Статистика показує, що від початку спалаху епідемії коронавірусу інтерес до відеозв'язку по всьому світу
Однак якщо відеозв'язок ще не стала для васзвичним інструментом спілкування, то можливі технічні неполадки можуть викликати занепокоєння. Що якщо вас не буде чутно або видно, зависне комп'ютер, за вікном почне працювати відбійний молоток і завадить розмови? Пропонуємо вам 6 Лайфхак, які допоможуть уникнути незручних ситуацій і зробити зустрічі в режимі відеозв'язку максимально продуктивними і комфортними.
1. Відповідально підійдіть до вибору камери та навушники
</ Img>
Як би ви не любили свої AirPods, під часвідеоконференцій від них доведеться відмовитися. Гарнітури з бездротовим підключенням або 3.5 мм роз'ємом не забезпечать належної якості зв'язку під час ділової розмови. У таких пристроях якість захоплення звуку орієнтоване на побутові цілі, і мікрофони заявлені тільки «для галочки». Якщо ви хочете зосередитися на робочих питаннях, а не на тому, щоб вслухатися в кожне слово співрозмовника або по кілька разів повторювати нерозбірливо передані репліки - використовуйте дротову USB-периферію.
Найчастіше вона підтримує функцію шумозаглушення,яка просто необхідна при роботі в міському середовищі, де гул дорожнього трафіку і ремонтних робіт може сильно погіршити якість бесіди, а також в open-space офісах або коворкінг. А якщо ви переживаєте про доступність такого обладнання, то поспішаємо вас заспокоїти: ціни на хорошу гарнітуру давно не кусаються, а продається вона в будь-якому магазині електроніки. Те ж стосується і камери - навіть недорогі моделі забезпечать вам набагато якіснішу картинку, ніж вбудована камера ноутбука.
2. Наведіть комп'ютер в бойову готовність
Якість відеозв'язку залежить не тільки від швидкостіінтернет-з'єднання або якісної камери, але і від продуктивності вашого комп'ютера. Щоб уникнути перешкод під час звуку або погіршення картинки, перед конференцією закрийте програми, які використовують багато оперативної пам'яті - браузери з великою кількістю вкладок або Photoshop.
Складнощі можуть виникнути і через відкриті накомп'ютер додатків, які мають доступ до вашої камери. Якщо під час відеоконференції вас не видно, але ви точно знаєте, що обладнання підключено та працює коректно, перевірте, які ще програми запущені — можливо, камеру використовує інше програмне забезпечення для відеозв'язку, програму для запису відеороликів або створення знімків. А ще краще – вимикайте такі програми перед початком конференції, щоб не витрачати час на пошуки та усунення проблеми під час розмови.
Крім того, вам слід потурбуватися про якістьі безпеки інтернет-з'єднання. Ми рекомендуємо дротове підключення до мережі, а у випадках, коли використовувати його неможливо (наприклад, при роботі в коворкінг) - вайфай, який вимагає пароля і забезпечує хорошу якість з'єднання. Однак якщо ви збираєтеся обговорювати важливу угоду і обмінюватися файлами, до яких ну ніяк не можна не можна допустити третіх осіб - від використання громадської мережі доведеться відмовитися. Адже ніколи не можна знати напевно, чи не сидить за сусіднім столиком зловмисник, який здатний проникнути в вашу розмову, отримати доступ до персональних даних і платіжним системам.
3. Використовуйте інструменти спільної роботи
</ Img>
«Краще один раз побачити» - це правило, якеефективно застосовується до робітників відеоконференцій. Адже набагато зручніше показати графік зростання продажів або готовий макет сторінки, ніж намагатися їх описати. Сучасні ВКС-рішення для цих цілей доповнені зручними інструментами спільної роботи - демонстрацією екрану комп'ютера або показом презентацій, записом відеоконференцій, можливістю спілкуватися в чатах і іншими функціями.
Готуєтеся до Відеовстрече з клієнтом, звітуперед начальником або анонсу нового продукту, але не встигаєте зробити презентацію? Не панікуйте і не витрачайте час на підготовку слайдів «на коліні» - просто покажіть співрозмовникам робочий стіл цілком з усією необхідною інформацією. Деякі ВКС-рішення навіть дозволяють транслювати вікна спеціалізованих додатків - наприклад, якщо потрібно показати макет або складну 3D-модель. При цьому така функціональність є не тільки у західних розробок, наприклад, в рішенні для відеозв'язку TrueConf.
