Питання, пов'язані з ефективним управлінням віддаленими співробітниками, особливо актуальні для міжнародних компаній,
У лютому цього року Москва увійшла до п'ятіркиєвропейських міст з найбільшою кількістю розробників ПЗ (160 900 осіб). Розберемо, як налагодити роботу з віддаленими програмістами, щоб вона була максимально ефективною і приносила компанії успіх.
Виберіть правильного провідника
Керувати розробниками повинна людина, якапоєднує в собі навички професійного програміста та талановитого управлінця. На таку позицію краще брати не менеджера, а ІТ-фахівця — тоді він матиме авторитет у своїх підлеглих. Технічні навички дозволять йому добре розумітися на всіх процесах і вникати в завдання кожного розробника. На думку експертів Harvard Business Review, розумний лідер вміє правильно формулювати цікаві та складні для команди завдання та побудувати стратегію їх вирішення. Така людина бачить сильні сторони співробітників та знає, як їх розвивати; він витрачає час на освіту всієї команди і має високий емоційний інтелект.
Хороша ідея – призначити ментора, який будедопомагати новим віддаленим співробітникам розпочати свою роботу без зайвого стресу. Наставник надихає та виховує доручених йому учнів, ділиться з ними кар'єрним досвідом, порадами, знаннями та мотивацією. Це як професійний старший брат або сестра, який спочатку допомагатиме співробітникам зорієнтуватися на початку шляху. Є навіть спеціальні платформи, що допомагають підібрати онлайн-ментор для своєї команди, наприклад, SCORE і Million Women Mentors. Як наставник може виступати і досвідченіший колега.
Проведіть декомпозицію завдань
Дедлайни для віддалених співробітників потрібно ставитине довше, ніж на два-три дні. Використовуйте слайсинг, або декомпозицію: замініть виконання одного великого проекту рішенням серії задач поменше та простіше. Цей спосіб допоможе фахівцеві отримувати оперативний фідбек ще в процесі роботи, швидко тестувати гіпотези та краще розподіляти час. Ви ж будете в курсі просування проекту та зможете пом'якшувати ризики.
У середньому людина може тримати в голові 3–5елементів інформації одночасно. Все, що, швидше за все, просто випаде з голови. Якщо покладатись тільки на свою пам'ять, то доведеться зупинятися на кожному етапі виконання завдання та думати: що мені робити далі? Без поетапного поділу завдання велика ймовірність збитися зі шляху і пропустити якийсь важливий крок.
Багато хто, ймовірно, знайомі з почуттямзадоволення, яке отримуєш, коли можна викреслити щось зі списку справ. Але що відбувається в організмі, коли людина пише «done» поруч з виконаним завданням - мозок випускає дофамін, нейромедіатор, пов'язаний з почуттям задоволення і мотивації.
Ось у чому справа: людині подобається те, що він відчуває, тому зробіть все можливе, щоб повторити цей успіх. Це те, що неврологи називають самостійним навчанням, і це головна причина, по якій поділ великих проектів так корисно. Розбиваючи довгострокові завдання, співробітник отримує більш часті нагороди (і приплив дофаміну), що надихає його продовжувати робити кроки вперед.
використовуйте Scrum
Спочатку Agile, різновидом якогоє Scrum, виник саме в середовищі ІТ-фахівців. Кожен розробник повинен нести персональну відповідальність за свою задачу, в той час як лідер команди оцінює результати і контролює єдине розуміння проектів. Ефективність вимірюється часом, протягом якого завдання перейшла зі списку «To do» в список «Done». Чим менше пройшло часу, тим краще. Якщо завдання зайняла занадто багато часу, - значить, лідеру необхідно реагувати і оптимізувати процеси. Scrum виховує самостійність: у кожного в команді своя роль і свій пул роботи.
Scrum-технологіям можна навчитися. За статистикою Scrum Alliance, вже понад 725 тис. людей у всьому світі стали сертифікованими фахівцями зі Scrum.
