Statistik visar att intresset för videokommunikation runt om i världen har ökat sedan coronaepidemin bröt ut.
Men om videosamtalet ännu inte har blivit för digvanligt kommunikationsverktyg, då kan eventuella tekniska problem orsaka oro. Vad händer om du inte kan höras eller ses, datorn fryser, en jackhammer börjar arbeta utanför fönstret och stör samtalet? Vi erbjuder dig 6 livräddningar som hjälper dig att undvika pinsamma situationer och göra möten i videoläge så produktiva och bekväma som möjligt.
1. Anta ansvarsfullt valet av kamera och headset
</ img>
Oavsett hur du älskar dina AirPods undervideokonferenser måste överges. Headset med en trådlös anslutning eller ett 3,5 mm-uttag ger inte den nödvändiga kvaliteten på kommunikationen under en affärssamtal. I sådana enheter fokuseras ljudinspelningens kvalitet på inhemska ändamål, och mikrofoner förklaras endast "för show". Om du vill fokusera på arbetsfrågor, snarare än att lyssna på alla ord i samtalspersonalen eller upprepa oförklarligt överförda kommentarer flera gånger, använder du kabelbundna USB-kringutrustning.
Ofta stöder det brusreducering,vilket helt enkelt är nödvändigt när man arbetar i en stadsmiljö där surret av trafik och reparationsarbete kan förstöra kvaliteten på konversationen såväl som på öppna kontorer eller medarbetare. Och om du är orolig för tillgången på sådan utrustning, så skyndar vi dig att försäkra dig: priserna för ett bra headset har inte bittat länge, och det säljs i någon elektronikbutik. Samma sak gäller kameror - även billiga modeller ger dig en mycket bättre bild än den inbyggda bärbara kameran.
2. Sätt datorn på larm
Videokvaliteten beror inte bara på hastighetenInternetanslutning eller kvalitetskamera, men också på datorns prestanda. För att undvika ljudavbrott eller nedbrytning av bilder, stäng applikationer som använder mycket RAM - webbläsare med många flikar eller Photoshop - före konferensen.
Svårigheter kan också uppstå på grund av öppetprogram på din dator som har åtkomst till din kamera. Om du inte är synlig under en videokonferens, men du vet säkert att utrustningen är ansluten och fungerar korrekt, kontrollera vilka andra program som körs – kanske använder kameran annan programvara för videokommunikation, en applikation för att spela in video eller ta bilder. Ännu bättre – stäng av sådana program innan du startar en konferens för att inte slösa tid på att leta efter och åtgärda problem under ett samtal.
Dessutom bör du oroa dig för kvalitet.och internetanslutningssäkerhet. Vi rekommenderar en trådbunden nätverksanslutning, och i fall där det är omöjligt att använda den (till exempel när du arbetar i samarbete), en wifi-anslutning som kräver ett lösenord och säkerställer god anslutningskvalitet. Men om du kommer att diskutera en viktig transaktion och utbyta filer som du inte kan ta emot till tredje part på något sätt, måste du vägra att använda det offentliga nätverket. När allt kommer omkring kan du aldrig veta med säkerhet om en angripare sitter vid nästa bord som kan infiltrera din konversation, få tillgång till personuppgifter och betalningssystem.
3. Använd samarbetsverktyg
</ img>
"Bättre att se en gång" är en regel somEffektivt tillämpat på arbetande videokonferenser. När allt kommer omkring är det mycket bekvämare att visa en graf på försäljningstillväxt eller en färdig sidlayout än att försöka beskriva dem. Moderna videokonferenslösningar för dessa ändamål kompletteras med praktiska samarbetsverktyg - demonstrera en datorskärm eller visar presentationer, spela in videokonferenser, möjligheten att chatta i chattrum och andra funktioner.
Gör dig redo för ett videosamtal med en klient, rapporterinnan chefen eller tillkännagivandet av en ny produkt, men har du inte tid att göra en presentation? Få inte panik och slös inte bort tid på att förbereda bilder “på knäna” - visa bara dina samtalare hela skrivbordet med all nödvändig information. Vissa videokonferenslösningar gör att du till och med kan sända fönster med specialiserade applikationer - till exempel om du behöver visa en layout eller en komplex 3D-modell. Samtidigt har inte bara den västerländska utvecklingen en sådan funktionalitet, till exempel i TrueConf-videokommunikationslösningen.
