นักบัญชีดิจิทัล ผู้ซื้อ และทรัพยากรบุคคล: บริษัทต่างๆ ใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์อย่างไร

RPA คืออะไรและใช้เทคโนโลยีที่ไหน? 

RPA (robotic process automation) เป็นหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ที่จําลอง

การกระทําของมนุษย์ในกระบวนการโต้ตอบกับระบบข้อมูลและซอฟต์แวร์พวกเขาทํางานกับอินเทอร์เฟซคอมพิวเตอร์ในลักษณะเดียวกับมนุษย์: พวกเขา "เข้าใจ" สิ่งที่อยู่บนหน้าจอคลิกตามลําดับที่ถูกต้องนําทางภายในระบบแยกและแทรกข้อมูลที่ต้องการ

RPA เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ในการดำเนินการตามปกติเทคโนโลยีนี้ยังช่วยเพิ่มเวลาให้กับงานที่น่าสนใจและสร้างสรรค์ที่ไม่สามารถทำได้หากไม่มีสติปัญญาของมนุษย์ เช่น การค้นหาพันธมิตร การสื่อสารกับลูกค้า การมีส่วนร่วมในการพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ ในการเขียนโปรแกรมหุ่นยนต์ การบันทึกวิดีโอจากจอภาพของพนักงานที่ทำงานบางอย่างก็เพียงพอแล้ว เช่น การขนถ่ายคำสั่งจ่ายเงินหรือการออกใบรับรอง หุ่นยนต์จะสามารถทำได้ในลักษณะเดียวกัน เพียงแต่เร็วขึ้น แม่นยำยิ่งขึ้น และไม่มีการพักรับประทานอาหารกลางวันและพักผ่อน

RPA สามารถทำงานกับอินเทอร์เฟซใดก็ได้อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ ในบางสถานการณ์ ความซับซ้อนและความแปรปรวนของกระบวนการจะไม่อนุญาตให้ดำเนินการโดยปราศจากการมีส่วนร่วมของมนุษย์ ตัวอย่างเช่น โรบ็อตจะไม่สามารถตอบอีเมลให้คุณได้ แต่การจัดเรียงเมลหรือค้นหาข้อมูลในข้อความนั้นทำได้อย่างสมบูรณ์ และเมื่อใช้ร่วมกับปัญญาประดิษฐ์ หุ่นยนต์ขั้นสูงสามารถทำงานที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น วิเคราะห์เนื้อหาของเอกสารและส่งไปยังผู้รับที่เหมาะสม AI ในกรณีนี้มีบทบาทของสมองและทำการตัดสินใจ และ RPA จะนำสิ่งเหล่านี้ไปใช้

บัญชีและการเงิน

แผนกบัญชีและการเงินมีมากมายงานที่ RPA สามารถช่วยได้ เนื่องจากมีกระบวนการประจำมากมายในพื้นที่เหล่านี้ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์โรบอตสามารถกรอกคำสั่งชำระเงินตามข้อมูลจากฐานข้อมูลและส่งไปที่ธนาคารได้อย่างอิสระ

คุณยังสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติด้วย RPAการก่อตัวของการกระทบยอดการคำนวณเพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อน หุ่นยนต์จะดาวน์โหลดเอกสารจาก ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร ระบบสำหรับการวางแผนทรัพยากรองค์กร) และระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ กำหนดประเภท คุณลักษณะที่สำคัญ ระบุความขัดแย้ง และเชื่อมต่อไฟล์ต่างๆ ของบริษัทและซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ กรณีการใช้งานอื่นคือการจัดเตรียมใบรับรองสำหรับพนักงาน เช่น 2-NDFL ในทั้งสองกรณี ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดภาระงานของพนักงาน ลดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้น และขจัดข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยด้านมนุษย์

สำหรับกรณีที่ซับซ้อนมากขึ้น จะใช้การรวมกันRPA และ AI ตัวอย่างคือการโพสต์ใบแจ้งยอดธนาคาร จุดประสงค์ของสารสกัดดังกล่าวไม่ใช่ฟิลด์ที่เป็นทางการ: นักแสดงป้อนคำตามลำดับที่แตกต่างกันใช้ตัวย่อ หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์สามารถเข้าสู่ระบบธนาคารออนไลน์ ดึงข้อมูลการนัดหมาย และป้อนไปยังแบบจำลอง AI ด้วยการประมวลผลภาษาธรรมชาติ AI จะเลือกพารามิเตอร์ที่ต้องการและส่งกลับไปยัง RPA เพื่อให้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ดำเนินการระเบิดในระบบบัญชี

ด้วยการผสมผสานระหว่าง AI และ RPA ของชาวอเมริกันผู้ผลิตอุปกรณ์ สารรีเอเจนต์ วัสดุสิ้นเปลือง และซอฟต์แวร์ Thermo Fisher Scientific สามารถลดเวลาดำเนินการใบแจ้งหนี้ได้ถึง 70% สำหรับเอกสาร 824,000 ฉบับต่อปี บริษัทใช้ผลิตภัณฑ์ Document Understanding and Action Center จากนักพัฒนา RPA ระดับโลก ช่วยให้คุณสามารถแยกข้อมูลจากไฟล์ PDA ได้โดยอัตโนมัติ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และเอกสารที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบผลลัพธ์และขอข้อมูลที่ขาดหายไป