Проводьте щоденні стендап
Know your team під час свого дослідженнязапитала у 1745 співробітників із 702 компаній: «Чи є щось, чого ви не знаєте про компанію, але, на вашу думку, ви повинні знати?» 55% опитаних дали позитивну відповідь на це питання.
Обмін інформацією сильно впливає напродуктивність команди. Саме тому до гнучкої методології Agile входять короткі ранкові наради по 15–20 хвилин. На них керівник обговорює із командою, що вже зроблено, що планується зробити, з якими проблемами зіткнулися та як їх вирішили. Важлива відмінність таких мітингів від звичайних — порядок денний готується заздалегідь, час суворо обмежений, тому зустрічі проходять максимально продуктивно і не займають зайвого часу, справді впливаючи на перебіг процесів у компанії.
Один раз на тиждень, бажано по п'ятницях, проводьте більш тривалі зустрічі для підбиття підсумків тижня та планування наступного.
З програмістами краще бути на зв'язку постійно:зв'язуйтесь у Zoom або Slack для обговорення операційних питань, відслідковуйте завдання кожного у Jira, оцінюйте завдання у poker-планерах. Вже 135 711 компаній зі всього світу використовують Slack, Zoom сьогодні віддає перевагу 29 058 організаціям.
Правильні інструменти для комунікації
Для організацій з декількома офісами або зштатом віддалених співробітників сучасні програмні забезпечення будуть гарантом того, що всі працівники залучені в процеси компанії. Полегшити працю допоможуть наступні ПО:
Wunderlist - розумний планувальник, що дозволяє не тільки створювати списки справ на день, але і ділитися ними зі своєю командою.
Skitch - інструмент, завдяки якому можнаробити нотатки в будь-якому документі: будь то фотографія, карта, текстовий або PDF-документ. Зручний для отримання зворотного зв'язку за розробленим веб-сайту або оптимізації його конверсії.
WorldTimeBuddy - незамінний друг для швидкого з'ясування питань, наприклад, «Клієнт А хоче подзвонити мені о третій годині дня по Флориді, скільки буде часу в Гонконзі, де я зараз перебуваю?»
Kickidler - система контролю співробітників і облікуробочого часу. Показує екрани комп'ютерів всіх співробітників компанії в режимі реального часу, записує відео дій. Дозволяє аналізувати ефективність використання часу для виконання того чи іншого завдання.
Вимірюйте статистику результатів
Розробникам досить складно поставити чіткіKPI, і багато підприємців не знають, як правильно підійти до оцінки їх роботи. Тут важливий індивідуальний підхід, тому важливо говорити з самими співробітниками. Наприклад, ми розробили хмарну систему, яка дає доступ до статистики активності кожного співробітника, що дозволяє розуміти, чим займається розробник і в якому стані він знаходиться. Ми дивимося статистику і бачимо, чим конкретно програміст займається: пише новий код, займається рефакторингом, щось змінює або застряг на завданні. Механізм прозорий і дозволяє оцінити роботу і її відсутність для кожного, проаналізувавши, чи в правильному напрямку рухається співробітник, які складнощі він відчуває в роботі. Ми плануємо повністю автоматизувати ці процеси, навчивши систему самостійно аналізувати статистику за допомогою Data Science.
Деякі компанії використовують Scrum-метод FocusFactor. Він показує, скільки завдання повинна була зайняти часу в ідеалі і скільки вийшло в результаті. Але є ризики, що програмісти будуть свідомо завищувати оцінки за часом, зводячи до мінімуму свої власні ризики. Ще один популярний Scrum-метод - Velocity. Дозволяє передбачити, скільки завдань команда зможе виконати за певний проміжок часу в залежності від того, скільки вона виконала в попередньому. Але Velocity не може бути точним критерієм, адже у команди вже з'явився досвід того, як саме вирішувати конкретні завдання. Метрика може просто не спрацювати повторно.