4. Робіть нотатки під час відеоконференції
</ Img>
Довга і ефективна зустріч закінчилася, визібралися упорядкувати нову інформацію і раптом зрозуміли, що не можете цього зробити. Записи від руки в щоденнику виглядають, як шифр, відомості, які ви сподівалися запам'ятати - забуті, а колеги і зовсім нічого не записували, тому звернутися з питанням нема до кого. Знайома ситуація? Не допускайте її повторення: обов'язково ведіть протокол і відзначайте в ньому всі домовленості, прийняті рішення та нові ідеї. Це значно заощадить ваш час і дозволить нічого не випустити з уваги.
Зараз існує безліч програм, якіпропонують автоматично створювати нотатки під час відеоконференцій, але їх використання не завжди виправдане. Алгоритми автоматизації все ще працюють не так добре, як обіцяють розробники, а вартість софта досить висока. Для створення заміток цілком можна використовувати вбудований в ВКС-рішення груповий чат, в якому всі учасники зможуть давати необхідні коментарі.
Після закінчення зустрічі залишені замітки можнавпорядкувати і розіслати учасникам поштою. Почніть з обговорення протоколу наступну заплановану зустріч, перевірте готовність завдань, прогрес їх виконання або обговоріть виниклі питання.
5. Створіть робочу атмосферу
</ Img>
Проводити відеоконференції можна і вдома, особливоякщо у вашому місті карантин або ви просто не любите відвідувати офіс. У такій ситуації вибирайте додаток, яке дозволить не випасти з робочого процесу і зберегти серйозність переговорів. Деякі ВКС-рішення (Zoom, TrueConf) підтримують заміну фону за вашою спиною на льоту - потрібно лише вибрати кімнату, де є однотонна стіна. Також попередьте ваших близьких, щоб випадково не з'явилися в кадрі або не відволікали вас і ваших співрозмовників гучними питаннями про бутербродах і каві.
Перед відповіддю на вхідний відеодзвінок переконайтеся, що ваш стіл чистий. Це допоможе сконцентруватися на робочих завданнях, а також позбавить вас від створення зайвих звуків під час спілкування.
6. Робіть вибір на користь створення конференцій «на льоту»
</ Img>
Створення відеоконференцій за запланованимрозкладом поступово відходить у минуле. Це пов'язано зі складністю процедури: вам необхідно вибрати всі необхідні параметри, розіслати запрошення, простежити, щоб всі їх отримали і благополучно приєдналися до бесіди в призначений термін. При цьому будь-які корективи потрібно повторити деяких кроків і ускладнюють процес.
Набагато зручніше використовувати програмнезабезпечення, яке відображає статус ваших співрозмовників (не в мережі, онлайн, зайнятий і т.д.) і запрошувати їх в розмову «на льоту» всього в пару кліків. Крім того, статус допоможе вам визначити, чи варто зараз дзвонити віддаленого співробітнику - в цьому випадку ви не відверне його під час важливої зустрічі або поїздки за кермом.
У сухому залишку
Отже, дотримуючись всього шести рекомендацій, ви зможете зробити спілкування в відеоформаті максимально комфортним, а також заявіть про себе як про знавця корпоративного онлайн-етикету.
- Не економте на камері і гарнітурі для себе і своїх співробітників. Сконцентруватися на роботі набагато простіше, якщо не доводиться кожні п'ять хвилин перепитувати: «Мене чутно?».
- Перед відеоконференцією закрийте всі ресурсовитратні додатки - браузери з великою кількістю вкладок або Photoshop, а також програми, які використовують відеокамеру.
- Використовуйте функції демонстрації екрану, обміну файлами та повідомленнями, записи відеоконференції і т.д. Ці інструменти в рази підвищать результативність зустрічей і роботи в цілому.
- Не забувайте робити нотатки в колективному чаті під час відеоконференції і нагадуйте про це вашим колегам. Запам'ятати нову інформацію і обдумати надійшли ідеї буде набагато простіше.
- Не витрачайте час на бронювання переговорногозалу і складну організацію відеоконференції для вирішення повсякденних питань. Створюйте групові дзвінки прямо з робочого місця без будь-яких втрат в ефективності.
- Використовуйте рішення, які дозволяють створювати конференції без попереднього планування – цим ви заощадите час і позбавитеся безлічі організаційних зволікань.
А головне - вибирайте для роботи програмне забезпечення, призначене для корпоративного спілкування, а не для дзвінків сім'ї і друзям. Бажаємо успішних відеоконференцій!
Фото: Unsplash
</ P></ P>