4. Ta anteckningar under en videokonferens
</ img>
Det långa och effektiva mötet är över, dusamlades för att effektivisera ny information och insåg plötsligt att du inte kan göra det. De handskrivna posterna i dagboken ser ut som en kod, informationen som du hoppades komma ihåg är glömd och dina kollegor skrev ingenting alls, så det finns ingen att ställa frågan. En bekant situation? Låt inte det upprepas: se till att hålla ett protokoll och notera i det alla avtal, beslut och nya idéer. Detta sparar din tid avsevärt och gör att du inte kan tappa någonting ur sikte.
Nu finns det många program somerbjuda att automatiskt skapa anteckningar under videokonferenser, men deras användning är inte alltid motiverad. Automationsalgoritmer fungerar fortfarande inte så bra som utvecklarna lovar, och kostnaden för programvara är ganska hög. För att skapa anteckningar är det fullt möjligt att använda gruppchatten inbyggd i videokonferenslösningen, där alla deltagare kommer att kunna ge nödvändiga kommentarer.
Efter mötet kan du lämna anteckningarsortera och skicka till deltagarna via mail. Börja med att diskutera protokollet för nästa schemalagda möte, kontrollera beredskapen för uppgifterna, gå vidare med genomförandet eller diskutera de problem som uppstod.
5. Skapa en arbetsmiljö
</ img>
Du kan hålla videokonferenser hemma, särskiltom din stad är i karantän eller om du bara inte gillar att besöka kontoret. I en sådan situation väljer du en applikation som låter dig inte falla ur arbetsflödet och upprätthålla allvarligheten i förhandlingarna. Vissa VKS-lösningar (Zoom, TrueConf) stöder ersättningen av bakgrunden bakom ryggen - du behöver bara välja ett rum med en vanlig vägg. Varna också dina nära och kära att inte av misstag visas i ramen eller distrahera dig och dina samtalare med höga frågor om smörgåsar och kaffe.
Innan du svarar på ett inkommande videosamtal, se till att skrivbordet är rent. Detta hjälper dig att koncentrera dig på arbetsuppgifter och sparar dig också från att skapa onödiga ljud under kommunikationen.
6. Gör valet av att skapa konferenser i farten
</ img>
Schemalagd videokonferensSchema blir gradvis en saga historia. Detta beror på procedurens komplexitet: du måste välja alla nödvändiga parametrar, skicka ut inbjudningar, se till att alla tar emot dem och säkert går med i konversationen vid den bestämda tiden. Alla justeringar kräver dessutom att vissa steg upprepas och komplicerar processen.
Det är mycket bekvämare att använda programvaraprogramvara som visar statusen för dina samtalspartner (offline, online, upptagen etc.) och bjuder in dem i konversation "på språng" med bara ett par klick. Dessutom hjälper statusen dig att avgöra om du vill ringa en fjärransluten just nu - i det här fallet kommer du inte att distrahera honom under ett viktigt möte eller en resa när du kör.
Bottenlinjen
Genom att bara följa sex rekommendationer kan du göra kommunikation i videoformat så bekväm som möjligt och också förklara dig själv som en kännare av företagets etikett online.
- Spara inte på kameran och headsetet för dig själv och dina anställda. Det är mycket lättare att koncentrera sig på arbete om du inte behöver fråga var femte minut: "Kan jag höra?"
- Innan videokonferenser stänger du alla resursintensiva applikationer - webbläsare med ett stort antal flikar eller Photoshop, samt program som använder videokameran.
- Använd skärmdelning, delning av filer och meddelanden, videokonferenser etc. Dessa verktyg kommer att öka effektiviteten i möten och arbetet i allmänhet.
- Glöm inte att ta anteckningar i en gruppchatt under en videokonferens och påminn dina kollegor om det. Det blir mycket lättare att komma ihåg ny information och reflektera över de mottagna idéerna.
- Slösa inte tid med att boka ett mötesrumhallen och den komplexa organisationen av videokonferenser för att lösa vardagliga problem. Skapa gruppsamtal direkt från din arbetsplats utan förlust av effektivitet.
- Använd lösningar som gör att du kan skapa konferenser utan föregående planering – Detta kommer att spara tid och bli av med många organisatoriska förseningar.
Och viktigast av allt - välj programvara designad för företagskommunikation och inte för samtal till familj och vänner. Vi önskar dig en lyckad videokonferens!
Foto: Unsplash
</ p></ p>