การจัดหา การส่งมอบ และการประกวดราคา

ในการจัดซื้อสามารถใช้ RPA ได้เช่น เพื่อสร้างคำสั่งซื้อ ในสถานการณ์คลาสสิก พนักงานแผนกถ่ายโอนข้อมูลคำสั่งซื้อด้วยตนเอง (ปริมาณสินค้า วัสดุ ฯลฯ) ไปยัง ERP จากอีเมล ใช้เวลาประมาณ 10 นาทีในการถ่ายโอนข้อมูลจากจดหมายฉบับหนึ่ง ขั้นตอนนี้สามารถทำได้โดยหุ่นยนต์ RPA ยังจะรับมือกับการป้อนข้อมูลคู่สัญญาจากระบบภายนอกเข้าสู่ ERP หรือสามารถทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยที่จะตรวจสอบข้อมูลนี้และค้นหาข้อผิดพลาด 

กรณีทั่วไปที่สามคือการยืนยันคำสั่ง. โดยปกติแล้วพนักงานที่ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ซื้อจะต้องตรวจสอบระบบบัญชีและเพิ่มมูลค่าสุดท้ายลงไป หุ่นยนต์สามารถรับงานทั้งหมดได้ตั้งแต่วินาทีที่ได้รับข้อมูลจากซัพพลายเออร์ โดยจะกรอง ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชี และสร้างเอกสารหรืออีเมลหากพบความคลาดเคลื่อน หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์สามารถช่วยติดตามการประกวดราคาได้ RPA จะค้นหาจดหมายพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนการแข่งขันใหม่ ไปที่เว็บไซต์ประกวดราคา คัดลอกรายละเอียดและป้อนลงใน ERP หรือ CRM 

ตัวอย่างบริษัทที่ใช้ RPA อยู่แล้วในทิศทางนี้ - Magnitogorsk Iron and Steel Works บริษัทได้พัฒนากระบวนการหลายขั้นตอนในการชำระค่าวัสดุเศษโลหะโดยใช้หุ่นยนต์ การเปิดตัวหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ 25 ตัวช่วยตั้งค่าการควบคุมการจัดส่งอัตโนมัติ เพิ่มความเร็วในการประมวลผลของธุรกรรมทางธุรกิจ 32,000 รายการและไฟล์ 20,000 ไฟล์ และลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงานลงอย่างมาก

HR

หนึ่งในกรณีจากประสบการณ์ของเราคือการควบคุมผู้ปฏิบัติงานเวลาของพนักงาน หากไม่มี RPA เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะประมวลผลข้อมูลจากระบบขององค์กรและระบบควบคุมการเข้าถึงด้วยตนเอง  นำมารวมกันใน Excel เพื่อเปรียบเทียบเวลาที่วางแผนไว้และเวลาจริงที่ใช้โดยพนักงานในสถานประกอบการต่างๆ ขององค์กร และจัดทำรายงานรายสัปดาห์เกี่ยวกับปริมาณอุปกรณ์ หุ่นยนต์ดำเนินการทั้งหมดเหล่านี้โดยอัตโนมัติและสามารถจัดเตรียมรายงานสรุปรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนได้ รวบรวมข้อมูลจากระบบข้อมูลองค์กรหลายแห่ง งานที่บุคคลใช้เวลา 8 ชั่วโมงทำเสร็จภายในเวลาเพียงไม่กี่นาทีและระบุการละเมิดได้มากขึ้น 40% 

ตัวอย่างอีกกรณีหนึ่งคือการเตรียมเอกสารเมื่อดำเนินการโอนพนักงานชั่วคราวและรวมตำแหน่งของพวกเขา โดยปกติแล้วผู้เชี่ยวชาญแผนกทรัพยากรบุคคลจะต้องรับใบสมัครจากพนักงานในรูปแบบกระดาษ ป้อนข้อมูลลงในระบบข้อมูล สร้างข้อตกลงในการเปลี่ยนแปลงสัญญาจ้างงานในระบบ อัปโหลด กรอกคำสั่งด้วยตนเองเพื่อย้ายชั่วคราวหรือรวมวิชาชีพ และ สร้างแพ็คเกจเอกสาร ในกระบวนการนี้ คุณจะต้องตรวจสอบทะเบียนกระดาษ หนังสืออ้างอิง รายละเอียดงาน 

ด้วย RPA กระบวนการสามารถสร้างความแตกต่างได้:หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์จะนำข้อมูลจาก ERP มาเปรียบเทียบกับการลงทะเบียนบันทึกที่ประมวลผลใน Excel และสร้างรายชื่อพนักงานที่ต้องถ่ายโอนและแพ็คเกจเอกสารให้พวกเขาโดยอัตโนมัติ มันจะเชื่อมโยงข้อมูลทั้งหมดและส่งข้อตกลงและคำสั่งไปยังบุคคลที่รับผิดชอบ บุคคลจะใช้เวลามากกว่า 15 ชั่วโมงกับงานเหล่านี้ และหุ่นยนต์จะเสร็จสิ้นภายในสองชั่วโมง 