Будьте готові працювати з колегами з різних часових поясів
Звичайно, зручно працювати з тими, хто має деньпочинається приблизно тоді, як і у вас. Інакше CEO доводиться рано-вранці починати роботу з одними, вдень — з іншими, пізно ввечері — з третіми. Такий режим згубний і для людини, і для її бізнесу, адже якісна робота потребує якісного відпочинку.
Особливо важливо бути в сусідніх часових поясах зрозробниками: якщо в програмі відбудеться якась помилка, ви швидко зв'яжетеся зі своїм фахівцем і оперативно скоордініруете потрібні процеси. Наприклад, наш головний офіс знаходиться в Сінгапурі. Розробники живуть в Таїланді, на Балі і в деяких регіонах Росії і злагоджено працюють.
Але нерідкі випадки, коли талановиті співробітникиживуть на іншому кінці Землі. Тоді різницю в часі треба постаратися зробити своєю перевагою. Якщо ви ретельно сплануєте і розподіліть навантаження, то ваша компанія буде працювати 24 години на добу. Наприклад, у вас є команда, яка пише фрагмент програмного коду протягом дня в одній країні. Інша команда, яка перебуває у відмінній часової зони, тестує цей код ввечері. А якщо у вас клієнти по всьому світу, то ви зможете пропонувати реальні послуги підтримки в кожному часовому поясі.
Така програма, як EveryTimeZone, допоможе керувати співробітниками з різних країн і складати зручні графіки роботи.
Підтримуйте всіх членів команди
Дослідження, проведене The Leadership Factor(TLF), показало, що більше половини (55%) опитаних фрілансерів страждають від депресії через свою роботу. Серед офісних співробітників лише 30% відповіли так само. За причинами не треба далеко йти: майже дві третини (64%) фрілансерів кажуть, що цей формат роботи змушує їх щодня почуватися самотніми, і 62% підтверджують, що вони відчувають стрес через роботу. В офісі ці варіанти обрало 29% і 55% колег відповідно.
Тому важливо організовувати особисті зустрічі длясвоїх співробітників. Це допоможе їм краще пізнати один одного, побудувати міцні відносини і позбутися від почуття ізоляції. Якщо особисто зустрітися у колег не виходить, то на допомогу прийдуть відеоконференції або хоча б аудіоповідомлення. Також переконайтеся в тому, що ваші співробітники беруть відпускні дні, тому що з появою віддаленої роботи їм може здаватися, що в цьому немає необхідності, адже вони і так вдома з родиною. Ви також можете спонукати членів вашої команди ділитися в окремому чаті особистими новинами, кумедними мемамі або статтями, крім обговорень робочих завдань.
Навіть якщо співробітники знаходяться за тисячікілометрів, не соромтеся говорити їм «Так тримати» за добре виконану роботу. Пошліть їм маленькі подарунки, щоб підвищити їх моральний дух. Обнадійливі слова можуть надати потужний вплив на самооцінку співробітників і спонукають працювати старанніше в майбутньому. Основна мета - показати, що ви щиро піклуєтеся і цінуєте їх зусилля, незважаючи на те, що перебуваєте далеко.
Надайте довгострокові відрядження
На місяць відправте співробітника попрацювати в офісівашої компанії в іншій країні. Для нього це буде унікальною можливістю наживо поспілкуватися з колективом, обмінятися досвідом і перейнятися новою атмосферою.
За даними дослідження, проведеного в Університеті Східного Лондона, 61% співробітників, які поєднували робочі поїздки з подорожами, після повернення додому відчувають значне зростання продуктивності.
Більше того, майже 40% працівників-міленіалів не погоджуються на роботу без відряджень, а 30% працівників готові на нижчу заробітну плату в обмін на більшу кількість поїздок.
Росія входить в топ-15 країн за видатками на відрядження. При цьому в Global Business Travel Association підрахували, що до 2021 року ці витрати складуть рекордні $ 23,5 млрд.
Багато підприємців обмежують спілкування звіддаленими співробітниками до формату «завдання-результат». Однак чим більше ви вкладаєте в свою команду, в якій би точці світу не був працівник, тим швидше і якісніше буде рости ваш бізнес.