе пуно РАМ-а, попут прегледача са картицама или Пхотосхопа, пре конференције.
Потешкоће могу настати и због отвореностиапликације на вашем рачунару које имају приступ вашој камери. Ако нисте видљиви током видео конференције, али сигурно знате да је опрема повезана и ради исправно, проверите који други програми раде – можда камера користи други софтвер за видео комуникацију, апликацију за снимање видео записа или сликање. Још боље – искључите такве програме пре почетка конференције како не бисте губили време на тражење и решавање проблема током позива.
Такође, требало би да бринете о квалитетуи сигурност ваше интернет везе. Препоручујемо жичну везу са мрежом, а у случајевима када је то немогуће користити (на пример, када радите у цоворкинг простору) - Ви-Фи, који захтева лозинку и обезбеђује добар квалитет везе. Међутим, ако ћете разговарати о важној трансакцији и разменити датотеке, што, ето, не можете да дозволите трећим лицима, мораћете да одбијете употребу јавне мреже. На крају, никада не можете са сигурношћу знати да ли за суседним столом седи уљез који може да се увуче у ваш разговор, добије приступ личним подацима и системима плаћања.
3. Користите алате за сарадњу
</ имг>
„Боље је видети једном“ је правило којеефикасно се примењује на рад видео конференција. На крају, много је погодније приказати графикон раста продаје или готов изглед странице него покушати их описати. Савремена решења за видео конференције у ове сврхе допуњена су погодним алатима за сарадњу - приказивање рачунарског екрана или приказивање презентација, снимање видео конференција, могућност комуникације у ћаскању и друге функције.
Припремите се за видео састанак са клијентом, извештајпред шефом или најава новог производа, али немате времена за презентацију? Не паничите и не губите време на припрему слајдова „на коленима“ - само покажите саговорницима целу радну површину са свим потребним информацијама. Нека решења за видео конференције чак вам омогућавају емитовање прозора специјализованих апликација - на пример, ако треба да прикажете изглед или сложени 3Д модел. У исто време, таква функционалност је доступна не само у западним развојима, на пример, у решењу за видео комуникацију ТруеЦонф.
4. Правите белешке током видео конференције
</ имг>
Дуг и ефикасан састанак је завршенокупили да организују нове информације и одједном схватили да то не можете учинити. Руком написани уноси у дневнику изгледају као шифра, подаци које сте се надали да памтите су заборављени, а ваше колеге уопште нису ништа записале, па нема никога да постави питање. Позната ситуација? Не дозволите да се понови: обавезно држите протокол и у њему забележите све договоре, донете одлуке и нове идеје. Ово ће вам уштедети пуно времена и неће ништа превидети.
Сада постоји много програмануде аутоматско креирање бележака током видео конференција, али њихова употреба није увек оправдана. Алгоритми аутоматизације и даље не функционишу онако како програмери обећавају, а трошкови софтвера су прилично високи. Да бисте креирали белешке, сасвим је могуће користити групно ћаскање уграђено у решење за видео конференције, у којем сви учесници могу дати потребне коментаре.
По завршетку састанка, леве белешке могу битисортирајте и пошаљите учесницима поштом. Започните са расправом о записницима следећег заказаног састанка, проверите спремност задатака, напредак у њиховој примени или размотрите било која питања која су се појавила.
5. Створите радно окружење
</ имг>
Видеоконференције се такође могу радити код куће, посебноако је ваш град у карантину или једноставно не волите да посећујете канцеларију. У таквој ситуацији одаберите апликацију која ће вам омогућити да останете у току рада и да преговори буду озбиљни. Нека решења за видео конференције (Зоом, ТруеЦонф) подржавају промену позадине иза леђа у лету - само треба да изаберете собу са чврстим зидом. Такође, упозорите своје вољене да се случајно не појаве у кадру или одвлаче пажњу вас и саговорника гласним питањима о сендвичима и кафи.
Пре него што одговорите на долазни видео позив, проверите да ли је ваш сто чист. Ово ће вам помоћи да се концентришете на своје радне задатке, а такође ће вас спасити од непотребних звукова током комуникације.
6. Изаберите да креирате конференције у ходу
</ имг>
Направите видео конференције према распоредураспоред постепено постаје ствар прошлости. То је због сложености поступка: потребно је да одаберете све потребне параметре, пошаљете позивнице, уверите се да их сви добијају и безбедно се придруже разговору у заказано време. Истовремено, свако прилагођавање захтева понављање неких корака и компликује процес.
Много је погодније користити софтверсофтвер који приказује статус ваших саговорника (ван мреже, на мрежи, заузет итд.) и позива их на разговор „у лету“ у само неколико кликова. Поред тога, статус ће вам помоћи да утврдите да ли је вредно одмах позвати удаљеног запосленог - у овом случају му нећете одвлачити пажњу током важног састанка или путовања.
У сувом остатку
Дакле, придржавајући се само шест препорука, можете учинити комуникацију у видео формату што угоднијом, а такође се изјаснити као стручњак за корпоративни етикет на мрежи.
- Не штедите камеру и слушалице за себе и своје запослене. Много је лакше концентрисати се на посао ако не морате поново да питате: „Чујете ли ме?“ Сваких пет минута.
- Пре видео конференција затворите све апликације које захтевају пуно ресурса - прегледаче са картицама или Пхотосхоп и програме који користе видео камеру.
- Користите дељење екрана, датотеке и поруке, снимање видео конференција и још много тога. Ови алати ће значајно повећати ефикасност састанака и рада уопште.
- Не заборавите да током видео конференције правите белешке у групном ћаскању и подсетите своје колеге на то. Биће много лакше памтити нове информације и размишљати о примљеним идејама.
- Не губите време резервишући собу за састанкесала и сложена организација видео конференција за решавање свакодневних питања. Стварајте групне позиве директно са радног места без губитка у ефикасности.
- Користите решења која вам омогућавају да креирате конференције без претходног планирања – Ово ће вам уштедети време и ослободити се многих организационих кашњења.
Што је најважније, одаберите софтвер за посао који је дизајниран за корпоративну комуникацију, а не за позивање породице и пријатеља. Желимо вам успешну видео конференцију!
Фото: Унспласх
</ п></ п>