RPA ในอุตสาหกรรมใดที่ถูกนำมาใช้ในรัสเซียแล้ว

ภาคส่วนหลักสำหรับโซลูชั่น RPA ทั่วโลกและตลาดรัสเซียในปัจจุบันเป็นตลาดการเงิน ในพื้นที่นี้พนักงานมักจะยุ่งอยู่กับงานซ้ำๆ และงานที่คล้ายกัน เช่น การป้อนข้อมูล การสร้างรายงาน การคำนวณ เปิดบัญชี และกระบวนการเหล่านี้ซ้ำกันในสาขาต่างๆ VTB, Alfa Bank, Moscow Credit Bank, Rosbank และอื่นๆ ต่างใช้ซอฟต์แวร์โรบอตอยู่แล้ว

อุตสาหกรรมยังใช้ดิจิทัลอย่างแข็งขันพนักงาน: ผู้ถือครองกำลังใช้ RPA ในศูนย์บริการที่ใช้ร่วมกัน คลังแบบรวมศูนย์ และฟังก์ชันอื่น ๆ ที่การประมวลผลข้อมูลแบบรวมศูนย์เกิดขึ้น ในอุตสาหกรรมการผลิต RPA สามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับการประกอบ การบรรจุและการส่งมอบสินค้า การตรวจสอบเทคโนโลยีการผลิต และการจัดการคุณภาพ นอกเหนือจากกลุ่ม MMK PJSC แล้ว RPA ยังถูกนำไปใช้ ตัวอย่างเช่น Norilsk Nickel, TMK, OMK, Rosneft, Tatneft, Uralchem, UMMC, Ural Steel และอื่นๆ อีกมากมาย

ใครได้ประโยชน์จากเทคโนโลยี

บริษัทที่มีข้อมูลปริมาณมากและการดำเนินการซ้ำ RPA จะลดต้นทุนและเพิ่มความเร็วในการทำงานอย่างมาก เพิ่มคุณภาพ สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การลงทุนด้านโรบอตนั้นไม่จำเป็นนัก แม้ว่าการเปิดตัวซอฟต์แวร์โรบอตจะช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นระเบียบและเป็นอิสระจากกิจวัตรประจำวันก็ตาม

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ RPA คือเมื่อใดการขยายขนาดธุรกิจ การเพิ่มจำนวนลูกค้าและคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้น หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน จำนวนการผ่าตัดไม่สำคัญสำหรับเขาเลย ดังนั้นหากบริษัทเข้าใจว่าปริมาณงานประจำจะเพิ่มขึ้นหรือไม่ลดลง และจะต้องลงทุนในการจ้างพนักงานก็ควรพิจารณาถึงความเป็นไปได้ในการลงทุนใน RPA ก่อนที่จะดำเนินการนี้ สิ่งสำคัญคือต้องวิเคราะห์ความต้องการและความสามารถของคุณ ตลอดจนประเมินประโยชน์และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น 

ตลาด RPA ของรัสเซียหลังจากการจากไปของผู้ขายต่างประเทศ

ในปี 2565 หลังจากออกจากตลาดรัสเซียผู้เล่นต่างชาติ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการแพลตฟอร์ม RPA ภายในประเทศอย่างเร่งด่วน ในตอนต่อไป เรายังเริ่มมองหาลูกค้าทดแทนอย่างจริงจัง โดยเน้นไปที่ฟีเจอร์ของแต่ละแพลตฟอร์มและความต้องการของลูกค้าเฉพาะราย

ผู้นำในบรรดาโซลูชัน RPA ของรัสเซียสามารถเป็นได้พิจารณาแพลตฟอร์ม Primo RPA: คำนึงถึงคำขอของลูกค้าและปรับปรุงผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็ว ฉันยังจะสังเกต PIX Robotix และ Sherpa RPA ด้วยว่าแพลตฟอร์มเหล่านี้สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดได้อย่างรวดเร็วและนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้

โดยรวมแล้วตลาด RPA ในพื้นที่ในปัจจุบันอยู่ที่ขั้นตอนของการพัฒนา ผู้ค้าในประเทศจะยังคงแข่งขันและปรับปรุงฟังก์ชันการทำงานของแพลตฟอร์มต่อไป ตามการคาดการณ์ของ IBA ภายในปี 2567 บริษัทรัสเซียมากกว่า 90% ที่ใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์จะเปลี่ยนมาใช้ซอฟต์แวร์ในประเทศ สิ่งนี้อาจนำไปสู่การเพิ่มปริมาณตลาดเป็น 60 พันล้านรูเบิล 

อ่านเพิ่มเติม:

เมืองในตำนานที่จมอยู่ใต้ทะเลเหนือเมื่อกว่า 650 ปีที่แล้ว

โบราณวัตถุหายากมากที่พบในทะเลทราย มีอายุมากกว่า 4,300 ปี

สารให้ความหวานยอดนิยมที่ทำลาย DNA ของมนุษย์

ภาพหน้าปก: รูปภาพโดย Drazen Zigic บน Freepik